Тайната на ефективното управление на времето
Повечето бизнесмени мечтаят за вълшебна пръчка, с която да се оправят по-добре с ръководството на своето време. Много от тях са под непрекъсната преса, че би трябвало да вметнат задания, отнемащи 20 часа, във общоприетия 8-часов работен ден.
Съществуват най-различни решения на тази алтернатива. Може да се научите да делегирате дейно, с цел да намалите броя на дилемите, по които работите, или пък да автоматизирате задания, които изпълнявате всеки ден и не изискват от вас директната ви интервенция.
След като употребявате всички тези техники обаче ще осъзнаете, че единственото трайна решение на този проблем е ефикасното ръководство на времето. Едва откакто се научите да управлявате по-добре времето си ще можете да изпълнявате всичките си задания за деня без да имате възприятието, че времето в никакъв случай не ви стига.
Има доста разнообразни теории за това какъв е най-хубавият метод към ръководството, като някои от тях си опонират, до момента в който други са чисто и просто контрапродуктивни. Моето мнение е, че тайната на ефикасното ръководство е в „ късите времеви блокове “
Как работят времевите блокове?
За тези, които не знаят какво тъкмо значи този термин, времевите блокова са шпации от… време, които човек си дава за осъществяването на избрана задача. Повечето хора, които употребяват тази тактика за ръководство на времето, разделят работния си ден на блокове от по половин или един час. Например, те могат да отделят един час за утринна среща на екипа, половин час за обзор на електронната помощта, половин час за среща с клиент и един час за работа по план. Тази система е ефикасна, защото разрешава на човек да реши какъв брой време му е нужно за всяка обособена задача и да ги приоритизира по значение. Проблемът е, че в случай че употребявате единствено блокове от по 30, 45 или 60 минути, вие не в действителност не се възползвате на 100% от този метод. Вместо това, би трябвало да се фокусирате върху доста по-кратки шпации от 10 или 5 минути (стратегия, която следва шефът на Tesla Илон Мъск).
Защо по-кратките времеви блокове са по ефикасни?
Едно от най-големите преимущества на късите времеви блокове е това, че те ви разрешават да противодействате на закона на Паркинсън. Този закон гласи, че „ всяка работа се разраства дотолкоз, че да запълни отделеното и време “. С други думи, в случай че отделите един час на дадена активност, то най-вероятно тя ще ви отнеме тъкмо толкоз време. Ако обаче си наложите по-кратък период за осъществяване, то вие инстинктивно ще положите повече старания, с цел да свършите същата задача по-бързо. Това е изключително потребно при срещите в работата, на които доста постоянно се отделя ненужно време. Вместо да им давате по 30 минути, пробвайте да ги ограничите до 20-25 минути. Най-вероятно няма да усетите разликата, като в същото време с това ще си освободите време за по-важни дейсноти.
Конкретност и осведоменост
По-малките времеви блокове изискват по-високи равнища на уточненост и осведоменост, позволявайки ви да оцените нужното време за извършване на дадена задача с по-голяма точност. Това, от своя страна, ви дава опцията по-лесно да идентифицирате тези неща, които просто ви губят времето. Колкото по-наясно сте с това какъв брой време отделяте на всяка една от дилемите си, толкоз по-добре ще можете да контролирате навиците си и да се адаптирате към непрекъснато изменящата се работна среда.
Контрол над почивките
По-кратките времеви блокове отварят вратата към постоянно подценявания ускорител на продуктивността – почивките. Доказано е, че почивките имат измерим позитивен резултат за чиновниците, както във връзка с намаляването на напрежението, офанзива и за повишението на продуктивността през целия ден. Когато обаче имате възприятието, че сте затрупани с работа, почивките наподобяват като загуба на скъпо време, която не можете да си позволите. Ако обаче започнете да отделяте 55 минути на среща (вместо нормалните 60) или 20 минути за ревизиране на имейли (вместо 30), то вие по натурален път ще си създадете шпации за отмора. Този метод ще ви разреши да си създадете по-регулярен график за почивки, благодарение на който да експериментирате с тяхната дълготрайност и систематизиране. В последна сметка ще си създадете темп, който пасва най-добре на работния ви ден.
Разбира се, тактиката с късите времеви блокове не е съвършена и не може да бъде употребена дейно от всеки човек. Например, планирането на тези 5 до 10-минутни шпации изисква доста повече старания, а и време (отново), в сравнение с разпределянето на едночасови блокове. Този негатив обаче се компенсира от поддържането на висока продуктивност и спечелването на в допълнение време за отмора. В последна сметка би трябвало самите вие да опитате тази тактика, с цел да прецените дали тя е вярната за вас – може да останете сюрпризирани от крайния резултат.
Тимъти Картър за Entrepeneur.com
Редактор: Георги Георгиев / Мениджър Нюз
