40 минути стигат!
Един от най-големите врагове на продуктивността в работната среда са срещите, а с пандемията и увеличението на работата от разстояние тази действителност се придвижва във виртуалния свят и даже придобива още по-голяма тежест. През 2020 година платформите за услуги за видеоконференции счупиха върха от 2,7 милиарда минути във виртуални срещи по света, а Испания към този момент е една от страните в Европа, която организира най-вече конферентни връзки от този вид. Тези срещи освен засягат продуктивността на чиновниците, само че и понижават мотивацията им и усилват напрежението. Всъщност 45% от служащите се усещат смазани от броя на срещите, на които би трябвало да участват, а 47% споделят, че не са в действителност продуктивни.
" Провеждането на ефикасни срещи отива по-далеч от доброто управление на нашето време и това на другите. То влияе върху всички области на работния ни живот и по тази причина ние би трябвало да усъвършенстваме потреблението им и да се научим да ги управляваме. Ако срещата е добре планувана, е потвърдено, че 40 минути са задоволително време за решение на значими проблеми ", обяснява Сесилия Мансиля, специалист по управление на бизнес срещи и инструктор в Udemy, най-голямата платформа за онлайн образование в света.
Какви фактори обаче би трябвало да вземем поради, с цел да поддържаме продуктивна и ефикасна среща?
1. Определете задачата - Защо се срещаме? Какъв е предстоящият резултат от срещата? Ако не сме наясно какво търсим със срещата, доста евентуално е да губим време, вместо да го влагаме. Определянето на задачата е първата стъпка, с цел да потвърдим дали в действителност се нуждаем от среща, с цел да реализираме задачата си.
2. Изберете верните участници - Кои са наложителните участници и кои по желание? Много пъти сме се оказвали посред срещи, на които наличието ни се е изисквало единствено в границите на 10 минути. За да се избегне този вид неточност, ще е належащо да се разпознават взимащите решения, т.е. кои са профилите, от които в действителност се нуждаем, с цел да реализираме избраната цел.
" Повечето хора се усещат смазани от броя на срещите, които би трябвало да участват, и това е по този начин, тъй като те са канени доста пъти на срещи, в които не би трябвало да вземат участие. Трябва да обърнем особено внимание на този миг, в случай че желаеме, с изключение на да изпълняваме задачите си, да почитаме и времето на другите сътрудници ", споделя Мансиля.
3. Подгответе дневен ред - След като определим целта на срещата и кого би трябвало да реализираме, ще би трябвало да подготвим дневен ред. Планирането на тематиките, които ще бъдат обсъждани, подреждането им по значимост и определянето на всяка дълготрайност ще бъде от основно значение за гарантиране на триумфа. След като подготвим дневния ред, би трябвало да го споделим в същата покана. По този метод хората освен ще знаят защо ще става дума, само че и ще знаят защо се изисква и ще могат да плануват и приготвят своите лични точки, които да споделят. Освен това, в случай че екипът ще работи по презентация, би трябвало да се опитаме да я споделим, тъй че присъстващите да я прегледат и да бъдат готови.
4. Управление на времето - Назначаването на модератор или лице, което да управлява срещата, е от значително значение, с цел да се подсигурява, че всяка точка от дневния ред е изпълнена. Само по този метод можем в действителност да реализираме посочената цел.
5. Документирайте и създайте проект за мониторинг - След срещата ще е належащо да се документира случилото се: кой би могъл да участва и кой не, открити съглашения, полемики и проект за деяние. След това ще би трябвало да го сподели с всички участвали и, в случай че това изисква следващи дейности, да се изпрати покана за идната среща.
Въпреки че тези 5 съвета могат да бъдат приложени към всички типове срещи (независимо дали са виртуални или посредством видеоконференция). Мансиля поучава още да управляваме добре виртуалните срещи посредством въпроси, с цел да не се губи вниманието от дълга монотонна тирада единствено на един и същи човек.
Други съществени фактори, които би трябвало да се вземат поради, с цел да се обезпечи сполучлива видеоконференция, са изборът на безшумно пространство в офиса или дома, използване на слушалки с микрофон за обезпечаване на качеството на звука и потребление на камерата за по-добра колаборация сред присъстващите.
Източник:
Превод и редакция: Нели Тодорова
" Провеждането на ефикасни срещи отива по-далеч от доброто управление на нашето време и това на другите. То влияе върху всички области на работния ни живот и по тази причина ние би трябвало да усъвършенстваме потреблението им и да се научим да ги управляваме. Ако срещата е добре планувана, е потвърдено, че 40 минути са задоволително време за решение на значими проблеми ", обяснява Сесилия Мансиля, специалист по управление на бизнес срещи и инструктор в Udemy, най-голямата платформа за онлайн образование в света.
Какви фактори обаче би трябвало да вземем поради, с цел да поддържаме продуктивна и ефикасна среща?
1. Определете задачата - Защо се срещаме? Какъв е предстоящият резултат от срещата? Ако не сме наясно какво търсим със срещата, доста евентуално е да губим време, вместо да го влагаме. Определянето на задачата е първата стъпка, с цел да потвърдим дали в действителност се нуждаем от среща, с цел да реализираме задачата си.
2. Изберете верните участници - Кои са наложителните участници и кои по желание? Много пъти сме се оказвали посред срещи, на които наличието ни се е изисквало единствено в границите на 10 минути. За да се избегне този вид неточност, ще е належащо да се разпознават взимащите решения, т.е. кои са профилите, от които в действителност се нуждаем, с цел да реализираме избраната цел.
" Повечето хора се усещат смазани от броя на срещите, които би трябвало да участват, и това е по този начин, тъй като те са канени доста пъти на срещи, в които не би трябвало да вземат участие. Трябва да обърнем особено внимание на този миг, в случай че желаеме, с изключение на да изпълняваме задачите си, да почитаме и времето на другите сътрудници ", споделя Мансиля.
3. Подгответе дневен ред - След като определим целта на срещата и кого би трябвало да реализираме, ще би трябвало да подготвим дневен ред. Планирането на тематиките, които ще бъдат обсъждани, подреждането им по значимост и определянето на всяка дълготрайност ще бъде от основно значение за гарантиране на триумфа. След като подготвим дневния ред, би трябвало да го споделим в същата покана. По този метод хората освен ще знаят защо ще става дума, само че и ще знаят защо се изисква и ще могат да плануват и приготвят своите лични точки, които да споделят. Освен това, в случай че екипът ще работи по презентация, би трябвало да се опитаме да я споделим, тъй че присъстващите да я прегледат и да бъдат готови.
4. Управление на времето - Назначаването на модератор или лице, което да управлява срещата, е от значително значение, с цел да се подсигурява, че всяка точка от дневния ред е изпълнена. Само по този метод можем в действителност да реализираме посочената цел.
5. Документирайте и създайте проект за мониторинг - След срещата ще е належащо да се документира случилото се: кой би могъл да участва и кой не, открити съглашения, полемики и проект за деяние. След това ще би трябвало да го сподели с всички участвали и, в случай че това изисква следващи дейности, да се изпрати покана за идната среща.
Въпреки че тези 5 съвета могат да бъдат приложени към всички типове срещи (независимо дали са виртуални или посредством видеоконференция). Мансиля поучава още да управляваме добре виртуалните срещи посредством въпроси, с цел да не се губи вниманието от дълга монотонна тирада единствено на един и същи човек.
Други съществени фактори, които би трябвало да се вземат поради, с цел да се обезпечи сполучлива видеоконференция, са изборът на безшумно пространство в офиса или дома, използване на слушалки с микрофон за обезпечаване на качеството на звука и потребление на камерата за по-добра колаборация сред присъстващите.
Източник:
Превод и редакция: Нели Тодорова
Източник: manager.bg
КОМЕНТАРИ