[Shutterstock] Още по темата Фрийланс без граници През най-голямата платформа

[Shutterstock] Още по тематиката
Фрийланс без граници

През най-голямата платформа за тази активност - Upwork, се разменят услуги на стойност 1 милиарда $ годишно
28 авг 2017
Свободата, сътрудник

Coffice хората със лично работно време в кафенета и общи пространства
21 фев 2014 - Виртуалните екипи завладяват пазара.

- Какви са преимуществата и компликациите при работата от разстояние.

- Защо българската страна счита, че перат пари.През последното десетилетие, работата от разстояние добива все по-голяма известност и сега виртуалните екипи са трансформират в желан модел за доста новаторски компании с ясно дефинирани цели.

Въпреки че терминът е нов и дефиницията му е разтегливо разбиране, " виртуален екип " нормално се отнася до група от хора, които работят по еднакъв план (или в една компания), само че вместо да го вършат на едно място, от общоприет офис, са разпръснати физически, от време на време по целия свят.

Едни работят от вкъщи си, други в споделени пространства, до момента в който трети довършват таблици и изпращат мейли от влакове, селски къщи и кемпери. Световните бизнес анализатори дават да се разбере, че тази наклонност се разраства всяка година, а компании като Гугъл не крият, че едни от най-креативните, потребни и доходоносни хрумвания на чиновниците им са родени отвън офиса.
Според изследване на " ПрайсуотърхаусКупърс " от 2015 година хората на възраст 25-35 години слагат гъвкавото работно време на второ място по значимост след опциите за развиване и образование в работната среда. За милениалите това се оказва по-важно от фактори като финансови бонуси, здравно и пенсионно обезпечаване. Доклад на Intuit за трендовете, които да чакаме през 2020 година, също визира отдалечената работа, като твърди, че 80% от международните корпорации възнамеряват да разширят този собствен дял през идните две години. А данни на Gallup демонстрират, че 54% от чиновниците в общоприети офиси биха заменили работата си за такава, която предлага по-голяма еластичност и опция да работят от разстояние.

Защо обаче виртуалните екипи се трансформират в толкоз мечтан модел? Обяснението се крие в по-голямата задоволеност от работата, намаляването на неравнопоставеността, само че и финансовите изгоди за компаниите.

Във виртуалните екипи по-лесно могат да се включат хора, които другояче биха били дискриминирани. Николай Василев, HR експерт, вижда голяма разлика в отношението към " виртуалните " членове на един екип: " В нашите западни общества, където пожеланият чиновник прекомерно постоянно е бял мъж с висше обучение, по опция млад и мощен, възрастта, полът и произходът основават стандарти, които са спънка при търсенето и намирането на работа. Така бизнесът самичък се лишава от голям човешки капацитет. Но какво става, когато по-често виждате резултата от работата, в сравнение с външния тип на оня, който я е приключил? Ще има ли значение, че някои от чиновниците са дами, трансферирали 50-годишна възраст да вземем за пример? "

Освен това от години е ясно, че до най-качествени резултати се доближава, когато човек се вслушва в личните си потребности и особености. Не всеки е работлив заран или вирее добре в офис среда. Особено през зимните месеци, когато денят е по-кратък, доста хора прекарват всички светли часове на закрито, а неналичието на слънчева светлина е един от дребното потвърдени причинители на депресивните признаци. Когато обаче хората имат свободата да работят, когато се усещат в добра кондиция, както и на удобни за тях места, това покачва творчеството.

Арно е програмист, който работи за френска компания, само че по-често вижда сътрудниците си през Skype, в сравнение с в офиса. Отпива от капучиното си, заравя пръсти в пясъка, отваря преносимия компютър си и споделя: " Вече няколко месеца не мога да се откъсна от Коста Рика! Природата е прелестна и ми дава доста повече сила за работа, в сравнение с в случай че се намирах в мрачна и студена Франция сега. Само че е значимо да си порядъчен, другояче нищо не се получава. Където и да съм, колкото и да желая да посетя всякакви забележителности в близост, постоянно стартирам деня си с най-малко 4-5 часа работа. Освен това всеки ден в 4 ч. следобяд имам Skype среща с директния си началник. Обсъждаме последните ми задания, цялостната работа на екипа, описвам му къде съм и какво съм видял. Вчера да вземем за пример половин ден карах сърф на непорочен плаж, а през днешния ден още веднъж съм подготвен за работа. За мен е значимо да споделям с сътрудниците си какво претърпявам на път, тъй като в началото беше мъчно да ги убедя, че до момента в който пътувам, ще съм също толкоз работлив, колкото в офиса. А в този момент виждат, че се оправям даже по-добре и си е коствало да ми разрешат да работя отдалечено. "

Свободният избор покачва творчеството и напълно естествено води до по-добър баланс сред работа и персонален живот. Ави Барух, който работи отдалечено като част от екипа на компанията за софтуерни решения Evermore, дава добър образец: " Така през днешния ден след работа ще се кача в кемпъра си и ще се преместя от София до Рилските езера, където ще прекарам останалата част от седмицата. Рано заран ще карам сноуборд, а в 10 работният ми ден ще стартира. През обедната отмора ще си открадна още 1-2 спускания по пистата. За да бъде сполучлива работата във виртуален екип, най-важно е хората да са виновни, самодостатъчни и инициативни. Никой не следи по какъв начин използваш времето си и дали изобщо работиш. Затова всеки би трябвало да го прави самичък за себе си. Ако членовете на екипа са съществени, е доста елементарно. "

Фирмите на Арно и Ави се оправят чудесно с отдалечения модел на работа, който са избрали, само че допустимо ли е той да бъде прибавен при по-големи корпорации? Оказва се, че за тях това може да е даже по-полезно, в сравнение с за дребните компании. Много интернационалните компании имат политика, съгласно която чиновниците редуват работата в офис с работа от друго място по желание. Битовите и логистичните разноски за това, един чиновник да прекара 8 часа в офиса, постоянно са неоправдани на фона на свършената работа. Затова за огромните компании може да се окаже по-изгодно чиновниците да работят във виртуални екипи. Според данни на Telework Research Network от 2010 година една огромна корпорация може да спести до 1.1 милиона щ.д. годишно, в случай че разреши на 100 от своите чиновници да работят отдалечено през половината време .
По-нисък разход на чиновник разрешава на компаниите да вложат парите си в нови цели, а в случай че отдалечената работа е една от тях, то конкурентоспособността им може да се увеличи доста. Виртуалните екипи са подобаваща почва за съдействие сред хора от разнообразни страни и надлежно към решението на един проблем могат да се включат гледни точки от разнообразни култури.
Бернард Мор координира екип от 25 медицински експерти, които живеят и работят в 7 разнообразни страни. Всички те си сътрудничат за написването на книга с рекомендации за създаване на нова и по-ефективна болнична екосистема. " Едно от огромните преимущества на виртуалните екипи е, че основават чувство за тъждество и дават опция на хора с друг опит и светоусещане да работят взаимно по решаването на един проблем. Няма по какъв начин някой да се усеща фаворизиран, тъй като е в центъра на събитията – център просто няма ", споделя той. " Да, от време на време може да има конфликт сред културите, само че в нашия екип се опитваме да обсъждаме разликите си, с цел да не се стига до недоразумения и спорове. Единственото отрицателно, което намирам в този модел на работа, е че не можеш да прегръщаш сътрудниците си, само че пък за доста хора това си е чист плюс ", смее се той.
От българска страна един от участниците в екипа на Бернард е доцент Пламен Панайотов, завеждащ клиниката по кардиохирургия в УМБАЛ " Св. Марина ", Варна: " Противно на упованията, виртуалните екипи се вписват добре и в статични специалности като лекарската. Този формат на работа дава опция на клиники от разнообразни градове и страни да разискват случаи и да разменят информация за пациенти, тъй че в последна сметка болният да получи допустимо най-хубавото лекуване, в най-подходящата за него среда. Преди години резултатите от проучванията на пациентите можеха да пътуват от една болница в друга единствено посредством пощальон, а от време на време това костваше животоспасяващи часове. "
Разбира се, макар своите преимущества работата във виртуален екип не е лишена и от компликации.
Връзката на доверие и успеваемостта могат да пострадат при хора, които поддържат връзка само виртуално. Езикът на тялото дава значима информация и съгласно психолозите, изследващи невербалната връзка, той е по-съществен от самите думи. Разбира се, при виртуалните екипи нюансите в невербалната връзка елементарно могат да останат незабелязани. Даниела Владинова работи по клинични изследвания за нови медикаменти и е изпитала този проблем на собствен тил: " Понякога, когато не можеш да свържеш написаното в мейл с езика на тялото, се получава комплициране при интерпретацията. Отсрещната страна може да наподобява внезапна, когато думите в писмената връзка не са съпроводени с изражение на лицето и звук на гласа. "
Изглежда, гладката връзка основава най-вече усложнения на виртуалните екипи без значение от сферата, в която работят. Радостин Стоянов е съосновател на компанията за финансов програмен продукт Tick Systems. След като няколко години той и сътрудниците му работили от домовете си и плажовете на о. Бали, станало ясно, че работата лице в лице е по-ефективна за тях, даже и да не е в границите на общоприет офис. Сега се срещат в споделеното пространство " Бетахаус " в София и описват: " Нашата работа е динамична и непрекъснато се случва нещо, което елементарно може да подметнеш и обсъдиш, в случай че хората са против теб. При отдалечената работа е друго. Все имаше информация, която не е достигнала до някой от нас, и с цел да върви процесът, трябваше да прекарваме дни наред единствено в диалози. Открихме, че разковничето e в срещи и тиймбилдинги. Когато хората не се виждат, възприятието на колегиалност избледнява и човек по-лесно се затваря в себе си. Освен това, когато работиш самичък у дома, по-лесно може да се почувстваш изолиран и уединен, да се разсейваш и да отлагаш работата . Няколко дни в офиса или уикенд дружно защищават от изолираност. " Колегата му Мартин пък си напомня по какъв начин работата в отдалечен екип от време на време води до изненади: " Преди няколко години имахме значим план и връзката посред ни трябваше да тече стремително. Затова се ядосах, когато човек от екипа ни се забави с отговор, който ми беше нужен незабавно. Впоследствие се оказа, че той бил дошъл в Тайланд и дал отговор по-бавно на това известие поради часовата разлика. А преди този момент даже не бях схванал, че пътува, тъй като успявал да отговори на всичко от таксита и летища. "
Екипът на доцент Панайотов също е страдал от неефективна връзка: " Книгата, която пишем сега, върви добре, защото всички участници са виновни и предават работата си в точния момент. Само че предният план, в който участвах, беше съставянето на учебник. Тогава изданието се забави с повече от година, тъй като един от сътрудниците все не довършваше своята част. Мисля, че главната разлика идва от координацията на отдалечените екипи, както и от метода на връзка. Видеовръзките, наподобява, са по-ефективни и карат хората да се усещат по-отговорни пред екипа си. Явно е по-трудно да избягваш отговорностите си, когато би трябвало да дадеш пояснение за това очи в очи с сътрудниците си, било то и онлайн . "
Компанията Human Made е провела проучване за стресовите фактори, които въздействат на виртуалните екипи. Данните удостоверяват, че затруднената връзка е един от главните проблеми. За сметка на това обаче има и задоволително решения на този проблем, като да вземем за пример срещи лице в лице, ясна HR политика, образования в културните разлики сред членовете на екипа и внимание към самостоятелните потребности на всеки от чиновниците .
Освен това може да наподобява необикновено, само че в някои случаи виртуалната връзка в действителност оказва помощ на екипите да правят работата си по-ефективно и съсредоточено. Стефан Димов и неговите сътрудници от компанията за уеб и софтуерни разработки Eurobulsoft работят сред София и Мюнхен. Според тях по този начин връзката тече доста по-гладко: " Когато сме събрани на едно място или водим конферентен диалог, полемиката елементарно се разводнява. Създават се условия за странични, другарски диалози и смешки, които разсейват от същинската работа. Когато обаче човек комуникира в писмен тип онлайн, се замисля повече за това, което ще каже, нормално включва единствено най-важното, без непотребна странична информация и структурира мислите си по-отчетливо. Това пък прави работата на екипа ни по-ефективна ", изяснява Стефан. Явно няма идеална рецепта за работата във виртуален екип и всеки би трябвало да откри какво работи най-добре в неговия случай.
Българската страна против виртуалните екипи
Въпреки преимуществата на отдалеченото съдействие българското законодателство към момента предлага повече пречки в сравнение с удобства за компаниите, избрали този формат на работа.
" Има данъчни чиновници, които просто не могат да си показват какво вършим. Те желаят контракти с клиенти - никой уебсайт няма подписани контракти на хартия. Искат да видят физически сървъри в офиса, каквито няма, тъй като към днешна дата всички употребяват облачни услуги. Ако пък имат лични сървъри, те стоят в центрове, където има надеждна климатизация, двойна подсигуровка на електричеството, както и ограничения против трусове и наводнения. Също по този начин данъчните доста се вълнуват от офисите. Ако компанията няма офис, нещата им наподобяват фиктивни, подозрителни - или скица за пране на пари, или по-лошо. Те желаят да вършат визити в офисите, с цел да видят активи - невероятно е да им се изясни, че хората работят от свои преносими компютри в споделени пространства или по домовете си и компанията няма активи ", споделя Николай Василев.
Главната ревизия по труда също основава усложнения за виртуалните екипи, като към момента употребява критерии, основани за заводи и фабрики, несъобразени с действителностите на отдалечената работа. Така да вземем за пример се изисква от компании, чиито чиновници работят на лични преносими компютри в дома си или от другия завършек на света, да организират образования по сигурност на труда.

КАРЕ 1

Как да се спасите от гнева на данъчните
Българското законодателство може и да не е писано за виртуалните екипи, само че въпреки всичко има способи да узаконите работата си и да си нямате проблеми с страната. Димитър Симеонов, съсобственик на счетоводна компания, споделя няколко значими съвета:
Как би трябвало да бъдат завършени договорите на виртуалните екипи, тъй че да са писмено изрядни?
Трябва да бъде ясно посочено, че работодателят няма искания служителят да бъде в офиса на компанията. При въпроси за какво чиновниците не са в офиса на компанията, просто би трябвало да покажете договорите и съответните клаузи. Ако данъчните въпреки всичко държат да видят отдалечено работещите хора, може да се наложи среща с тях, само че тук приказваме за доста огромни подозрения за противозаконна активност.
Как може една компания да избегне проблеми с данъчните, когато офисът е проформа?
За да бъде записана една компания, то тя наложително би трябвало да има физически офис, било то и домът на шефа. Когато данъчните желаят да видят офиса, просто да заповядат. Също по този начин в счетоводството на всяка компания попадат някакви активи, като компютри, коли и друга техника. Единственото, което би трябвало да извършите, е да покажете съответната документи.
Много услуги, които минават през онлайн платформи, не употребяват контракти и това основава проблеми с данъчните служби в България. Как могат компаниите да се оправят с този проблем?
Винаги когато се прави транзакция сред две компании или лица, са нужни контракти. Когато една услуга се прави през онлайн платформа, е значимо на уеб страницата да има общи правила и условия, с които ползвателят да се съгласи, защото това също е вид контракт. За да бъдете изрядни по време на данъчни проверки, е задоволително да отпечатвате общите условия. Когато пък компанията употребява непознати сървъри или облачни услуги, още веднъж би трябвало да са налице контракти или общи условия в книжен формат. Винаги когато се заплаща отдалечено за услуга, се издава документ, който може да е фактура или квитанция. Всеки е наясно, че не е допустимо всички компании да имат лични сървъри, само че в случай че не желаете да си имате проблеми с данъчните, това е значим детайл от документите на компанията.
От на практика опит мога да кажа, че данъчните желаят ясни доказателства за осъществяваната работа, за покупките и за продажбите. Всичко би трябвало да е добре писмено обосновано. Понякога е задоволителна и единствено имейл кореспонденцията, с цел да се удостовери действителната доставка на услуга.
Как да изберем добра счетоводна компания за виртуалния си екип?
Попитайте дали имат опит с подобен вид активност, данъчни проверки, инспекции от Национална агенция за приходите и помолете за съответни образци. Важно е счетоводителят да знае какво е належащо да се направи за отбрана пред администрациите, да е осведомен с правните въпроси, осигурителното и данъчно право на съответната страна. Малко са счетоводителите, които вникват в въпросите на клиентите си, а още по-малко са тези, които могат да дават непълен юридически съвет, като да вземем за пример за клаузи по контракти. Затова е значимо да отделите време за диалог със счетоводителя и да обърнете внимание на отношението му.

КАРЕ 2

Какво демонстрират проучванията за виртуалните екипи

- Според проучване на Университета " Корнел " виртуалните екипи са по-ефективни при дребни групи хора. Тогава по-лесно се построява връзка на доверие сред членовете и по тази причина е добре даже огромните екипи да бъдат разрушени на дребни работни групи, в случай че ще си сътрудничат виртуално.
- Проучване, оповестено в Information & Management, преглежда 12 виртуални екипа и стига до заключението, че положителното отношение и позитивната връзка сред членовете са даже по-важни в сравнение с при стандартните екипи. - Според допитване, направено от Университета във Финикс, Аризона, най-важни за сполучливата работа на виртуалните екипи са технологиите за връзка, които употребяват. Надеждните принадлежности за виртуални връзка са от по-голямо значение даже от водачеството в екипа.

КАРЕ 3
Инструменти за ефикасна работа / Productivity Tools
Без верните принадлежности виртуалните екипи мъчно могат да съществуват. Въпреки че всяка компания има своите желания, някои рекомендации са подобаващи за необятен кръг от действия.
Всяка компания се нуждае от общо пространство за виртуални диалози, както и платформа, посредством която членовете да наблюдават дилемите на екипа. " Използваме няколко метода на съгласуваност, които ни оказват помощ да доближаваме до ефикасни резултати, където и да се намираме по света ", споделя Ави Барух, " Всяка заран сред 9:00 и 10:00 всички са си пред компютрите и известяват останалите в чат платформата Slack (https://slack.com). След което преглеждаме общите и самостоятелните задания за деня, които нормално седят в организационната платформа Trello (). " http://trello.com/). " >
Zoom (https://zoom.us/) пък е платформа за конферентни диалози, която Бернард и интернационалният му екип употребяват, с цел да могат да споделят по метод, оптимално непосредствен до контакта лице в лице.
Payoneer (https://www.payoneer.com/main/) е желана опция при виртуалните екипи тогава, когато имат потребност да създадат интернационален финансов превод с ниски такси.
Proofhub (https://www.proofhub.com/) се стреми да събере всичко належащо на един виртуален екип в едно пространство. Тук ще намерите принадлежности, посредством които да планирате, организирате и завършите плановете си в точния момент.
Hootsuite (https://hootsuite.com/) ви разрешава да управлявате всички обществени канали на компанията си през едно място. Можете да задавате график на изявленията и да делегирате задания, обвързани със обществените медии, на свои сътрудници.
RescueTime (https://www.rescuetime.com/) следи и основава статистика за употребяваните стратегии на даден компютър, както и какво време отделяте за всеки един от уеб страниците, които посещавате. Този инструмент може да ви помогне да сте по-продуктивни, както и да ви покаже какво най-често ви разсейва.