Как да пишем имейли така, че винаги да ни отговарят?
Не е мъчно да се напише писмо. Как да създадем по този начин обаче, че да получим отговор от ангажиран човек, който не ни познава? Такива обстановки са постоянно срещани в бизнеса и от време на време от този отговор зависи доста.
Матан Грифел, водач на плана за образование One Month Rails, всекидневно получава стотици електронни писма и никое от тях не остава без отговор. Матан отделя за това към час от времето си всеки ден, като дефинира кои се нуждаят от неотложен отговор и кои могат да почакат. Понякога просто не е допустимо да изчетем незабавно дългите текстове или да се опитваме да отговорим на неопределен въпрос, като се мъчим да отгатнем какво е желал да каже създателят.
Специалистът е определил няколко съществени фактора, които ще ни оказват помощ да пишем имейли по този начин, че даже най-заетите бизнесмени винаги да дават отговор.
Пишете малко
Ако имейлът ви не е по-дълъг от 2-3 фрази, е по-лесно да се изчете незабавно, вместо да се остави в досието за по-късно. Ако сте написали писмо от няколко абзаца, бъдете подготвени да чакате дълго отговор.
Нека текстът се чете елементарно
Много по-лесно възприемаме информация, когато текстът е разрушен на къси параграфи от по няколко фрази, ясни описи и обособени блокове. Матан привежда няколко образеца от личната си преписка.
Лошият образец:
Добър ден, Матан!
Записах се на априлския ви курс и желая да кажа, че това е един превъзходен въвеждащ тренинг. Сега, следвайки препоръките ви, аз употребявам Hartl Tutorial. И желая да ви помоля за един съвет. Има ли някакви аналози на програмата Hartl’s Rails Tutorial за разработка на приложения за iPhone? Искам да основа подобен уебсайт за бизнеса на моята жена, а дружно с него – и приложение за iPhone. Много ще Ви бъда признателен за помощта.
Трудно е да се изчете подобен блок текст. Да се улови същината, като се прегледа небрежно, пък е напряко невероятно. А създателят можеше да го напише по този начин:
Добър ден, Матан!
Искам да Ви благодаря за курса One Month Rails. Последвах съвета ви и употребявам учебника Rails.
Имам единствено един въпрос – сещате ли се за някакви курсове от вида на HartTutorial, само че за приложения за iPhone?
Този вид се чете доста по-лесно и незабавно се схваща същността. Разделяйте имейлите си на абзаци и къси фрази и използвайте болд и италик, с цел да обърнете внимание на най-важните елементи от текста.
Ясно обяснете какво желаете от мен
Няма нищо по-лошо от това да ти изпратят писмо с голямо количество информация, без да обяснят какво тъкмо желаят от теб. Матан споделя, че нормално дава отговор на такива писма с едно изречение: „ Какво желаете да направя? ”
Искате да ви срещна с някого? Или да прочета пост в блога ви и да ви дам противоположна връзка? Или да потвърдя дали ще мога да посетя събитието ви? Бъдете съответни и си кажете незабавно.
Ако би трябвало да изпратите доста информация, започнете писмото с молбата си и чак по-късно сложете всичко останало. Например „ Пиша Ви, с цел да схвана дали ще можете да посетите мероприятието, за което ползвам спомагателна информация. Отговорете единствено с „ Да ” или „ Не ”.
Искайте благоразумно
Лесно е да се прати имейл, който ви лишава 30 секунди, само че който ще задължи получателя да отдели час от времето си, в случай че не и повече.
" Не искайте в писмото си да влизам в уеб страницата ви, да го изчета целия и да ви дам противоположна връзка. Ако получа писмо, на което мога да отговоря за 2 минути, ще го направя. Просто конкретизирайте. Искате да знаете какво мисля за бизнес модела ви? Или за цвета на копчетата в уеб страницата? Бъдете съответни и обосновавайте молбите си ", споделя специалистът.
Не се надявайте, че получателят ще свърши вашата работа и самичък ще се сети какво желаете от него. Не задавайте въпроси от вида „ Как мислите, какво би трябвало да създадем, с цел да притеглим повече консуматори? ”. И не отправяйте молби, които изискват от получателя да хвърли огромни сили и запаси.
А какво да вършим, когато ние получаваме имейл с някаква пространна молба? В взаимозависимост от количеството работа и приоритетността, Матан се съгласява да отделя следното време за другите въпроси:
- Да отговори малко „ Благодаря ” или „ Това значи доста за мен ”.
- Да отговори на съответен въпрос за време до 2 минути.
- Да организира бърз диалог по скайп или телефона за към 15 минути.
- Да се срещне на кафе за 45 минути.
Когато си определите такива правила, другите няма да могат да пилеят времето и силите ви. Уважавайте обаче и вие техните.
Докажете за какво би трябвало да вложа от времето си, с цел да ви оказа помощ
Човек, който всекидневно получава стотици молби и запитвания, физически не е в положение да откликне на всички. Затова би трябвало да избира въз основа на информацията, която получава.
За да избере тъкмо вашата молба, укажете в писмото си какви предходни триумфи сте реализирали в плановете, за които получателят знае. Ако още нямате богат опит, сложете линк към уеб страницата си, с цел да докажете, че вършиме нещо значимо. Задачата ви е да заинтригувате индивида и да го мотивирате да отдели от времето си точно във ваша изгода.
LifeHacker / Мениджър Нюз
