Внедряването на решение за архивиране на имейл е от стратегическо

Внедряването на решение за архивиране на имейл е от стратегическо значение за организациите
(снимка: CC0 Public Domain)

Бьорн Мейн , старши продуктов управител в софтуерната компания MailStore , разисква възходящото значение на архивирането на електронната поща като част от киберустойчивостта:

Имейлите са един от най-ценните и достоверни осведомителни запаси на нашето време. На фона на пандемията размерите на имейли набъбнаха експоненциално, като дигитализацията и отдалечената работа се трансфораха в основа за непрекъснатостта на бизнеса. Всъщност, съгласно Statista, почти 306,4 милиарда имейли са били изпратени и получени всеки ден през 2020г. Тази цифра се чака да нарасне до над 376,4 милиарда до 2025 година

Имейлите са основна част от ежедневния работен развой и връзка за всяка организация. Те съдържат огромно количество сериозна информация, като контракти, фактури, данни за личния състав и поръчки за покупка. Поддържането на сериозна за бизнеса информация и данни е непрекъснато налично. Загубата на значими данни в границите на ИТ инфраструктурата ще наруши бизнеса и даже може да заплаши репутацията на компания. Ако изгубените данни не бъдат възобновени, самото битие на компанията може даже да бъде застрашено – според от мащаба на загубата.

Има голям брой аргументи за загуба на имейл данни, в това число: злонамерена активност в границите на организацията, почтена неточност или заличаване на имейли от чиновници, хакерски атаки, естествени бедствия или други неконтролируеми аргументи като пожар в постройката на компанията, всички от което може да се повредят софтуерните или хардуерните системи. Съществува и риск от външни фактори, като спиране на бизнес интервенциите, породено от снабдители на облачни услуги – чиито услуги могат да бъдат спрени заради механически проблеми.

За да се оправят с тези провокации и да минимизират рисковете, доколкото е допустимо, фирмите от ден на ден разчитат на концепцията за киберустойчивост.

Киберустойчивост – цялостна отбрана на ИТ системи и данни

Киберустойчивостта става все по-важна на фона на възходящата цифровизация. Компаниите употребяват термина киберустойчивост, с цел да обозначат освен ограничения и концепции за отбрана против хакерски атаки, само че и ръководство на непрекъснатостта на бизнеса. В ръководството на непрекъснатостта на бизнеса се дефинират тактики, действия и процеси, които при положение на изключителна обстановка като хакерска атака, която преодолява първичните защитни ограничения на компанията (напр. защитната стена), са предопределени да предотвратят краткотрайно или трайно спиране на бизнес процесите или спомагат да се даде опция на бизнес дейностите да се възобновят допустимо най-бързо.

Възстановяване след повреди като част от ръководството на непрекъснатостта на бизнеса

Важна част от ръководството на непрекъснатостта на бизнеса е Disaster Recovery, което се занимава с обезпечаването и възобновяване на нужната техническа инфраструктура, т.е. сериозните за бизнеса данни и всички ИТ мрежи и системи. Цялостният бекъп и архивирането на имейл дават скъпа поддръжка тук.

Резервните копия съхраняват данните на компанията (напр. данните от употребяваните информационни стратегии или от ERP софтуера) в избран миг от време. Ако данните бъдат изгубени, подмножества от данни или цели системи или сървъри могат да бъдат възобновени от архива. Резервните копия обаче отразяват единствено данните, които са съществували по време на основаването на архива. Промените, направени след основаването на аварийното копие, не се записват. Това значи, че аварийните копия би трябвало да се правят постоянно – като се вземат поради разноските и изгодите – тъй че архивираните данни да останат допустимо най-актуални.

Архивиране на имейли за непрекъснат достъп до вашите известия, даже и при щета не имейл средата

В допълнение към постоянното архивиране се предлага потреблението на професионално решение за архивиране на е-поща. Като се има поради, че имейлите към момента са най-важната информационна среда и съдържат доста сериозни за бизнеса документи, значимо е да се обезпечи непрестанен достъп до имейлите – даже при положение на загуба на данни.

Независимо решение за архивиране на имейли може да спомогне за опазване на сериозна за бизнеса преписка и да опрости възобновяване на цялостните данни, съхранени безвредно в имейл списък, а останалите данни да останат налични за работни интервенции, например процедури за търсене и възобновяване. Дори след пагубно събитие, при което имейл сървърът би трябвало да бъде възобновен от аварийно копие и не е разполагаем, организациите могат да получат достъп до имейл инвентара, без да губят скъпо време. В допълнение, решение за архивиране на имейл може да помогне за опростяване на процесите на архивиране и възобновяване в сходство с имейл сървъра. Например поддържането на невисок размер данни, съхранявани на имейл сървър, значи, че са нужни по-малко време и потенциал за предпазване за процеса на архивиране – тъй че след пагубно събитие ще можете да възстановите имейл сървъра от архива размери по-бързо.

Както решенията за архивиране на имейли, по този начин и за повсеместен бекъп, са наложителни за непрекъснатостта на бизнеса, само че не се изключват взаимно. Като предписание тактиката за повсеместен бекъп на компанията служи за отбрана на данните (в идеалния случай в това число бекъп на самия списък на имейл) в средносрочен до кратковременен проект и може да възвърне тази информация, в случай че е належащо.

Решение за архивиране на имейл, когато е включено в тактика за архивиране, разрешава на имейлите да се съхраняват в първичното им положение в продължение на доста години, лесни за намиране и непрекъснато налични. Използвайки двете решения дружно, организациите могат да обезпечат повишение на устойчивостта на техните ИТ активи.

Архивиране на е-поща за сходство с нормативните условия и отбрана на данните

Една от главните задания на архивирането на имейли е да помогне на фирмите да съблюдават регулаторните условия. Огромно количество сериозна за бизнеса информация съществува в ИТ инфраструктурата и част от нея може да съществува само в имейли, тъй че е жизненоважно имейлите да се съхраняват безвредно.

Важно е да се означи, че всеки промишлен бранш и всички страни по целия свят имат характерни стандарти и разпореждания за сходство. Силно контролираните браншове като здравният, финансовият и държавният имат изключително строги разпореждания за сходство и би трябвало да съхраняват множеството данни в истинския им формат в продължение на доста години. Много компании обаче не са наясно с значимостта на архивирането на своите имейли и нямат въведена тактика за ръководство на имейлите.

Неспазването на наредбите и условията за сходство, които засягат бизнес имейла, може да има тежки последствия и да докара до санкции и други наказания. При избрани условия може даже да докара до правосъдни разногласия по гражданското право, където субектите на данни пазят правата си според Общия правилник за отбрана на данните на Европейски Съюз ( GDPR ) . Това може да бъде избегнато благодарение на професионално решение за архивиране на имейли, което е одитирано и сертифицирано за съблюдаване на правата за данни на субекта според GDPR във връзка с съхраняването на имейл данни.

Използване на съществуващи принадлежности за съдействие

Решенията за архивиране подсигуряват, че всички имейли, в това число всички атачмънти, се резервират изцяло по предпазен от подправяне метод, тъй че да са постоянно налични.

Много организации, които изберат основани на облак интегрирани принадлежности за цифрово съдействие и пакети за продуктивност – като Гугъл Workspace или Microsoft 365 – може да не видят нуждата от спомагателни решения.

Въпреки това Гугъл Vault (родният инструмент за ръководство на данни на Гугъл Workspace) може да не успее да извърши условията за сходство на професионална система за архивиране на имейли, според от бизнес потребностите за професионално ръководство на имейли. Внедряването на без значение решение за архивиране на трета страна, съчетано с Гугъл Workspace, затова е от решаващо значение за оползотворяване на главните функционалности на инструмента за съдействие – като се подсигурява, че имейлите са предпазени и че могат да бъдат безвредно възобновени, когато и където е належащо.

Внедряването на решение за архивиране на имейл е от голямо стратегическо значение. Професионалният имейл списък има значим принос за киберустойчивостта на компанията, в която той е решителен съставен елемент от ръководството на непрекъснатостта на бизнеса посредством подкрепяне на възобновяване след злополучие. В допълнение, архивирането на имейли поддържа спазването на правните условия във връзка с запазването на сериозна за бизнеса информация и би трябвало единствено заради тази причина да бъде част от всяко ръководство на информацията и корпоративна тактика.