[Shutterstock] Още по темата Нови моменти в режима на сумирано

[Shutterstock] Още по тематиката
Нови моменти в режима на сумирано отчитане на работното време

Този метод на отчитане дава по-голяма еластичност на фирмите и чиновниците
3 дек 2017
Уеднаквена отбрана за бизнеса и потребителите при антитръстови нарушавания

Какъв ще бъде резултатът от въвеждане на директивата за споразумяване на искове за обезщетение за вреди в региона на конкуренцията
26 ное 2017
Достъпът на чужденци до пазара на труда

Какви са условията на закона при командироване и трансфер
19 ное 2017 Второто десетилетие на 21-ви век е към края си. Човечеството прави действителни проекти в околните години да завладее Марс и да изостави горивата като източник на сила, дигитализацията напредва в международен мащаб. В България обаче към момента на респект остават хартиените документи, а в случай че са в 2-3 екземпляра на хартия, имат влажен щемпел и саморъчен автограф – най-добре.
Напоследък се виждат плахи опити на законодателя и на изпълнителната власт да създадат пробив в тази процедура. По информация от Държавна организация " Електронно ръководство " се чака през 2018 година в електронния продан на документи да се включат над 100 държавни и общински структури. Времето ще покаже готовността им за това.

През лятото на 2015 година бяха признати промени в Кодекса на труда в посока частична цифровизация на трудовите досиета. Тази смяна е с голямо значение - за компания с 10-20 души досиета на хартия не са чак подобен проблем, само че за огромни компании с хиляди чиновници това изисква логистично ръководство на огромни пространства за съхраняването на тази скъпа информация.
От къде идва казусът с хартиените трудови досиета?

Чл. 128б, алинея 3 от КТ планува, че част от документите в досието (във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение) могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и условията за основаването и съхраняването им се дефинират с акт на Министерския съвет. За страдание тази разпоредба към момента се чака, като за момента даже няма разгласен план на този подзаконов нормативен акт от страна на Министерство на труда и обществената политика.

Какво може в това време да се направи?

За да се избегнат непотребни опасности, най-консервативният вид за работодателите е до приемането на въпросната разпоредба всичко да бъде съхранявано на книжен притежател. Тъй като обаче досието съдържа разнообразни типове документи, се постанова да се направи малко разграничаване сред тях. Досието може да съдържа голям брой документи, които не са наложителни по закон – за тези документи няма спънки да бъдат съхранявани в сканиран тип.

Документи, свързани с възникването на трудовото правно отношение

На първо място това са добре известните документи, изискуеми по Наредба № 4 за документите, които са нужни за подписване на трудов контракт от 1993 година Работодателят може да изисква и други документи, разнообразни от горепосочените, когато това е планувано или произтича от закон или нормативен акт. Към тези документи следва да се прибавят и трудовия контракт, уведомлението до Национална агенция за приходите за подписан контракт, длъжностна характерност.

Документи, свързани със съществуването и изменението на трудовото правно отношение
Това са спомагателни съглашения към трудовия контракт, молби и заповеди за отпуск, заповеди за командировка, документи за осъществено образование на служителя, заповеди за санкции или за налагане на имуществена отговорност на служителя, разнообразни писмени единодушия на служителя (за командировки над 30 дни, за превод на заплата по банков път, за автоматизирани удръжки от трудовото заплащане по член 272 КТ и др.).

Документи, свързани с прекратяването на трудовото правно отношение

Това са заповеди за преустановяване на трудовото правно отношение на разнообразни учредения (по взаимно единодушие, редуциране на щат, дисциплинарно уволняване, по самодейност на работодателя по член 331 КТ, по едностранно заявление за преустановяване от страна на служителя по член 327 КТ и др.), заповеди за погашение на разнообразни типове компенсации, свързани с прекратяването на трудовото правно отношение.

Въпреки, че законодателят към момента не се е произнесъл коя част от досието би могла да се съхранява в електронен тип, на база настоящата уредба може да се допусна за кои документи би било използвано това.

Междувременно, през октомври месец 2017 година Законът за електронния документ и електронния автограф беше значително изменен1, като една от значимите промени е в посока на опцията за признание на електронния подпис2 и на усъвършенствания електронен подпис3 за равносилен на саморъчен автограф по единодушие на страните; преди смяната тази опция съществуваше единствено за така наречен дипломиран електронен подпис4.

Трудови контракти, спомагателни съглашения и преустановяване на трудовия контракт

КТ е въвел наложителната писмена форма като форма за реалност на трудовия контракт. Според Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги ( " ЗЕДЕУУ " ) писмената форма се счита за спазена, в случай че е формиран електронен документ, съдържащ електронно изказване. Основни проблеми при потребление на електронни изказвания са определяне по неоспорим метод на авторството на едно електронно изказване, достоверността на наличието му, т.е., че не е променяно от момента на изпращането му и гаранции, че текстът му е предпазен – че ще стане притежание само на лицето, до което е адресирано.

Признаване на цената на електронния автограф и на усъвършенствания електронен автограф на саморъчен подобен може да се уговори от страните. Следователно съдържащата се в ЗЕДЕУУ наредба се опира на доброволността на потреблението на електронната форма за замяна на волеизявления сред субектите. Както размяната на електронни изказвания, по този начин и потреблението на електронния автограф следва да бъде обусловено от съгласуваната воля на страните, които ги изпращат и получават.

Това значи, че трудовият контракт би могъл да се подписа по електронен път сред страните, само че единствено при изискване, че те авансово, в настрана съглашение са уговорили това между тях. Въпреки това, при липса на разпоредба в този смисъл, за отбягване на риск от наказания при възможни инспекции, рекомендацията в тази ситуация е понастоящем тези документи да бъдат подписвани на книжен притежател.

Към този режим би следвало да се приравни и издаването на заповедите за налагане на дисциплинарно наказване, поради условието на КТ да бъдат връчени персонално на работника/служителя, а при неспособност за това – с предложено писмо с противоположна квитанция.

Други документи, носещи автограф на страните по трудовото правно отношение – молби и заповеди за отпуск

Едни от най-често употребяваните документи, които намират място в трудовото досие, са молбите и заповедите за отпуск. При опциите, които ЗЕДЕУУ дава, с цел да бъдат годно изготвяни всички нужни документи в тази връзка, е належащо преди всичко чиновниците категорично да са изразили единодушие това да става по електронен път. На последващо място работодателят следва да е основал условия за това – да вземем за пример вътрешна електронна система, която да разрешава електронно подаване на молба за отпуск, утвърждение от директния началник, удостоверение за утвърждения отпуск – все дейности, които да могат да се квалифицират като електронни изказвания, направени по смисъла на ЗЕДЕУУ.

Процесът на цифровизация, въпреки и муден, не може да бъде спрян – остава да забележим до каква степен законодателят ще се съобрази с последните промени в ЗЕДЕУУ при правенето на по този начин предстоящата разпоредба.
------
1 Заглавието също е променено - Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.2 " електронен автограф " значи данни в електронна форма, които се прибавят към други данни в електронна форма или са логичен свързани с тях, и които титулярят на електронния автограф употребява, с цел да се подписва;3 Усъвършенстваният електронен автограф дава отговор на следните условия:а) обвързван е по неповторим метод с титуляря на подписа;
б) може да разпознава титуляря на подписа;
в) основан е посредством данни за основаване на електронен автограф, които титулярят на електронния автограф може да употребява с висока степен на доверие и само под собствен контрол; и
г) обвързван е с данните, които са подписани с него, по метод, допускащ да бъде открита всяка следваща смяна в тях.4 " дипломиран електронен автограф " значи модернизиран електронен автограф, който е основан от устройство за основаване на дипломиран електронен автограф и се основава на квалифицирано уверение за електронни подписи;