Имейл паника: Да четем ли служебната поща, когато сме в отпуск
Трябва ли да проверявате имейлите си по време на отпуск или е по-добре да ви връхлети цунами от известия, откакто се върнете в офиса?
Честният отговор е: нито едното, нито другото.
Ето за какво милиони чиновници по света избират нещо приблизително.
Но даже единствено " хвърлянето на едно око " в електронната поща постоянно е неприятна концепция, в случай че сте в отпуск, обяснява Закари Уайнър, основен изпълнителен шеф на маркетинг компанията Emerging Insider Communications. " След като кутията на Пандора се отвори, нормално се оказва, че би трябвало да отговаряте, да гасите пожари и по този начин да пропилявате дълги часове от почивното си време ", изяснява той пред CNBC.
Статистиката демонстрира, че 84% от офис чиновниците зад Океана постъпват тъкмо по този начин, а над 70% обработват известия в три или повече платформи - като Teams, Slack и WhatsApp, изяснява консултантът Джо Робинсън. " Това е огромна неточност. Ето за какво всички са толкоз изнервени след отпуска. ", добавя той.
Робинсън даже започва " Кампания за интервенция в електронната поща ", с цел да се оправи с проблеми като " ваканционната имейл суматоха ". Според изследване при разнообразни чиновници, извършено от него през април:
25% са пропущали отпуск, с цел да избегнат натрупването на имейли при завръщането си в офиса
34 % са съкратили отпуската си по същата причина
87 % поддържат фирмената политика за спиране на връзка след работа, с изключение на при незабавни случаи
Една от фирмите, които вършат това, е Mercedes-Benz Group, която разрешава на чиновниците автоматизирано да изтриват входящите имейл известия, до момента в който са в отпуск.
Според Робинсън 95% от интервюираните са декларирали, че биха подкрепили сходна политика в своите компании.
Консултантът поучава фирмите да основат избрани политики за е-поща, в идеалния случай такива, които дават на служащите позволение да не ревизират електронната поща по време на отпуск.
Гейтс Литъл, основен изпълнителен шеф на основания в Съединени американски щати заемодател altLine Sobanco, е склонен с това, като добавя, че управлението би трябвало да дава образец.
" Ако шефът ви постоянно дава отговор на имейли, до момента в който отсъства, не мислите ли, че от вас ще се чака да вършиме същото? Докато началник, който балансира сред професионалния и персоналния живот, ще даде образец, като не дава отговор на имейли, до момента в който не се върне назад на работа. "
Ето няколко скъпи съвета, които може да приложите преди да излезете в отпуска:
1. Режим " Out of Office "
Задайте автоматизиран отговор с графика на отпуската си и данни за контакт с сътрудник за незабавни имейли - само че го включете няколко дни преди и след датите на отпуската си.
" Когато разширите обсега на автоматизирания си, тъй че да включи дните преди и след отпуска, можете да се насладите на времето си, чувствайки се по-малко уплашени ", споделя Шон Плъмър, създател и основен изпълнителен шеф на финансовата и застрахователна организация The Annuity Expert.
2. Изберете " имейл сътрудник "
" Имейл сътрудникът " взема решение два казуса, споделя Джак Ъндърууд, основен изпълнителен шеф на софтуерната компания за доставки Circuit. Можете да заминете умерено и да избегнете " безпределно струпване на имейли, в които да се ровите " след завръщането си.
Джо Робинсън поучава " сътрудниците " да се занимават единствено със незабавни имейли, с цел да не се претрупват. А Уайнър от Emerging Insider предлага да инструктирате " колегата " си да изпраща текстови известия, а не имейли, с цел да обсъждате незабавни въпроси.
3. Задайте филтри
Станислав Хилобоченко, вицепрезидент в компанията за обслужване на клиенти Clario, употребява филтри, с цел да разграничава незабавните имейли от несъществените. Той споделя: " Настройвам допустимо най-вече филтри, тъй че имейлите, които идват, до момента в който ме няма, към този момент да са сортирани по приоритет. "
Ким Рорер, основен сътрудник в компанията за човешки запаси Oyster, е разкрила своя най-хубав съвет за е-поща по време на 24-дневния си меден месец през 2011 г.
Тя настройва два филтъра:
Чрез автоматизиран отговор тя уведомява изпращачите, че архивира всички имейли по време на ваканцията си. Препраща незабавните имейли към сътрудник, само че моли неспешните, " които желаете да прочета... след завръщането ми ", да ѝ бъдат изпращани още веднъж с " README " в тематиката.
" Веднъж ревизирах и след двуседмична почивка бях получила над 3000 имейла, само че в досието " прочети по-късно " имах единствено четири имейла ", споделя тя пред CNBC, което " просто демонстрира какъв брой доста подправената неотложност въздейства на работното ни натоварване ".
4. Известията без тон
Изключете известията за имейли и известия, споделя Кристи Пирз, основен маркетинг шеф на компанията за хранителни добавки Paradigm Peptides.
Но редакторът на рубриката " Пътувания " в CNBC отива още по-далеч. " Изтрийте приложенията! Имейл, Slack, Teams... Не оставяйте даже отчасти отворена малка врата за известия. "
Ако не можете да се откъснете от пощенската си кутия, следвайте тези препоръки, с цел да сведете до най-малко времето, прекарано там.
1. Времеви диапазон
Дейвид Лай, основен изпълнителен шеф на софтуерната компания Iveda, листвана на Nasdaq, признава, че ревизира електронната си поща всекидневно по време на почивка. " Независимо дали съм в отпуск или не, се пробвам да запазя дисциплинираност, като оставям съответно време настрани ", споделя той.
Джонатан Захариас, създател на организация за дигитален маркетинг предлага " бърза инспекция единствено един път дневно ".
Андрю Майер, създател и основен изпълнителен шеф на цифровия енергиен съветник Arbor, предлага да се избират или ранни сутрини, или късни вечери, " с цел да не се пропущат никакви дневни действия ".
2. Не отговаряйте (ако не се налага)
Електронните писма се развъждат като зайци, споделя Джо Робинсън. Средно всеки изпратен имейл провокира още пет известия и всеки лишава три минути от времето ви.
" Спестявате си 18 минути с всеки имейл, който не изпращате ", сподели той. И спрете да изпращате едносричкови имейли, като " благодаря " и " разбрах ".
3. Постепенно връщане в офиса
Дениз Хемке, основен продуктов шеф в компанията за инспекция на чиновници Checkr, споделя, че компания отпуска несъмнено време за наваксване с имейлите след почивка.
" Помолихме чиновниците ни да прекарат няколко дни, като се съсредоточат само върху имейлите, преди да влязат в ритъма на работа. Това им оказва помощ да наваксат бързо и дейно, без да се усещат претрупани от претъпкана пощенска кутия, когато се върнат на работа. "
Честният отговор е: нито едното, нито другото.
Ето за какво милиони чиновници по света избират нещо приблизително.
Но даже единствено " хвърлянето на едно око " в електронната поща постоянно е неприятна концепция, в случай че сте в отпуск, обяснява Закари Уайнър, основен изпълнителен шеф на маркетинг компанията Emerging Insider Communications. " След като кутията на Пандора се отвори, нормално се оказва, че би трябвало да отговаряте, да гасите пожари и по този начин да пропилявате дълги часове от почивното си време ", изяснява той пред CNBC.
Статистиката демонстрира, че 84% от офис чиновниците зад Океана постъпват тъкмо по този начин, а над 70% обработват известия в три или повече платформи - като Teams, Slack и WhatsApp, изяснява консултантът Джо Робинсън. " Това е огромна неточност. Ето за какво всички са толкоз изнервени след отпуска. ", добавя той.
Робинсън даже започва " Кампания за интервенция в електронната поща ", с цел да се оправи с проблеми като " ваканционната имейл суматоха ". Според изследване при разнообразни чиновници, извършено от него през април:
25% са пропущали отпуск, с цел да избегнат натрупването на имейли при завръщането си в офиса
34 % са съкратили отпуската си по същата причина
87 % поддържат фирмената политика за спиране на връзка след работа, с изключение на при незабавни случаи
Една от фирмите, които вършат това, е Mercedes-Benz Group, която разрешава на чиновниците автоматизирано да изтриват входящите имейл известия, до момента в който са в отпуск.
Според Робинсън 95% от интервюираните са декларирали, че биха подкрепили сходна политика в своите компании.
Консултантът поучава фирмите да основат избрани политики за е-поща, в идеалния случай такива, които дават на служащите позволение да не ревизират електронната поща по време на отпуск.
Гейтс Литъл, основен изпълнителен шеф на основания в Съединени американски щати заемодател altLine Sobanco, е склонен с това, като добавя, че управлението би трябвало да дава образец.
" Ако шефът ви постоянно дава отговор на имейли, до момента в който отсъства, не мислите ли, че от вас ще се чака да вършиме същото? Докато началник, който балансира сред професионалния и персоналния живот, ще даде образец, като не дава отговор на имейли, до момента в който не се върне назад на работа. "
Ето няколко скъпи съвета, които може да приложите преди да излезете в отпуска:
1. Режим " Out of Office "
Задайте автоматизиран отговор с графика на отпуската си и данни за контакт с сътрудник за незабавни имейли - само че го включете няколко дни преди и след датите на отпуската си.
" Когато разширите обсега на автоматизирания си, тъй че да включи дните преди и след отпуска, можете да се насладите на времето си, чувствайки се по-малко уплашени ", споделя Шон Плъмър, създател и основен изпълнителен шеф на финансовата и застрахователна организация The Annuity Expert.
2. Изберете " имейл сътрудник "
" Имейл сътрудникът " взема решение два казуса, споделя Джак Ъндърууд, основен изпълнителен шеф на софтуерната компания за доставки Circuit. Можете да заминете умерено и да избегнете " безпределно струпване на имейли, в които да се ровите " след завръщането си.
Джо Робинсън поучава " сътрудниците " да се занимават единствено със незабавни имейли, с цел да не се претрупват. А Уайнър от Emerging Insider предлага да инструктирате " колегата " си да изпраща текстови известия, а не имейли, с цел да обсъждате незабавни въпроси.
3. Задайте филтри
Станислав Хилобоченко, вицепрезидент в компанията за обслужване на клиенти Clario, употребява филтри, с цел да разграничава незабавните имейли от несъществените. Той споделя: " Настройвам допустимо най-вече филтри, тъй че имейлите, които идват, до момента в който ме няма, към този момент да са сортирани по приоритет. "
Ким Рорер, основен сътрудник в компанията за човешки запаси Oyster, е разкрила своя най-хубав съвет за е-поща по време на 24-дневния си меден месец през 2011 г.
Тя настройва два филтъра:
Чрез автоматизиран отговор тя уведомява изпращачите, че архивира всички имейли по време на ваканцията си. Препраща незабавните имейли към сътрудник, само че моли неспешните, " които желаете да прочета... след завръщането ми ", да ѝ бъдат изпращани още веднъж с " README " в тематиката.
" Веднъж ревизирах и след двуседмична почивка бях получила над 3000 имейла, само че в досието " прочети по-късно " имах единствено четири имейла ", споделя тя пред CNBC, което " просто демонстрира какъв брой доста подправената неотложност въздейства на работното ни натоварване ".
4. Известията без тон
Изключете известията за имейли и известия, споделя Кристи Пирз, основен маркетинг шеф на компанията за хранителни добавки Paradigm Peptides.
Но редакторът на рубриката " Пътувания " в CNBC отива още по-далеч. " Изтрийте приложенията! Имейл, Slack, Teams... Не оставяйте даже отчасти отворена малка врата за известия. "
Ако не можете да се откъснете от пощенската си кутия, следвайте тези препоръки, с цел да сведете до най-малко времето, прекарано там.
1. Времеви диапазон
Дейвид Лай, основен изпълнителен шеф на софтуерната компания Iveda, листвана на Nasdaq, признава, че ревизира електронната си поща всекидневно по време на почивка. " Независимо дали съм в отпуск или не, се пробвам да запазя дисциплинираност, като оставям съответно време настрани ", споделя той.
Джонатан Захариас, създател на организация за дигитален маркетинг предлага " бърза инспекция единствено един път дневно ".
Андрю Майер, създател и основен изпълнителен шеф на цифровия енергиен съветник Arbor, предлага да се избират или ранни сутрини, или късни вечери, " с цел да не се пропущат никакви дневни действия ".
2. Не отговаряйте (ако не се налага)
Електронните писма се развъждат като зайци, споделя Джо Робинсън. Средно всеки изпратен имейл провокира още пет известия и всеки лишава три минути от времето ви.
" Спестявате си 18 минути с всеки имейл, който не изпращате ", сподели той. И спрете да изпращате едносричкови имейли, като " благодаря " и " разбрах ".
3. Постепенно връщане в офиса
Дениз Хемке, основен продуктов шеф в компанията за инспекция на чиновници Checkr, споделя, че компания отпуска несъмнено време за наваксване с имейлите след почивка.
" Помолихме чиновниците ни да прекарат няколко дни, като се съсредоточат само върху имейлите, преди да влязат в ритъма на работа. Това им оказва помощ да наваксат бързо и дейно, без да се усещат претрупани от претъпкана пощенска кутия, когато се върнат на работа. "
Източник: profit.bg
КОМЕНТАРИ