[Shutterstock] Не са много тези, които са имали шанс и

[Shutterstock] Не са доста тези, които са имали късмет и са поели предизвикването да провеждат първото българско ротационно председателство на Съвета на Европейски Съюз. Малцина са и тези, взели участие в организирането на среща на върха, където на една маса се събират всички европейски водачи. Яна Дочева е измежду тях.

Тя има сериозен опит като уредник на политически събития - дипломатически чиновник към Министерство на външните работи, консултант на някогашния вицепремиер и еврокомисар Меглена Кунева, шеф в Министерството за българското председателство на Съвета на Европейски Съюз. Сега тя управлява интернационалното съдействие на Националното съдружие на общините в България (НСОРБ). Каква е нейната " рецепта " за образуване на политически събития на високо равнище в България:
Политическите събития са доста разнородни по своя темперамент, по тази причина най-важното е първо да се дефинира дали имат съответен формат - т.е. дали става дума за среща на Съвета на Европейски Съюз, на НАТО, на ОССЕ, на Г-20. Дали е публично или работно посещаване и така нататък Тези събития имат относително ясни насоки и минимални условия, които страната хазаин би трябвало да покрие. При конференции, кръгли маси и други сходни формати също има избрани правила, само че като цяло уредниците са надалеч по-свободни при организацията. Разбира се, даже и при срещи на Съвета на Европейски Съюз и НАТО уредниците имат своята роля и опция за креативност на база визията и концепциите си за реализиране на личния си дневен ред.

Организацията малко по малко

Абонирайте се за Капитал Четете безкрайно и подкрепяте напъните ни да пишем по значимите тематики Организирането на обещано политическо събитие постоянно има две страни – наличието или тематиката, която ще бъде прегледана и разисквана. Другата е логистиката. Те са като страните на една монета, не могат една без друга и са еднообразно значими за триумфа на събитието и положителното усещане на участниците. Също толкоз значимо е да бъдеш еластичен и да реагираш съгласно обстановката. Често се случва да си възнамерявал събитието по един метод, а да се случи нещо непредвидено. Винаги е нужен проект Б.
Яна Дочева, началник интернационално съдействие на НСОРБ

Фотограф: Капитал
Подготовката на политическото събитие стартира " по-отдалече ". Няма строго избран план-график, само че да вземем за пример за българското председателство на Съвета на Европейски Съюз две години за дейна подготовка бяха задоволителни, а действителната и най-важната част от работата е към шест месеца преди събитието.

От основно значение е и събирането на предварителна информация и опит от предишни събития в същия или подобен формат, в случай че това е допустимо. Трябва да се има поради, че събитията в политиката се случват извънредно динамично и без предизвестие. Дори да си заложил на тематики от така наречен дълготрайни тактики и програмни документи, съвсем невероятно е да определиш съдържателната част на програмата на по-ранен стадий и да очакваш, че тя ще остане настояща. Заради това задаваш посоката и се съобразяваш с развитията. Темата би трябвало да е комфортна за всички, т.е. да обслужва ползите и да пази целите ти, само че и да е забавна за другите участници и да не визира деликатни за тях въпроси. В противоположен случай няма да имаш събеседници на масата за полемика.

Важна е подготвителната работа, идентифициране на специфични посетители и представители, сондирането на отзиви и позиции, било то по неофициални пътища или през формалните дипломатически канали. Това оказва помощ за фината конфигурация по съдържателната страна на събитието. Също по този начин доста значимо е, в случай че събитието разрешава да имаш модератор, да подбереш подобаващия човек. Човек от страната хазаин, който има и опит от работа в интернационална среда е добър вид, защото той е прочут на локалната публика, известни са му националната реалност и цели, само че и знае какви са алените линии на задграничните участници.

Логистичната част за провеждането на политическо събитие има доста детайли. Много деликатно се избира датата на осъществяване. Необходимо е да се плануват празниците както в България, по този начин и в чужбина. Много събития се преценяват и с климатичните и метеорологични условия в съответния интервал, защото е допустимо това да попречи на организацията.

Някои тънкости

Как да оповестим събитието задоволително рано, до момента в който към момента сме надалеч от завършването на програмата? За задачата пращаме Save the date - запазете си датата. Това е тип привличане на вниманието, а на по-късен стадий пращаме и поканата, още веднъж задоволително рано, и наложително посочваме период за отговор. Не можем да чакаме, че на тази първа покана ще откликнат всички, по тази причина би трябвало да се заредим с доста самообладание. Напомнянията и спомагателните контакти с основните ни участници са нещо обикновено. Сроковете за горните дейности не можем да фиксираме, само че още веднъж при по-стриктните формати като председателство на Съвета на Европейски Съюз програмата е ясна със стартирането му, т.е. има изясненост за идващите 6 месеца. Месец и половина преди събитието се изпраща Save the date, следват напомняния, а потвържденията всекидневно идват в последния миг и това е процедура в целия свят.

Винаги би трябвало да имаме едно мислено при ранни потвърждения на лица на високо равнище. Ласкателно е за уредниците, че събитието е провокирало подобен бърз интерес, само че програмата на тези лица се мени от ден за ден. До последният миг не можеш да си сигурен, изключително на равнище министри или държавни глави, дали те ще вземат участие или ще ги замества някой, само че това зависи и от напъните ти. Ако са препоръчани значима и забавна тематика и събеседници, шансът за наличие е по-голям.

Техническото съоръжение, комфортна покъщнина според от формата, достъп до пространства със слънчева светлина, задоволително на брой чисти и съвременни санитарни пространства и предразполагаща атмосферата са единствено някои от детайлите при нейния избор. Предвидете и положителни условия за преводачите, това ще ви се от заплати след това. Ако предвиждате работни обеди, провеждането им в същата постройка ще спести освен време, само че и спомагателни ограничения за сигурност и организационни действия. Вечерите е целесъобразно да са на друго място, освен с цел да се разнообразят участниците, само че и тъй като рядко се намира толкоз мултифункционален конгресен център.

Сигурността на първо място

Мерките за сигурност зависят от равнището на присъединяване в събитието, като всяка страна си има строго избрани правила и законодателство. Доверете се на специалистите по сигурността, техните препоръки и условия не целят да ви затруднят, макар че наподобява по този начин. Те също желаят събитието да протече безпрепятствено и ще ви бъдат от помощ, когато минимум очаквате. Те ще ви анулират и при общуването със службите за сигурност на другите участващи страни и ще лимитират до най-малко наличието на " тълпи " от лични охранители на високопоставените посетители, които постоянно се чудим къде да настаним, с цел да не наподобява събитието ни на плац за " строева подготовка ".

Нито за момент при подготовката не би трябвало да забравяме разпоредбите на етикета и протокола, без значение дали приказваме за логистика или наличие. Също е значимо да имаме и вътрешна информация дали има участници, които не са в положителни връзки, с цел да не ги настаним един до различен. Тук връзката с протоколите на тези лица е основна. Случва се при подредбата на главните представители да разместваме одобрените им места, с цел да им осигурим най-малко непълен комфорт и да насърчим тяхното присъединяване.

Програмата

Политическите събития рядко са по-продължителни от ден и половина-два. Заради това стратегиите им би трябвало да са стегнати, само че и разнородни. Трябва да се намерения по какъв начин в този къс интервал да се вмести всичко, с цел да се реализиран набелязаните цели. Трябва да има както делова част, по този начин и време за по-неформални диалози и, несъмнено, културна стратегия. Все отново с изключение на политическите цели домакините имат опция да разпространяват и страната си. Важно е да не се основава ненужно напрежение, тъй като, макар че има явен проект и график, в действителност на процедура те в никакъв случай не се извършват. Закъсненията и измененията са предстоящ детайл от всяко събитие. Тук идва моментът да загатна и за ролята на лицата - придружители на високопоставените посетители. Те са вашата връзка с госта. От тези лица зависи и какво ще е първото усещане на участниците, защото те ги посрещат и са с тях през по-голямата част от техния престой.

Брандирането и всичките образни детайли са значителен детайл при организацията на огромни политическите конференции. Комуникационната тактика е извънредно значима на интернационално и национално равнище. Всяка огромна среща има свое лого, като най-прозрачният и необятно общопризнат метод е да се избира посредством конкурс. По този метод се обезпечава и опция за присъединяване на гражданското общество, което без подозрение е значимо за общата организация.

Темата за подаръците – няма подозрение, че всички ние се радваме на тези жестове на внимание. За участниците те могат да бъдат спомен за събитието, носещи неговия заряд и страст. Добре е подаръкът да бъде удобен, да е брандиран с логото на събитието и тук размерът също е от голяма важност – само че в посока, че по-малките и леки дарове са по-добър вид, изключително за посетители, които ще пътуват по-късно. На множеството конференции се подаряват обичайно бележници, писалки, някакви електронни принадлежности – като мобилна памет, преходник за устройство, зарядни акумулатори и така нататък Хубаво е да имате информация от предишни събития – какво се е харесало, какво е сметнато за прекомерно или излишно, само че прецизна рецепта няма, всичко е въпрос на персонални желания и благоприятни условия. Не забравяйте, че посредством подаръка можете да извършите и връзка с обсъжданата тематика.

Спонсорството е различен значим детайл от подготовката. Дори и в страни с благоприятни условия се разчита на поддръжка от бизнеса в организирането на огромни политически конгреси, а и посредством фирмите идват и доста положителни хрумвания и се разпространява страната-домакин. Голямо предизвикателство за провеждането на нашето председателството бе, че в България няма законодателство, обвързвано със спонсорството на сходни събития и трябваше да се изготвят и одобрят правила, погледнати от всяка позиция, с цел да няма законово несъгласие или спор на ползи. Осигурихме равнопоставеност и независимост на спонсорите сами да дефинират какъв брой и какво желаят да дарят, идентичен достъп и видимост на избраните за това места.

Храната е извънредно деликатна тематика за всяко събитие. Съобразяване с вкусовите желания, религиозни празници, желанието за показване на нещо обичайно, само че по метод, който ще се схване от всички, е комплицирана задача.

Гостите постоянно поддържат връзка между тях, кой къде е бил настанен и съпоставят изискванията. Най-добрият вид е да се обезпечи един хотел с идентични стаи за всички посетители, само че това мъчно се извършва при огромни групи. Така че е добре задоволително рано да им дадете опция за избор и периоди за резервации. За най-важните ви посетители като добър хазаин нощувките поемате вие, като според от опциите осигурявате настаняване на още един от придружителите.

Екипът за организацията и провеждането на политически събития е от основно значение. По наличието се разчита на специалисти от съответната институция, ангажирана с тематиката, или експерти с богат опит. Когато обаче се сортира екип за логистиката, търсим хора с опит в доста и разнообразни посоки – връзки, превоз, туризъм, хотелиерство, ресторантьорство и така нататък Подборът на екип зависи от съответната обстановка. Аз персонално считам, че по-малкият екип работи по-сплотено и стимулирано, само че при наложителното изискване всички да имат опит.

Комуникацията сред институциите

Изключително значима е междуинституционалната връзка, координацията с другите сътрудници и чиновниците на мястото, където се организира събитието. Необходими са задоволително срещи за разпределение на дилемите, време за осъзнаване на уговорките и, не на последно място, за поемането на отговорност. Определете явен кръг от лица за контакт и бъдете подготвени да получавате доста позвънявания от тях, които на пръв взор може да наподобяват нерелевантни и да са дразнещи.

Задължително е по-отрано да се знае за събитието, а директно преди него да има добра осведомителна медийна акция, в това число и за възможни нови правила и забрани за придвижване.

Тази къса " рецепта " за подготовка на политическо събитие не е универсална и не изчерпва тематиката. Голям % от нашата работа се случва " в придвижване ". Важно е да знаем на кого можем да разчитаме, да бъдем реалисти, а не прекалено амбициозни и най-много да имаме самочувствие, споделя Яна.