Сложи офиса в джоба си
Пpилoжeниeтo Digital Office e разработка на „ Теленор България “. Създадено е преди 5 години с няколко базови функционалности, ориентирани към дигитализирането на административните процеси в началото единствено в телекома. С течение на времето и с усъвършенстването му инструментът става подобаващ и за други компании. За преимуществата на продукта беседваме с Николай Николов, шеф „ Бизнес продажби и маркетинг “ на „ Теленор България “
- Как се роди концепцията за приложението Digital Office и по какъв начин то се разви във времето?
- Основната цел за основаването на Digital Office бе да усъвършенства и цифровизира вътрешните процеси в огромна компания като нашата. Продуктът съставлява мобилно приложение, което дава опция за доста бърза връзка с всички чиновници в една компания. В „ Теленор “ над 95% от чиновниците ни го употребяват като главен информационен канал. Това е мястото, откъдето се осведомяваме за нови неща, елементарно споделяме с сътрудниците и в същото време административните процеси са оптимално облекчени, cъчeтaвaйки ги c yдoбcтвoтo да ги управляваме c някoлкo клика от телефона в джоба ни. Така се роди и слоганът „ Сложи офиса в джоба си “.
Погледнато на макрониво, пpeдизвикaтeлcтвaтa пред бизнеса като цяло стават все пoвeчe, нo дигитализацията е пътят и методът зa оптимизация на работните процеси. Именно тaкoвa peшeниe дава Digitаl Оffiсе, като основава условия за възстановяване на вътрешните връзки и понижаване на административната тежест. Приложението е най-подходящо за междинни – с над 50 чиновници, и огромни компании, които са с повече чиновници. Имаме клиенти със 100 чиновници, имаме и с 3000. Няма ограничавания за прилагане на Digital Office – наличен е както за клиенти, по този начин и за неабонати на „ Теленор “.
- Какви са най-предпочитаните от чиновниците и от бизнеса функционалности на приложението?
- Основните функционалности, които предлагаме на нашите бизнес клиенти, са налични в разнообразни модули, които адресират съответни потребности в живота в дадена компания.
Модул „ Новини “ е най-харесваният от чиновниците, тъй като е един от методите да ангажираме хората с корпоративния живот. В него се споделят вести за събитията, протичащи се в компанията. Модул „ Контакти “ е също доста потребен, защото огромните компании по доста структуриран и елементарен метод могат да намират информация в кой отдел работи даден чиновник, с какво се занимава, на кой телефон и имейл е наличен. Вместо информацията да се търси в Excel таблица или сходни системи, приложението елементарно дава нужния контакт. Модул „ Оферти “ също доста се употребява. В огромните компании има преференции за чиновниците, информация за отстъпки в разнообразни бизнес компании в България, тъй че всеки чиновник може да влезе в модула и преди да отиде в даден магазин, да ревизира дали като чиновник би употребил отстъпка там. През модул „ Събития “ чиновниците могат да наблюдават и да се записват за събития в компанията.
Има още доста и разнообразни модули – „ Оферти “, „ Анкети “, „ Процедури “, които оказват помощ на клиентите да усъвършенстват вътрешните си процеси, каквато е и задачата на едно такова приложение, и в действителност да влязат в цифровите процеси и бизнес. Нашият опит ни сподели, че това приложение става главен инструмент за всеки чиновник в компанията, който дава бърза, лесна, двупосочна връзка с всички чиновници, когато са хоумофис или има екипи на разнообразни местоположения.
- Какво е най-новото, което предлага Digital Office?
- Последната ни разработка като функционалност е „ Електронен автограф в Digital Office “. Този модул в действителност цифровизира напълно вътрешния развой за сключване на значими документи сред шеф и чиновник, това се прави извънредно и единствено в приложението. Решението за сключване в Digital Office дава опция за заменяне на обичайния развой по връчване и сключване на документи на книжен притежател, като цифровизира и улеснява тяхното изпращане, приемане и сключване. Чрез Digital Office могат да се връчват и подписват даже документи, които съставляват част от трудовото досие на служащите и чиновниците, т.е. в действителност се взема решение казусът с разнасянето на хартиени копия или потребността служителят особено да пристигна в офиса, с цел да донесе даден документ.
Например, когато би трябвало да се наеме нов чиновник и да се подпише контракт с него, това се случва през цифровия офис. Всички документи се пазят в списък, цифровият автограф е напълно годен съгласно българското законодателство и работодателят и служителят имат електронни копия от този документ. Всичко се случва доста бързо и елементарно и в цифрова среда, което пести време на компанията.
- Какви други преимущества дава Digital Office на бизнеса и има ли ограничавания за използването му?
- Като артикул предлагаме на пазара Digital Office от година и половина, който продаваме на нашите бизнес клиенти и сътрудници. Вече имаме много огромни компании, които употребяват нашето приложение, да вземем за пример Пощенска банка, която е първият ни клиент на приложението и продължава да го употребява. Предимството този артикул да излиза от нас е, че ние го употребяваме за нашите потребности, знаем по какъв начин приложението би работило в огромна компания като нашата, по какъв начин чиновниците биха го употребили и какво им е забавно, тъй че те в действителност да намерят добавената стойност за себе си.
Концепцията е да сътворяваме пакети от модули съгласно клиента – може да е елементарен, може да има нужда от интеграция със системите на съответния бизнес съгласно неговите потребности. С всеки клиент работим самостоятелно, с цел да му доставим това, от което има потребност, което би работило за неговия съответен случай. Например в модула за сключване може да се подписва всичко, което за клиента е значимо и характерно за бизнеса му – контракти, документи, приемно-предавателни протоколи, фактури и други
Същевременно ние отговаряме за техническата поддръжка на това решение, прецизни сме в техническата сигурност и цялостното сходство с GDPR политиките и регулациите. Това изключително се цени от клиентите – да имат сигурността, че огромна компания стои с името си зад това решение. Тази сигурност включва и конфиденциалността – информацията, която клиентът довежда до Digital Office, вижда само той, тъй като всичко се криптира. Сигурността и GDPR са едни от главните страни.
Алек Вучков. Текстът е оповестен в бр.12/2021 на сп. " Мениджър "
- Как се роди концепцията за приложението Digital Office и по какъв начин то се разви във времето?
- Основната цел за основаването на Digital Office бе да усъвършенства и цифровизира вътрешните процеси в огромна компания като нашата. Продуктът съставлява мобилно приложение, което дава опция за доста бърза връзка с всички чиновници в една компания. В „ Теленор “ над 95% от чиновниците ни го употребяват като главен информационен канал. Това е мястото, откъдето се осведомяваме за нови неща, елементарно споделяме с сътрудниците и в същото време административните процеси са оптимално облекчени, cъчeтaвaйки ги c yдoбcтвoтo да ги управляваме c някoлкo клика от телефона в джоба ни. Така се роди и слоганът „ Сложи офиса в джоба си “.
Погледнато на макрониво, пpeдизвикaтeлcтвaтa пред бизнеса като цяло стават все пoвeчe, нo дигитализацията е пътят и методът зa оптимизация на работните процеси. Именно тaкoвa peшeниe дава Digitаl Оffiсе, като основава условия за възстановяване на вътрешните връзки и понижаване на административната тежест. Приложението е най-подходящо за междинни – с над 50 чиновници, и огромни компании, които са с повече чиновници. Имаме клиенти със 100 чиновници, имаме и с 3000. Няма ограничавания за прилагане на Digital Office – наличен е както за клиенти, по този начин и за неабонати на „ Теленор “.
- Какви са най-предпочитаните от чиновниците и от бизнеса функционалности на приложението?
- Основните функционалности, които предлагаме на нашите бизнес клиенти, са налични в разнообразни модули, които адресират съответни потребности в живота в дадена компания.
Модул „ Новини “ е най-харесваният от чиновниците, тъй като е един от методите да ангажираме хората с корпоративния живот. В него се споделят вести за събитията, протичащи се в компанията. Модул „ Контакти “ е също доста потребен, защото огромните компании по доста структуриран и елементарен метод могат да намират информация в кой отдел работи даден чиновник, с какво се занимава, на кой телефон и имейл е наличен. Вместо информацията да се търси в Excel таблица или сходни системи, приложението елементарно дава нужния контакт. Модул „ Оферти “ също доста се употребява. В огромните компании има преференции за чиновниците, информация за отстъпки в разнообразни бизнес компании в България, тъй че всеки чиновник може да влезе в модула и преди да отиде в даден магазин, да ревизира дали като чиновник би употребил отстъпка там. През модул „ Събития “ чиновниците могат да наблюдават и да се записват за събития в компанията.
Има още доста и разнообразни модули – „ Оферти “, „ Анкети “, „ Процедури “, които оказват помощ на клиентите да усъвършенстват вътрешните си процеси, каквато е и задачата на едно такова приложение, и в действителност да влязат в цифровите процеси и бизнес. Нашият опит ни сподели, че това приложение става главен инструмент за всеки чиновник в компанията, който дава бърза, лесна, двупосочна връзка с всички чиновници, когато са хоумофис или има екипи на разнообразни местоположения.
- Какво е най-новото, което предлага Digital Office?
- Последната ни разработка като функционалност е „ Електронен автограф в Digital Office “. Този модул в действителност цифровизира напълно вътрешния развой за сключване на значими документи сред шеф и чиновник, това се прави извънредно и единствено в приложението. Решението за сключване в Digital Office дава опция за заменяне на обичайния развой по връчване и сключване на документи на книжен притежател, като цифровизира и улеснява тяхното изпращане, приемане и сключване. Чрез Digital Office могат да се връчват и подписват даже документи, които съставляват част от трудовото досие на служащите и чиновниците, т.е. в действителност се взема решение казусът с разнасянето на хартиени копия или потребността служителят особено да пристигна в офиса, с цел да донесе даден документ.
Например, когато би трябвало да се наеме нов чиновник и да се подпише контракт с него, това се случва през цифровия офис. Всички документи се пазят в списък, цифровият автограф е напълно годен съгласно българското законодателство и работодателят и служителят имат електронни копия от този документ. Всичко се случва доста бързо и елементарно и в цифрова среда, което пести време на компанията.
- Какви други преимущества дава Digital Office на бизнеса и има ли ограничавания за използването му?
- Като артикул предлагаме на пазара Digital Office от година и половина, който продаваме на нашите бизнес клиенти и сътрудници. Вече имаме много огромни компании, които употребяват нашето приложение, да вземем за пример Пощенска банка, която е първият ни клиент на приложението и продължава да го употребява. Предимството този артикул да излиза от нас е, че ние го употребяваме за нашите потребности, знаем по какъв начин приложението би работило в огромна компания като нашата, по какъв начин чиновниците биха го употребили и какво им е забавно, тъй че те в действителност да намерят добавената стойност за себе си.
Концепцията е да сътворяваме пакети от модули съгласно клиента – може да е елементарен, може да има нужда от интеграция със системите на съответния бизнес съгласно неговите потребности. С всеки клиент работим самостоятелно, с цел да му доставим това, от което има потребност, което би работило за неговия съответен случай. Например в модула за сключване може да се подписва всичко, което за клиента е значимо и характерно за бизнеса му – контракти, документи, приемно-предавателни протоколи, фактури и други
Същевременно ние отговаряме за техническата поддръжка на това решение, прецизни сме в техническата сигурност и цялостното сходство с GDPR политиките и регулациите. Това изключително се цени от клиентите – да имат сигурността, че огромна компания стои с името си зад това решение. Тази сигурност включва и конфиденциалността – информацията, която клиентът довежда до Digital Office, вижда само той, тъй като всичко се криптира. Сигурността и GDPR са едни от главните страни.
Алек Вучков. Текстът е оповестен в бр.12/2021 на сп. " Мениджър "
Източник: manager.bg
КОМЕНТАРИ