Имейл клишетата, които отказват да умрат и ни вбесяват всеки ден
Всеки ден в 9:01 ч. отваряме пощата и към този момент знаем какво ни чака: " Скъпи сътрудници, както показах в предходния си имейл... ". Клише до клишето - все едно четете статуси в LinkedIn, единствено че електронната поща си остава главен работен инструмент.
Въпреки възхода на Slack, Teams и други платформи за известия, изследване на Perkbox Insights измежду близо 2000 експерти демонстрира, че за 73% от нас имейлът остава пожеланият способ за връзка в офиса. И тази връзка е извънредно неефективна.
Прекарваме в пощенските си кутии стряскащо доста време - един на всеки петима отделя сред 1 и 2 часа на ден, а шокиращите 15% прекарват над 5 часа дневно в четене и писане на имейли.
3 мита за потреблението на длъжностен имейл
Как да употребявате електронната поща най-ефективно?
Това ни е направило свръхчувствителни към езика, който използваме. Всички сме виновници и всички сме жертви на корпоративния диалект - тези изтъркани изречения и пасивно-агресивни намеци, които ни карат да завъртаме очи. Редица изследвания, в това число разбор на един милион бизнес имейла от ZeroBounce, хвърлят светлина върху фразите, които сътрудниците ни ненавиждат най-вече.
В чест на всички читатели, които имат " привилегията " да срещат тези бисери на творчеството и положителните маниери в британския им оригинал, надолу ще използваме както езика на Шекспир, по този начин и на моменти нелепия български превод.
Залата на срама: Пасивно-агресивният речник
Някои изречения са безобидни на пръв взор, само че носят прикрит отрицателен заряд. Проучване на Adobe за най-дразнещите изрази удостоверява, че зад привидния професионализъм постоянно се крие неспокойствие.
" As per my last email " (Както показах в/Съгласно предходния ми имейл) Това е може би първенецът. В анкетата на Perkbox 33% от хората го показват като най-дразнещ. Какво в действителност значи: " Знам, че видя предходния ми имейл. Знам, че го пренебрегва. И в този момент го акцентирам пред всички в тази преписка. " " Not sure if you saw my last email " (Не съм сигурен дали видя последния ми имейл) През 99% от времето това е неистина. Какво в действителност значи: " Трябва ми отговор. ВЕДНАГА. " " Any updates on this? " (Има ли развиване по тематиката?) В топ 3 на най-мразените изречения (24%), тя е класическият метод да " подгониш " някого. Какво в действителност значи: " Все още не си дал отговор и ще те притеснявам, до момента в който не го направиш. " " Please advise " (Моля за съдействие/мнение) Този израз е в топ 5 на най-недолюбваните съгласно ZeroBounce. Какво в действителност значи: " Аз свърших моята работа. Сега това е твой проблем. " " Just looping in... " (Включвам се единствено, с цел да кажа, че...) Това е най-мразеното факсимиле съгласно изследването на Perkbox, посочено от 37% от интервюираните.
Празният диалект, който не значи нищо
Друга категория са корпоративните термини, които звучат професионално, само че са изпразнени от наличие. ZeroBounce разпознава няколко съществени " извършители ":
" Reaching out " (Свързвам се с вас) : Това е просто по-превзета версия на " пиша ви " или " обаждам ви се ". " Let " s circle back " (Да се върнем на това по-късно) : " Супер неразбираемо и прекомерно употребявано ", разяснява Дариан Шими, основен изпълнителен шеф на FutureFund. Ако се постанова да " circle back ", то би трябвало да има явен проект " по кое време и за какво ". " Let`s take this offline " (Да го обсъдим офлайн) : Това постоянно е код за " Не желая да разисквам това обществено " или " Не съм подготвен да се наемам ". Може да потуши напрежението сега, само че постоянно забавя решаването на казуса. " Bandwidth " (Капацитет) : " Просто кажете, че имате или нямате време или опция да свършите нещо ", поучава Лорън Шнайдер от Compt. И прави значимо конкретизиране: " Вие не сте рутер. " " Quick question " (Бърз въпрос) : Рядко е " бърз ". Обикновено просто основава подправени упования и прибавя напрежение.
Научихме и роботите на тези нелепости
Може би си мислите, че изкуственият разсъдък ще реши казуса. Напротив - той го задълбочава. Проучването на ZeroBounce отбелязва, че към 25% от експертите към този момент употребяват AI за писане или редактиране на имейлите си.
" Същите клишета не престават да се промъкват в кутиите ни и даже AI е прихванал неприятните ни привички ", споделя основният изпълнителен шеф на ZeroBounce.
Ето го идеалния метод за довеждане докрай на съвършения имейл
И грешките, които би трябвало да заобикаляме
Опасността не е просто в неналичието на автентичност, а в отчуждението. Когато аутсорсваме мисленето си, губим способността да изразим емпатия, колорит или увереност. И тук не приказваме единствено за това да оставите Copilot да ви написа имейлите. Използването на клишета и шаблонни изречения също дехуманизира връзката.
Етикетът: Какво друго ни вбесява?
Освен самите изречения, изследването на Perkbox показва и най-големите грехове в имейл етикета:
Използване на ГЛАВНИ БУКВИ за цели думи или фрази (67%). Изпращане на целувки с емотикони или без (65%). Копиране на хора , които нямат потребност да бъдат включени (63%). Използване на диалект като " OMG " (53%). Твърде доста удивителни знаци (52%). (Интересното е, че 16% считат, че в никакъв случай не е задоволително да се употребява изумителен знак, до момента в който 48% одобряват единствено един).
Дори началото и краят на имейла имат значение.
Най-добър привет: " Hi " (Здравей/те) (49%) и " Добро утро/добър ден " (48%). Най-лош привет: Липса на привет (53%) и " To whom it may concern " (На вниманието на засегнатите) (37%). Най-добър свършек: " Kind regards " (Поздрави) (69%) и " Thanks " (Благодаря) (46%). Най-лош свършек: " Love " (С обич) (57%), липса на свършек (44%) и " Cheers " (26%).
Какъв е изходът?
Целта не би трябвало да бъде да звучим " професионално ", а да бъдем човечни, осведомени и осъзнати. Адвокатът Алехандро Перес дава златно предписание:
" Пишете по този начин, като че ли говорите с някого, който почитате. Ако не бихте го споделили на глас, не го изпращайте в имейл. "
Въпреки възхода на Slack, Teams и други платформи за известия, изследване на Perkbox Insights измежду близо 2000 експерти демонстрира, че за 73% от нас имейлът остава пожеланият способ за връзка в офиса. И тази връзка е извънредно неефективна.
Прекарваме в пощенските си кутии стряскащо доста време - един на всеки петима отделя сред 1 и 2 часа на ден, а шокиращите 15% прекарват над 5 часа дневно в четене и писане на имейли.
3 мита за потреблението на длъжностен имейл
Как да употребявате електронната поща най-ефективно?
Това ни е направило свръхчувствителни към езика, който използваме. Всички сме виновници и всички сме жертви на корпоративния диалект - тези изтъркани изречения и пасивно-агресивни намеци, които ни карат да завъртаме очи. Редица изследвания, в това число разбор на един милион бизнес имейла от ZeroBounce, хвърлят светлина върху фразите, които сътрудниците ни ненавиждат най-вече.
В чест на всички читатели, които имат " привилегията " да срещат тези бисери на творчеството и положителните маниери в британския им оригинал, надолу ще използваме както езика на Шекспир, по този начин и на моменти нелепия български превод.
Залата на срама: Пасивно-агресивният речник
Някои изречения са безобидни на пръв взор, само че носят прикрит отрицателен заряд. Проучване на Adobe за най-дразнещите изрази удостоверява, че зад привидния професионализъм постоянно се крие неспокойствие.
" As per my last email " (Както показах в/Съгласно предходния ми имейл) Това е може би първенецът. В анкетата на Perkbox 33% от хората го показват като най-дразнещ. Какво в действителност значи: " Знам, че видя предходния ми имейл. Знам, че го пренебрегва. И в този момент го акцентирам пред всички в тази преписка. " " Not sure if you saw my last email " (Не съм сигурен дали видя последния ми имейл) През 99% от времето това е неистина. Какво в действителност значи: " Трябва ми отговор. ВЕДНАГА. " " Any updates on this? " (Има ли развиване по тематиката?) В топ 3 на най-мразените изречения (24%), тя е класическият метод да " подгониш " някого. Какво в действителност значи: " Все още не си дал отговор и ще те притеснявам, до момента в който не го направиш. " " Please advise " (Моля за съдействие/мнение) Този израз е в топ 5 на най-недолюбваните съгласно ZeroBounce. Какво в действителност значи: " Аз свърших моята работа. Сега това е твой проблем. " " Just looping in... " (Включвам се единствено, с цел да кажа, че...) Това е най-мразеното факсимиле съгласно изследването на Perkbox, посочено от 37% от интервюираните.
Празният диалект, който не значи нищо
Друга категория са корпоративните термини, които звучат професионално, само че са изпразнени от наличие. ZeroBounce разпознава няколко съществени " извършители ":
" Reaching out " (Свързвам се с вас) : Това е просто по-превзета версия на " пиша ви " или " обаждам ви се ". " Let " s circle back " (Да се върнем на това по-късно) : " Супер неразбираемо и прекомерно употребявано ", разяснява Дариан Шими, основен изпълнителен шеф на FutureFund. Ако се постанова да " circle back ", то би трябвало да има явен проект " по кое време и за какво ". " Let`s take this offline " (Да го обсъдим офлайн) : Това постоянно е код за " Не желая да разисквам това обществено " или " Не съм подготвен да се наемам ". Може да потуши напрежението сега, само че постоянно забавя решаването на казуса. " Bandwidth " (Капацитет) : " Просто кажете, че имате или нямате време или опция да свършите нещо ", поучава Лорън Шнайдер от Compt. И прави значимо конкретизиране: " Вие не сте рутер. " " Quick question " (Бърз въпрос) : Рядко е " бърз ". Обикновено просто основава подправени упования и прибавя напрежение.
Научихме и роботите на тези нелепости
Може би си мислите, че изкуственият разсъдък ще реши казуса. Напротив - той го задълбочава. Проучването на ZeroBounce отбелязва, че към 25% от експертите към този момент употребяват AI за писане или редактиране на имейлите си.
" Същите клишета не престават да се промъкват в кутиите ни и даже AI е прихванал неприятните ни привички ", споделя основният изпълнителен шеф на ZeroBounce.
Ето го идеалния метод за довеждане докрай на съвършения имейл
И грешките, които би трябвало да заобикаляме
Опасността не е просто в неналичието на автентичност, а в отчуждението. Когато аутсорсваме мисленето си, губим способността да изразим емпатия, колорит или увереност. И тук не приказваме единствено за това да оставите Copilot да ви написа имейлите. Използването на клишета и шаблонни изречения също дехуманизира връзката.
Етикетът: Какво друго ни вбесява?
Освен самите изречения, изследването на Perkbox показва и най-големите грехове в имейл етикета:
Използване на ГЛАВНИ БУКВИ за цели думи или фрази (67%). Изпращане на целувки с емотикони или без (65%). Копиране на хора , които нямат потребност да бъдат включени (63%). Използване на диалект като " OMG " (53%). Твърде доста удивителни знаци (52%). (Интересното е, че 16% считат, че в никакъв случай не е задоволително да се употребява изумителен знак, до момента в който 48% одобряват единствено един).
Дори началото и краят на имейла имат значение.
Най-добър привет: " Hi " (Здравей/те) (49%) и " Добро утро/добър ден " (48%). Най-лош привет: Липса на привет (53%) и " To whom it may concern " (На вниманието на засегнатите) (37%). Най-добър свършек: " Kind regards " (Поздрави) (69%) и " Thanks " (Благодаря) (46%). Най-лош свършек: " Love " (С обич) (57%), липса на свършек (44%) и " Cheers " (26%).
Какъв е изходът?
Целта не би трябвало да бъде да звучим " професионално ", а да бъдем човечни, осведомени и осъзнати. Адвокатът Алехандро Перес дава златно предписание:
" Пишете по този начин, като че ли говорите с някого, който почитате. Ако не бихте го споделили на глас, не го изпращайте в имейл. "
Източник: money.bg
КОМЕНТАРИ