Управлението на електронната поща е трудна, но необходима ежедневна задача

Управлението на електронната поща е сложна, само че нужна ежедневна задача за доста хора. Ако сте един от 1,5-те милиарда души, които употребяват услугата на Гугъл, Gmail, имате опцията да употребявате някои функционалности, спестяващи време.

От Business Insider са подбрали най-полезните от тях. Ето кои са те:

 
1. Позволете на Гугъл да ви оказва помощ при писането на имейли
 



 

Знаете ли за функционалността Smart Compose на Гугъл, която приключва изреченията ви, до момента в който пишете? За да активирате тази функционалност на десктопа, кликнете върху иконата на зъбно колело и превъртете надолу до „ smart compose “ под таба „ general “. На Android докоснете иконата на три хоризонтални линии в приложението Gmail, изберете „ Settings “, изберете профила си и превъртете надолу до „ smart compose “. Тази функционалност към момента не е налична за iPhone, само че ще се появи по-късно.

 
 2. Излезте от Gmail от всяко устройство
 



 

Ако желаете да сте сигурни, че сте излезли от Gmail профила си на устройствата, които към този момент не употребявате, превъртете надолу страницата на входящата си поща на десктопа и кликнете върху бутона „ details “. Ще се отвори нов прозорец, който демонстрира настоящо отворените и скорошните сесии на Gmail. Натиснете бутона „ sign out all other Gmail web sessions “, с цел да излезете от уеб версията на Gmail на всяко устройство.

 
3. Планирайте по кое време да се изпращат имейлите ви
 



 

Можете да планирате изпращането на имейлите си в авансово избрани часове, като да вземем за пример на следващия ден заран, на следващия ден следобяд, или на съответна дата и час по ваш избор. За да извършите това на десктопа, кликнете върху стрелката до бутона „ send “. В мобилната версия, натиснете трите точки, които се появяват в горния ъгъл на приложението, когато пишете имейл.

 
4. Отложете имейли за по-късно ревизиране


 

Gmail разполага с комфортна функционалност за отсрочване на преглеждането на някои имейли, която може по-късно да ви подсети, че имате имейли за четене. Когато употребявате версията на Gmail за десктоп, изберете известие и кликнете с десния бутон върху него. След това натиснете опцията „ snooze “ и изберете време, в което желаете да ви бъде напомнено за имейла. В мобилното приложение Gmail, докоснете известието, което желаете да отложите, натиснете трите точки в горната част на екрана и изберете „ snooze “.

 
5. Намерете всички имейли от съответен адресант
 



 

Кликнете с десния бутон върху имейла и изберете опцията „ find all emails from “ в долната част на изскачащото меню.
6. Използвайте Gmail без интернет връзка


 

Офлайн режимът на Gmail може да бъде доста потребен. Ако употребявате версията на Gmail в G Suite на Гугъл за корпоративни клиенти, админът ви ще би трябвало да обезпечи офлайн достъп. За да активирате офлайн режима за Gmail, кликнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл и изберете „ settings “. След това отворете таба „ offline “.
7. Задайте дата на приключване и ключова дума за поверителни имейли
 



Ако споделяте персонална информация по имейл, може би е добра концепция да употребявате конфиденциалния режим на Gmail. Тази функционалност ви разрешава да зададете дата на приключване и ключова дума за съответни имейли, както и да попречи на получателите да отпечатват, препращат или изтеглят наличието на имейла.

 

За да употребявате поверителен режим на десктопа, съставете имейл и кликнете върху иконата, която наподобява на катанец с часовник пред него, ситуирана най-долу, вдясно. Ще се отвори прозорец, който ви разрешава да изберете дата на приключване на известието и ви разрешава да решите дали желаете получателят да получи ключова дума.

 

В мобилното приложение на iPhone или Android, натиснете трите точки в горния десен ъгъл на екрана, когато пишете имейл и изберете „ confidential mode “.
8. Връщане на към този момент изпратен имейл


 

След като кликнете върху бутона „ send “ ще забележите малко известие, което ви уведомява, че известието е изпратено. До известието има и бутон „ undo “, който ви разрешава да върнете имейла, без значение дали употребявате десктоп версията на Gmail или мобилното приложение.

 

Но Гугъл ви дава единствено няколко секунди, с цел да върнете към този момент изпратено известие, тъй че не забравяйте да го извършите бързо. Можете да изберете дали желаете интервалът за отменяне на изпращането да е 5, 10, 20 или 30 секунди в менюто с настройки.
9. Маркирайте всички непрочетени имейли като прочетени


 

За да извършите това на десктопа, изберете бутона за избор в лентата с принадлежности на Gmail, който се намира над входящата ви поща. Това е признакът, който наподобява като квадрат със стрелка надолу до него. След това изберете вида известие, което желаете да изтриете или маркирате като прочетено. Можете да изберете всички известия, прочетени известия, непрочетени известия, известия със звезда и известия, които не са означени със звезди.

 

Например, в случай че желаете да маркирате всички ваши непрочетени имейли като прочетени – изберете опцията непрочетени от това падащо меню и по-късно натиснете иконата „ mark as read “ в лентата с принадлежности, която наподобява на отворен плик.