Печатът продължава да играе решаваща роля в бизнеса(снимка: Brother) Използването на

Печатът продължава да играе решаваща роля в бизнеса
(снимка: Brother)

Използването на външна помощ може да бъде образован метод за достъп до авангардна експертиза за стратегически начинания, като цифрова промяна, мигриране към облачни услуги или основаване на тактика за AI от международна класа. Но аутсорсингът не е подобаващ единствено за планове от най-високо равнище. Изборът на верния сътрудник може да направи огромна разлика в по-малко известни, само че сериозно значими области, като печата, да вземем за пример, акцентира нов отчет на Brother.

Печатът продължава да играе решаваща роля в бизнеса. В цяла Европа 43 % от компаниите споделят, че хартиените документи са от значително значение за техните бизнес процеси, съгласно изследване на IDC, до момента в който 28 на 100 цитират законови условия за опазване на хартиени документи. Над три четвърти споделят, че би трябвало да запазят или усилят печата за счетоводни и финансови документи.

Тогава има основателни аргументи огромните и не толкоз огромните компании да извърнат по-голямо внимание на това по какъв начин ръководят печатните си интервенции. Или да потърсят сътрудник, който да ръководи печата вместо тях.

Обръщането към експерт по ръководството на печатните услуги може да помогне на ИТ отделите да се оправят с провокации като сигурност, успеваемост, резистентност или сходство, които засягат чиновниците в цялата организация. И дава на софтуерните водачи метод да преодолеят дефицита на умения и в същото време да понижат риска, като освободят вътрешния експертен опит, с цел да се концентрира върху проблеми с трансформацията с по-висок профил.

Какво да очаквате от услугата за ръководство на печата 

В същото време отпечатването на документи се преглежда под лупа поради възходящия фокус върху устойчивостта. Когато печатът се ръководи неприятно, запаси като сила или хартия, мастило и тонер могат да отидат напразно. Това е явно предизвикателство за устойчивостта. Но това също е неприятно за счетоводния баланс и може да съставлява риск за сигурността и отбраната на данните.

Възлагането на външни реализатори или изборът на сътрудник за щемпел може да помогне при всички тези проблеми. Въпреки това, то постоянно е било прекомерно фокусирано върху интервенциите на централата, вместо да преглежда децентрализирани решения, които дават отговор на възходящите бизнес потребности в днешното общество.

Това може да отвори вратата към редица проблеми. Отговорността за ръководството и закупуването на консумативи и устройства на по-ниско локално равнище може елементарно да падне върху чиновници с лимитирани знания. В най-хубавия случай това може да значи, че консумативи или даже устройства се купуват с дребен бюджет, което пък значи, че компанията не получава най-хубавата стойност за вложението си.

По-притеснителното е, че потреблението на домашни устройства или неналичието на осведоменост за протоколите за дискретност оставят открит риска от приключване на данни. Локалните чиновници може даже да закупят устройства от съмнителни производители, които да изложат сигурността на сериозен риск, откакто бъдат свързани към мрежата.

Ето за какво доверието е от решаващо значение, изяснява MPS мениджърът на Brother и специалист по печата Фил Уайт. „ Това, което имаме поради под ръководство на услугите за щемпел (MPS), изключително за по-големи компании, е аутсорсинг на тяхната инфраструктура за щемпел и документи на приближен снабдител във всички домашни и офис среди ”.

С съвременна услуга за ръководство на печата, разноските за щемпел и документи се събират в един разходен център, което ги прави доста по-видими и по-лесни за следене. Но потреблението на ресурсите за щемпел от страна на чиновниците също става доста по-прозрачно и затова управляемо, без значение дали това подсигурява, че имат верните консумативи на най-хубава цена, или ги предизвиква да употребяват ресурсите за щемпел стабилно.

Тази видимост на активността на чиновниците също способства за възстановяване на сигурността. Когато вашият MPS сътрудник се концентрира върху клонове, а освен върху уреди от най-високо равнище, опасността от включването на случайни, неоторизирани устройства към мрежата изчезва. „ И изгодата от това в действителност е, че стартирате да получавате повече надзор, и това прави решението доста по-сигурно ”, споделя Фил Уайт.

Това е явна угриженост за бизнеса с голям брой клонове на дребно или сателитни офиси, само че и за лекарски кабинети или други медицински заведения, където поверителността е сериозна, както и за снабдители на транспортни и логистични услуги и други децентрализирани бизнеси.

Партньор, който схваща вашия бизнес

Ето за какво, когато става въпрос за избор на евентуален сътрудник, целта е да имате ясна визия какво в действителност желаете да постигнете. Тук не става дума за ИТ,  съгласно Фил. По-скоро въпросът е „ Какъв е бизнес резултатът, който търсите? ”

„ Оттам ”, споделя той, „ би трябвало да намерите сътрудник, който схваща вашия бизнес, който схваща резултатите, които се пробвате да постигнете като организация и като ИТ отдел, финансов отдел и оперативно ”.

Всяка организация е друга и бъдещият снабдител би трябвало да разбере това, вместо просто да показва авансово начертан образец в първия ден. Важно е, споделя Фил, че „ те отделят време, с цел да дават същински съвещания ”.

В идеалния случай те би трябвало да ви оказват помощ да разкривате провокации, които не сте подозирали, че имате, без значение дали това са чиновниците в отдела, който заплаща прекалено много за консумативи, или бизнес процесите са нарушени заради неефективна инфраструктура. И те би трябвало да ви посрещнат с решение, което е задоволително гъвкаво, с цел да отговори на резултатите, към които се стремите, и на цялостния набор от провокации, пред които е изправена вашата организация.

В случая на Brother неговият MPS метод е децентрализиран през цялото време, като главната инфраструктура за ръководство се хоства в облачна услуга. Освен това, изяснява Фил, Brother признава, че другите компании ще имат разнообразни потребности или желания за обработка на документи, тъй че тяхната платформа MPS е агностична във връзка с софтуера за ръководство на документи.

„ Нашият съвещателен метод е обвързван с разбирането на значимостта на документите за бизнеса и по какъв начин те могат да бъдат най-добре приведени в сходство с задачите на бизнеса ”, споделя той.

Въпреки това клиентите не би трябвало да се опасяват да търсят MPS ангажимент, където услугата е обвързвана с бизнес задачите, които се пробват да реализират. Това даже може да значи налагане на наказания за доставчиците на услуги, свързани с непостигане на задачите на бизнеса за обещано решение, без значение дали това е понижаване на разноските или понижаване на изходната документи.

Никой няма илюзии, че печатането разпалва софтуерните водачи по същия метод като изкуствения разсъдък или роботиката. Но до момента в който „ отпечатването ” може да не се смята за екзистенциален проблем за една организация, удовлетвореността на клиентите, сигурността на данните или подобряването на продуктивността попадат в тази категория.

Ясно е, че най-хубавите тактики за аутсорсинг на печата стартират с открит разговор и са подкрепени от доверие в дълготраен проект.