Нищо не е поверително, внимавайте какво пишете!
Независимо дали ни харесва или не, отговарянето на имейли лишава огромна част от работното ни време. А в този момент, когато милиони работят от у дома отдалечено другарство по имейл, евентуално лишава даже повече време от нормално.
Американските служители прекарват почти по пет часа дневно, проверявайки работен и персонален имейл, демонстрира изследване от 2019 година, направено от Adobe. Докато работата става по-гъвкава, чиновниците ревизират входящите си кутии, до момента в който гледат телевизия, лежат в леглото, хранят се, а от време на време даже по време на шофиране, откри Adobe.
„ Много експерти към момента не знаят по какъв начин да употребяват имейлите по подобаващ метод. Поради огромния размер известия, които четем и пишем, може да сме по-склонни да вършим неуместни неточности и тези неточности могат да имат съществени последствия ”, споделя кариерният коуч Барбара Пахтер.
Тя обрисува основите на актуалния имейл етикет в книгата си „ Основите на бизнес етикета “. Business Insider извади най-съществените правила, които би трябвало да знае всеки, който постоянно праща работни известия по имейл.
1. Включете ясна тематика /относно/
Примерите за добра тематика включват „ Датата на среща е изменена “, „ Бърз въпрос по отношение на вашата презентация “ или „ Предложения за оферта “.
„ Хората постоянно вземат решение дали да отворят имейл въз основа на тематиката. Изберете тематика, която разрешава на читателите да схванат, че се справяте с техните проблеми или бизнес проблеми ”, изяснява Пахтер.
2. Използвайте професионален имейл адрес
Ако работите за компания, би трябвало да употребявате имейл адреса на вашата компания. Но в случай че употребявате персонален имейл акаунт, без значение дали сте независимо заети или просто го харесвате понякога за кореспонденции, свързани с работата, би трябвало да бъдете деликатни, когато избирате този адрес, споделя Пахтер.
Винаги би трябвало да имате имейл адрес, който предава вашето име, тъй че получателят да знае тъкмо кой изпраща имейла. Никога не използвайте имейл адреси, които не са подобаващи за потребление на работното място, като " babygirl @... " или " beerlover @... " - без значение какъв брой ги харесвате.
3. Помислете два пъти преди да натиснете бутона „ reply all “
Пренебрегването на имейлите може да бъде мъчно, защото доста служащи получават вести за нови известия на своите смарт телефони или се разсейват от изскачащите известия на екраните на техните компютри. Въздържайте се да натиснете „ отговори на всички “, в случай че в действителност не смятате, че всички в листата би трябвало да получат имейла.
4. Включете блок за автограф
Предоставяйте на читателя си малко информация за вас, предлага Пахтер. Като цяло това включва вашето цялостно име, име на компанията, длъжността, която изпълнявате, както и вашата информация за контакт, в това число телефонен номер. Използвайте същия шрифт, размер на шрифта и цвят като този в останалата част от имейла.
5. Използвайте професионални поздрави
Спокойният темперамент на нашите трудове не би трябвало да въздейства на поздравяването в имейл. Хей е доста неофициално поздравяване и по принцип не би трябвало да се употребява на работното място. И Йо също не е наред. Използвайте вместо това Здравейте, сътрудници! “, изяснява Пахтер. И поучава да не се редуцира името на някого. Кажете „ Здравей, Майкъл “, в случай че не сте сигурни, че избира да бъде именуван „ Майк “.
6. Използвайте удивителния знак умерено
Ако решите да употребявате изумителен знак, използвайте единствено един, с цел да предадете неспокойствие. Хората от време на време се увличат и слагат редица възклицателни в края на изреченията си. Резултатът може да наподобява прекомерно прочувствен или неузрял. Удивителните знаци би трябвало да се употребяват умерено в писмена форма.
7. Бъдете внимателни с хумора
Хуморът елементарно може да се изгуби в превода без точния звук или изражението на лицето. В професионален продан е по-добре да избягвате хумора от имейли, в случай че не познавате добре получателя. Също по този начин нещо, което смятате за смешно, може да не е смешно за някой различен.
8. Хората от разнообразни култури приказват и пишат друго
Неправилното другарство може елементарно да възникне заради културни разлики, изключително в писмена форма, когато не можем да забележим езика на тялото си един на различен. Приспособете известието си към културния генезис на получателя.
Трябва да имате поради, че японци, араби или китайци ще желаят да ви опознаят добре преди да вършат бизнес с вас. Следователно може да е всекидневно бизнес сътрудниците от тези страни да бъдат по-лични в своите настоятелен документи. От друга страна, хората от Германия, Съединени американски щати и Скандинавските страни избират бързо да стигнат до въпроса.
9. Отговорете на имейла, даже в случай че той не е бил предопределен за вас
Трудно е да се отговори на всяко имейл известие, изпратено в миналото до вас, само че би трябвало да опитате. Може да отговорите и на имейл, който е бил изпратен инцидентно до вас, изключително в случай че изпращачът чака отговор. Това, че отговаряте, приказва, че притежавате добра бизнес нравственос.
Ако не знаете по какъв начин да отговорите на неверен имейл, ето една концепция: „ Знам, че сте доста заети, само че не мисля, че сте желали да ми изпратите този имейл. И желаех да ви уведомя, с цел да можете да го изпратите на верния човек ”.
10. Прочетете всяко известие
Грешките ви няма да останат незабелязани от получателите на вашия имейл. И според от получателя, може да бъдете порицани за това, че сте ги създали. Не разчитайте на инспекция на правописа. Прочетете и прочетете имейла няколко пъти на глас преди да го изпратите.
11. Напишете персонално имейл адреса на получателя
Дори когато отговаряте на известие, е добра защитна мярка да изтриете адреса на получателя и да го поставите единствено, когато сте сигурни, че известието е готово за изпращане.
12. Проверете два пъти дали сте избрали верния адресат
Бъдете деликатни, когато пишете име от адресната си книга в линията „ До “ в имейла. Лесно е да изберете неверно име, което може да бъде смущаващо за вас и за индивида, който получава имейла по простъпка.
13. Поддържайте класическите шрифтове в имейла
За бизнес преписка изберете типичен шрифтове и цветове. Основното предписание гласи, че вашите имейли би трябвало да бъдат лесни за четене от други хора. Като цяло е най-добре да употребявате шрифтове като Arial, Calibri или Times New Roman с размер 10 или 12. Що се отнася до цвета, черното е най-сигурният избор.
14. Поддържайте добър звук и бъдете учтиви
Тъй като шегите се губят в превода, от време на време е елементарно тонът ви да бъде свестен неправилно от отстрещната страна без сигналите, който бихте получили от тона на гласа и изражението на лицето ви. За да избегнете недоразумения, е добре да прочетете известието си на глас, преди да натиснете бутона за изпращане. Така ще изчистите от текста всичко, което ви звучи жестоко. И постоянно казвайте „ Моля “ и „ Благодаря “.
15. Нищо не е поверително, по тази причина внимавайте какво пишете
Винаги помнете, че всяко електронно известие оставя диря. Основното, с което би трябвало да свикнете, е че другите ще видят какво пишете. Така че не пишете нищо, което не бихте желали всички да прочетат. По-конкретно, нещо, което би било във ваш ущърб. В последна сметка имейлът е елементарен за предаване и е по-добре да бъдете внимателни, в сравнение с след това да съжалявате.
Източник: Business Insider
Редактор: Нели Тодорова
Американските служители прекарват почти по пет часа дневно, проверявайки работен и персонален имейл, демонстрира изследване от 2019 година, направено от Adobe. Докато работата става по-гъвкава, чиновниците ревизират входящите си кутии, до момента в който гледат телевизия, лежат в леглото, хранят се, а от време на време даже по време на шофиране, откри Adobe.
„ Много експерти към момента не знаят по какъв начин да употребяват имейлите по подобаващ метод. Поради огромния размер известия, които четем и пишем, може да сме по-склонни да вършим неуместни неточности и тези неточности могат да имат съществени последствия ”, споделя кариерният коуч Барбара Пахтер.
Тя обрисува основите на актуалния имейл етикет в книгата си „ Основите на бизнес етикета “. Business Insider извади най-съществените правила, които би трябвало да знае всеки, който постоянно праща работни известия по имейл.
1. Включете ясна тематика /относно/
Примерите за добра тематика включват „ Датата на среща е изменена “, „ Бърз въпрос по отношение на вашата презентация “ или „ Предложения за оферта “.
„ Хората постоянно вземат решение дали да отворят имейл въз основа на тематиката. Изберете тематика, която разрешава на читателите да схванат, че се справяте с техните проблеми или бизнес проблеми ”, изяснява Пахтер.
2. Използвайте професионален имейл адрес
Ако работите за компания, би трябвало да употребявате имейл адреса на вашата компания. Но в случай че употребявате персонален имейл акаунт, без значение дали сте независимо заети или просто го харесвате понякога за кореспонденции, свързани с работата, би трябвало да бъдете деликатни, когато избирате този адрес, споделя Пахтер.
Винаги би трябвало да имате имейл адрес, който предава вашето име, тъй че получателят да знае тъкмо кой изпраща имейла. Никога не използвайте имейл адреси, които не са подобаващи за потребление на работното място, като " babygirl @... " или " beerlover @... " - без значение какъв брой ги харесвате.
3. Помислете два пъти преди да натиснете бутона „ reply all “
Пренебрегването на имейлите може да бъде мъчно, защото доста служащи получават вести за нови известия на своите смарт телефони или се разсейват от изскачащите известия на екраните на техните компютри. Въздържайте се да натиснете „ отговори на всички “, в случай че в действителност не смятате, че всички в листата би трябвало да получат имейла.
4. Включете блок за автограф
Предоставяйте на читателя си малко информация за вас, предлага Пахтер. Като цяло това включва вашето цялостно име, име на компанията, длъжността, която изпълнявате, както и вашата информация за контакт, в това число телефонен номер. Използвайте същия шрифт, размер на шрифта и цвят като този в останалата част от имейла.
5. Използвайте професионални поздрави
Спокойният темперамент на нашите трудове не би трябвало да въздейства на поздравяването в имейл. Хей е доста неофициално поздравяване и по принцип не би трябвало да се употребява на работното място. И Йо също не е наред. Използвайте вместо това Здравейте, сътрудници! “, изяснява Пахтер. И поучава да не се редуцира името на някого. Кажете „ Здравей, Майкъл “, в случай че не сте сигурни, че избира да бъде именуван „ Майк “.
6. Използвайте удивителния знак умерено
Ако решите да употребявате изумителен знак, използвайте единствено един, с цел да предадете неспокойствие. Хората от време на време се увличат и слагат редица възклицателни в края на изреченията си. Резултатът може да наподобява прекомерно прочувствен или неузрял. Удивителните знаци би трябвало да се употребяват умерено в писмена форма.
7. Бъдете внимателни с хумора
Хуморът елементарно може да се изгуби в превода без точния звук или изражението на лицето. В професионален продан е по-добре да избягвате хумора от имейли, в случай че не познавате добре получателя. Също по този начин нещо, което смятате за смешно, може да не е смешно за някой различен.
8. Хората от разнообразни култури приказват и пишат друго
Неправилното другарство може елементарно да възникне заради културни разлики, изключително в писмена форма, когато не можем да забележим езика на тялото си един на различен. Приспособете известието си към културния генезис на получателя.
Трябва да имате поради, че японци, араби или китайци ще желаят да ви опознаят добре преди да вършат бизнес с вас. Следователно може да е всекидневно бизнес сътрудниците от тези страни да бъдат по-лични в своите настоятелен документи. От друга страна, хората от Германия, Съединени американски щати и Скандинавските страни избират бързо да стигнат до въпроса.
9. Отговорете на имейла, даже в случай че той не е бил предопределен за вас
Трудно е да се отговори на всяко имейл известие, изпратено в миналото до вас, само че би трябвало да опитате. Може да отговорите и на имейл, който е бил изпратен инцидентно до вас, изключително в случай че изпращачът чака отговор. Това, че отговаряте, приказва, че притежавате добра бизнес нравственос.
Ако не знаете по какъв начин да отговорите на неверен имейл, ето една концепция: „ Знам, че сте доста заети, само че не мисля, че сте желали да ми изпратите този имейл. И желаех да ви уведомя, с цел да можете да го изпратите на верния човек ”.
10. Прочетете всяко известие
Грешките ви няма да останат незабелязани от получателите на вашия имейл. И според от получателя, може да бъдете порицани за това, че сте ги създали. Не разчитайте на инспекция на правописа. Прочетете и прочетете имейла няколко пъти на глас преди да го изпратите.
11. Напишете персонално имейл адреса на получателя
Дори когато отговаряте на известие, е добра защитна мярка да изтриете адреса на получателя и да го поставите единствено, когато сте сигурни, че известието е готово за изпращане.
12. Проверете два пъти дали сте избрали верния адресат
Бъдете деликатни, когато пишете име от адресната си книга в линията „ До “ в имейла. Лесно е да изберете неверно име, което може да бъде смущаващо за вас и за индивида, който получава имейла по простъпка.
13. Поддържайте класическите шрифтове в имейла
За бизнес преписка изберете типичен шрифтове и цветове. Основното предписание гласи, че вашите имейли би трябвало да бъдат лесни за четене от други хора. Като цяло е най-добре да употребявате шрифтове като Arial, Calibri или Times New Roman с размер 10 или 12. Що се отнася до цвета, черното е най-сигурният избор.
14. Поддържайте добър звук и бъдете учтиви
Тъй като шегите се губят в превода, от време на време е елементарно тонът ви да бъде свестен неправилно от отстрещната страна без сигналите, който бихте получили от тона на гласа и изражението на лицето ви. За да избегнете недоразумения, е добре да прочетете известието си на глас, преди да натиснете бутона за изпращане. Така ще изчистите от текста всичко, което ви звучи жестоко. И постоянно казвайте „ Моля “ и „ Благодаря “.
15. Нищо не е поверително, по тази причина внимавайте какво пишете
Винаги помнете, че всяко електронно известие оставя диря. Основното, с което би трябвало да свикнете, е че другите ще видят какво пишете. Така че не пишете нищо, което не бихте желали всички да прочетат. По-конкретно, нещо, което би било във ваш ущърб. В последна сметка имейлът е елементарен за предаване и е по-добре да бъдете внимателни, в сравнение с след това да съжалявате.
Източник: Business Insider
Редактор: Нели Тодорова
Източник: manager.bg
КОМЕНТАРИ