Google Drive е фантастична услуга за съхраняване и споделяне на

Гугъл Drive е фантастична услуга за запазване и шерване на файлове, само че намирането на нужния файл от време на време може да бъде същинско предизвикателство, изключително в случай че не помните името му. За благополучие, има по-интелигентни способи за търсене, пречистване и навигация в Drive, тъй че да можете да намерите тъкмо това, което търсите – и то бързо.

7. Филтрирайте файловете по вид, с цел да намерите по-бързо това, което ви би трябвало

PDF файлове, документи, таблици – намерете ги с един клик.

Един елементарен, само че ефикасен метод за ограничение на резултатите от търсенето в Гугъл Диск е да търсите по вида на файла. Вместо да прелиствате дългия лист с резултати, можете да накарате Гугъл Drive да се концентрира върху типа на файла, който в действителност търсите.

Гугъл Drive ви разрешава да филтрирате по документи, електронни таблици, презентации, PDF файлове, изображения, видеоклипове и даже папки. Така да вземем за пример, в случай че знаете, че докладът, който ви би трябвало, е PDF, използвайте падащото меню Type (Тип) преди или откакто въведете търсенето си и изберете PDF.

Това ще понижи резултатите ви единствено до съответните файлове. Това е елементарен трик, само че може да ви спести доста време, изключително в случай че вашият Диск от години е претъпкан с документи, остарели планове и инцидентни изтегляния.

6. Намиране на файловете по притежателя или датата на последната смяна

Търсене на файловете по дати, а не по памет.

Понякога филтрирането единствено по вид файл не е задоволително, изключително когато в Гугъл Drive има голям брой сходни файлове. Тогава търсенето по консуматор или по дата на последната смяна може да се окаже потребно.

Ако си спомняте кой е основал или споделил файла, падащото меню People (Хора) е най-хубавият ви другар. Въведете името на лицето, поставете курсора на мишката върху него и изберете от варианти като All (Всички), Owner (Собственик), Creator (Създател), Shared by (Споделено от) или Shared with (Споделено с). Това ще стесни резултатите до файловете, свързани с съответното лице, и ще ви улесни доста в издирването на това, което ви би трябвало.

Друг мощен метод за понижаване на нерелевантните резултати е посредством пречистване на файловете въз основа на датата на последната им смяна. Можете да търсите файлове, редактирани през последните 7 дни, 30 дни, избрана година или даже да зададете потребителски диапазон от дати. Това е идеално за случаите, когато почти си спомняте по кое време за финален път сте работили по файла, само че не можете да си спомните заглавието.

5. Търсене във файловете, с цел да намерите тъкмо това, което търсите

Отвъд имената на файловете.

Дори когато имате проблеми със запомнянето на името на даден файл, евентуално ще запомните думата или фразата, която той съдържа. Добрата вест е, че лентата за търсене на Гугъл Drive може да ви помогне да намерите файла въз основа на нея. Тя може да сканира наличието на вашите документи, електронни таблици и презентации, с цел да открие думите или фразите, които си спомняте.

Така да вземем за пример, в случай че знаете, че в даден отчет се загатват прогнозите за продажбите през третото тримесечие, можете да въведете тази фраза в лентата за търсене. Гугъл Drive ще изведе всеки файл, който съдържа тези думи. Този способ работи за всички типове текстови файлове, в това число Гугъл Docs, Sheets, Slides, PDF и други.

Можете да комбинирате този способ с другите филтри, като да вземем за пример вид на файла, консуматор или дата на последна смяна. Изведнъж намирането на неуловимия файл към този момент не наподобява на търсене на игла в купа сено, а на прелистване на вярната страница в добре проведена директория.

4. Усвояване на инструментите за разширено търсене в Гугъл Drive

Разширеното търсене не е ужасно, а доста потребно.

В множеството случаи главните филтри за търсене са задоволителни, с цел да намерите това, което търсите. Но когато това не е по този начин, разширеното търсене в Гугъл Drive ви оказва помощ. Кликнете върху иконката Advanced Search (Разширено търсене) до лентата за търсене и ще можете да комбинирате всички филтри на едно място.

От това меню можете да стесните търсенето си по вид файл, притежател, местонахождение, дата на смяна и даже по основни думи във файловете. Това е идеално за обстановки, в които си спомняте някои детайлности за даден файл, само че не и точното му име.

Разширеното търсене предлага и по-специализирани варианти, като да вземем за пример одобрявания, електронни подписи и следващи дейности, които са изключително потребни, в случай че вашият Диск е цялостен със взаимни планове. Колкото повече детайлности добавите, толкоз по-бързо ще намерите това, което търсите.

3. Използвайте операторите за търсене

Превърнете основните думи в суперсили за търсене.

Подобно на Gmail, Гугъл Drive също поддържа булеви оператори. Ако предпочитате да не кликате върху менютата, можете да въведете съответни основни думи в лентата за търсене, с цел да получите доста точни резултати.

Така да вземем за пример type:pdf ще покаже единствено PDF файловете, а owner:me ще ограничи резултатите до файловете, които притежавате. Ако сте запомнили нещо от заглавието, използвайте title:, последвано от вашата основна дума. Можете също по този начин да търсите по думи вътре във файла с оператора content:. Истинското чудо се случва, когато комбинирате тези оператори, да вземем за пример type:docx owner:me content:routine, с цел да намерите основаните от вас Word документи, съдържащи думата „ routine “.

Това са единствено няколко образеца. Има още доста оператори за търсене, изброени в помощната страница на Гугъл Drive. Може би ще ви е нужна малко процедура, с цел да се справите с тях, само че откакто го извършите, намирането на точния файл, от който се нуждаете, ще лишава доста по-малко време.

2. Достъп до файловете посредством досиетата Recent и Starred

Вашият директен път до най-често употребяваните файлове.

Понякога най-бързият метод за намиране на даден файл не е търсенето изобщо. Папките Recent (Последни) и Starred (Със звезди) са лесни за занемаряване, само че могат да ви спестят доста време.

Папката Recent (Последни) на Гугъл Drive съдържа лист с най-скоро отворените или редактирани от вас файлове, което я прави идеална за случаите, когато работите по нови планове и не можете да си спомните точното име на даден файл.

Кликнете върху раздела Recent (Последни) от левия панел и ще видите последователен лист с файловете, до които сте имали достъп през днешния ден, през вчерашния ден, по-рано тази седмица или даже по-рано този месец. Можете също по този начин да прецизирате листата, като употребявате падащото меню, с цел да филтрирате по вид файл, притежател или дата на смяна, което ви оказва помощ да се ориентирате още по-бързо.

Друга комфортна функционалност е досието със звезди. Ако има файлове, от които постоянно се нуждаете – да вземем за пример месечен доклад, екипна презентация или справочен документ – можете да ги отбележите със звезда за по-лесен достъп. Освен това, несъмнено, можете да създавате папки и да употребявате цветово шифроване, с цел да поддържате организираността на файловете в Гугъл Drive.

1. Търсете непосредствено от адресната лента на своя браузър

Пропуснете спомагателните кликвания.

Не постоянно е належащо да отваряте Гугъл Drive, с цел да започнете търсене. Повечето браузъри ви дават опция да търсите в Диска непосредствено от адресната лента. По този метод можете да отворите нов таб, да въведете @Drive, последвано от името на файла или основната дума в адресната лента, и да преминете напряко към резултатите.

В Chrome можете да настроите това, като отидете в Settings (Настройки) > Search engine (Търсачка) > Manage search engine and site search (Управление на търсачката и търсенето в сайта). В раздела Търсене в уеб страницата кликнете върху Add (Добавяне). Въведете Гугъл Drive като име на търсачката, @Drive като директен път и поставете следния адрес в полето за URL.

Накрая кликнете върху Save (Запази) и сте подготвени за неотложно търсене. Този трик работи и в Edge и в множеството други браузъри. Можете даже да извършите Гугъл Drive търсачка по дифолт, в случай че не желаете да въвеждате @Drive всякога. Използването на адресната лента на браузъра за търсене в Drive е грациозен трик, който може да ви помогне да спестите голям брой спомагателни стъпки.

Откриването на файлове в претъпкания Гугъл Drive не постоянно е ужасно. След като се запознаете с горепосочените трикове, филтри, оператори за търсене и принадлежности за разширено търсене, би трябвало да можете да откриете това, което ви би трябвало, за броени секунди.

Ключът е в това да знаете кой инструмент да употребявате в съответната обстановка. Понякога може да е задоволителен елементарен филтър, до момента в който различен път разширеното търсене или операторите ще ви спестят скъпо време. Колкото повече употребявате тези хакове в Гугъл Диск, толкоз по-лесно ще става търсенето с течение на времето.