Три правила, с които ще изчистите досадата от работните срещи
Едно от най-често срещаните недоволства на работното място през днешния ден е, че графиците на постоянно са толкоз натоварени със срещи, че те нямат време да правят действителната си работа. В изследване от 2017 година 71% от интервюирани висши мениджъри споделят, че множеството срещи са непродуктивни и неефективни, а 65% са се оплакали, че те са попречили на осъществяването на дилемите им. От 2020 година насам казусът се задълбочи. Изследванията демонстрират, че с повишаването на отдалечената работа чиновниците прекарват повече време в срещи и работният ден се удължава с повече от 45 минути.
Това е излишно и положителната вест е, че няма причина вашият екип да бъде подлаган на сходно изтезание. Знам това от опит. Управлението на компания за 4 милиарда $ със чиновници по целия свят ме принуди да премисля метода си към и предизвиквам нашите водачи да вършат същото. Като гарантирахме, че всеки екип има целеустремен метод към срещите, ние увеличихме продуктивността и повишихме мотивацията. Ето няколко тактики, които ще оказват помощ да подобрите резултата от срещите:
Никога не планирайте срещи една след друга
В предишното съвсем постоянно насрочвах срещи една след друга, мислейки, че по този начин ще свърша повече работа. Този метод обаче по този начин и не ми донесе някакви изгоди. В съвсем всички случаи закъснявах за втората среща и няма време да си повеждам бележки от първото заседание или да се приготвя за идващото.
Когато започнах да деля срещите с 15-минутни буфери, усетих, че нещо се трансформира, и то с добра причина. Правенето на почивки сред срещите разрешава на мозъка да се рестартира и вследствие на това стресът се разсейва. Това е облага и за бизнеса, защото проучванията демонстрират, че когато човек е по-спокоен неговото показване се усъвършенства.
Ефектът несъмнено беше подобен и при мен. Имах потребност от тези 15 минути, с цел да обработя новата информация, да дам противоположна връзка, в случай че е належащо, и да се приготвя за идната среща. Отделянето на време за рестартиране и водене на бележки в действителност промени живота ми и гледната ми точка.
Опитайте да отделите съответна част от деня за срещите
Аз персонално пробва да върша всичките си срещи преди обяд. След това имам различен интервал от деня, в който мога да се концентрирам единствено върху работата и нищо друго. Лично за мен е в действителност мъчно да превключвам от една задача към друга, тъй че отделянето на избрани времеви слотове за съответни действия е доста значимо. Дори дребните спирания могат да окажат огромно въздействие върху деня ми, като аз не съм единствения човек, който има сходен проблем. Според едно изследване хората, които постоянно са изправени пред разнообразни спирания в работата, оповестяват, че се усещат по-стресирани и разочаровани.
Ограничете продължителността на срещите до 30 минути
Може да ви се желае да насрочите едночасова среща, изключително в случай че смятате, че екипът ви има доста тематики за обсъждане. Не го правете.
Вместо това, насрочете 30-минутна среща и се възползвайте оптимално от времето, което сте отделили за нея, като авансово зададете дневен ред, изпратите материали, с които да се срещнат останалите и ограничите броя на присъстващите. Известеният специалист по екипна динамичност Джей Ричард Хакман споделя, че идеалният размер на работната група е към шест души. Кондензирането на листата с участници подсигурява, че групата ще се концентрира върху заложената тематика и ще употребява по допустимо най-хубав метод времето, което прекарва дружно.
В редките случаи, когато 30 минути не са задоволително време за разглеждане на дневния ред, пробвайте да разбиете задачите си на по-малки елементи. Ще откриете, че множеството срещи, които изискват повече от 30 минути, обгръщат разнообразни цели, които би трябвало да се обсъдят настрана. Ако се опитате да съберете прекалено много хрумвания в една среща, губите фокус и успеваемост.
……………
Зеб Евънс , създател и основен изпълнителен шеф на платформата за работливост ClickUp, за
Превод и редакция: Георги Георгиев
Това е излишно и положителната вест е, че няма причина вашият екип да бъде подлаган на сходно изтезание. Знам това от опит. Управлението на компания за 4 милиарда $ със чиновници по целия свят ме принуди да премисля метода си към и предизвиквам нашите водачи да вършат същото. Като гарантирахме, че всеки екип има целеустремен метод към срещите, ние увеличихме продуктивността и повишихме мотивацията. Ето няколко тактики, които ще оказват помощ да подобрите резултата от срещите:
Никога не планирайте срещи една след друга
В предишното съвсем постоянно насрочвах срещи една след друга, мислейки, че по този начин ще свърша повече работа. Този метод обаче по този начин и не ми донесе някакви изгоди. В съвсем всички случаи закъснявах за втората среща и няма време да си повеждам бележки от първото заседание или да се приготвя за идващото.
Когато започнах да деля срещите с 15-минутни буфери, усетих, че нещо се трансформира, и то с добра причина. Правенето на почивки сред срещите разрешава на мозъка да се рестартира и вследствие на това стресът се разсейва. Това е облага и за бизнеса, защото проучванията демонстрират, че когато човек е по-спокоен неговото показване се усъвършенства.
Ефектът несъмнено беше подобен и при мен. Имах потребност от тези 15 минути, с цел да обработя новата информация, да дам противоположна връзка, в случай че е належащо, и да се приготвя за идната среща. Отделянето на време за рестартиране и водене на бележки в действителност промени живота ми и гледната ми точка.
Опитайте да отделите съответна част от деня за срещите
Аз персонално пробва да върша всичките си срещи преди обяд. След това имам различен интервал от деня, в който мога да се концентрирам единствено върху работата и нищо друго. Лично за мен е в действителност мъчно да превключвам от една задача към друга, тъй че отделянето на избрани времеви слотове за съответни действия е доста значимо. Дори дребните спирания могат да окажат огромно въздействие върху деня ми, като аз не съм единствения човек, който има сходен проблем. Според едно изследване хората, които постоянно са изправени пред разнообразни спирания в работата, оповестяват, че се усещат по-стресирани и разочаровани.
Ограничете продължителността на срещите до 30 минути
Може да ви се желае да насрочите едночасова среща, изключително в случай че смятате, че екипът ви има доста тематики за обсъждане. Не го правете.
Вместо това, насрочете 30-минутна среща и се възползвайте оптимално от времето, което сте отделили за нея, като авансово зададете дневен ред, изпратите материали, с които да се срещнат останалите и ограничите броя на присъстващите. Известеният специалист по екипна динамичност Джей Ричард Хакман споделя, че идеалният размер на работната група е към шест души. Кондензирането на листата с участници подсигурява, че групата ще се концентрира върху заложената тематика и ще употребява по допустимо най-хубав метод времето, което прекарва дружно.
В редките случаи, когато 30 минути не са задоволително време за разглеждане на дневния ред, пробвайте да разбиете задачите си на по-малки елементи. Ще откриете, че множеството срещи, които изискват повече от 30 минути, обгръщат разнообразни цели, които би трябвало да се обсъдят настрана. Ако се опитате да съберете прекалено много хрумвания в една среща, губите фокус и успеваемост.
……………
Зеб Евънс , създател и основен изпълнителен шеф на платформата за работливост ClickUp, за
Превод и редакция: Георги Георгиев
Източник: manager.bg
КОМЕНТАРИ