Управление на документни процеси за напреднали
Документните решения на Konica Minolta са ключ към цифровата промяна на бизнеса
Една от характерностите на нашата ера са непрестанно възходящите размери от данни. При това огромна част от информацията в фирмите е на хартия и може мъчно да бъде претърсвана и употребена. Това затруднява работата и се трансформира в предизвикателство за фирмите, които желаят да подобрят обслужването на своите клиенти и да покачат своята конкурентоспособност. Затова актуалният бизнес има потребност от дейно ръководство на документните си процеси.
Експертни решения
Най-доброто решение на този проблем са професионалните услуги на компания като Konica Minolta, която има сериозен опит и специализация в тази сфера. Японският софтуерен колос има необятно портфолио от цялостни решения за ръководство на документи и обезпечава консултантски услуги за усъвършенстване на работните процеси. Тези решения са лесни за персонализиране, съобразени са със характерните потребности на съответния бизнес и са изцяло интегрирани с многофункционалните печатни системи на Konica Minolta. Компанията предлага решения за всеки стадий от процеса на обработка на документите, започвайки от сканиране, подредба и добиване на данни, през автоматизирани работни процеси с опция за ръководство на версиите, до архивиране и търсене на информация от разнообразни източници.
От хартията към цифровата информация
Всичко стартира с извличането и дигитализирането на информацията, с цел да може тя да бъде класифицирана и събрана на едно място. Поради своя богат опит с ръководството на информация Konica Minolta е в идеална позиция да обезпечи сполучлив преход от хартията към цифровия свят. Многофункционалните устройства на компанията в композиция с интелигентните софтуерни решения обезпечават бързо, елементарно и дейно конвертиране на хартиени документи в цифров формат. При това тяхната подредба се прави още при първичната фаза на сканиране, което разрешава да бъдат сортирани съгласно типа си и изпращани за по-нататъшна обработка. Резултатът е дейно усъвършенстване и ускорение на работата с документи през цялото време на документния развой.
Интелигентна подредба
Следващият стадий в решенията за ръководство на документи на Konica Minolta е софтуерът за оптично различаване на знаци (OCR), който тъкмо и интелигентно извлича данните от сканираните документи, като по този метод изцяло отстрани ръчните процеси за въвеждане на данни. Решенията са мащабируеми, което значи, че може да бъдат обработвани всевъзможни размери документи с автоматизирана подредба, подбиране и добиване на данни към външни приложения. OCR инструментите на Konica Minolta разрешават изборно добиване на данни от всевъзможни видове документи, в това число социологически изследвания, форми, фактури, касови бележки, поръчки за покупка, контракти, съглашения, писма и така нататък
Системата автоматизирано разделя и групира документите според избрани правила. С помощта на авансово дефинирани интелигентни шаблони приложението точно разпознава другите типове сканирани документи и дефинира коя информация би трябвало да бъде записана в корпоративните ERP, DMS, ECM системи, във външни приложения или непосредствено в базата данни.
Автоматизация на процесите
С решенията на Konica Minolta бизнес потребителите могат да автоматизират всички типове документни процеси. Те са основани на Microsoft SharePoint и разполагат с подсъзнателен уеб интерфейс. При това потребителите имат непрестанен достъп до нужната им информация, в това число през мобилните си устройства. Системата разполага с модул за графично моделиране на бизнес процесите и включва правене на доклади и надзор на версиите. В последна сметка автоматизацията на бизнес процесите и оптимизацията на документните процеси доста усъвършенстват успеваемостта на цялата организация.
Сигурен и комфортен списък
Ключова стъпка е архивирането на цялата информация на компанията в дигитален тип. Според разнообразни изследвания фирмите съхраняват огромна част от своята бизнес информация на книжен притежател. Това постоянно се трансформира в огромно предизвикателство, като най-сериозните проблеми са сигурността на информацията и навременният достъп до нужните документи. Решението на Konica Minolta дава отговор на това предизвикателство, като основава електронен документен списък. Той обезпечава по едно и също време надеждно предпазване на документите, както и бърз достъп до корпоративната информация посредством уеб основан интерфейс. Достъп до информацията имат единствено упълномощени лица, което подсигурява сигурността и конфиденциалността на данните. Освен това електронният списък разрешава едновременна работа на няколко консуматори върху един документ, както и следене на всички направени корекции и модификации. Крайният резултат от всичко това е доста по-ефективна организация на работата с документи, надлежно по-кратко време за обслужване на клиенти и нараснала конкурентоспособност на компанията.
Лесни за търсене (и намиране) данни
Най-голямото преимущество на цифровия списък обаче е, че информацията е индексирана и може да бъде претърсвана с лекотата, с която използваме търсачките на Гугъл. Факт е, че при голямото количество информация, съхранявана в фирмите, чиновниците прекарват от ден на ден време, с цел да открият съответни данни или документ в процеса на работа. Това време е скъпо и непосредствено лишава от конкурентоспособността на фирмите. Решенията на Konica Minolta позволяват този проблем, като обезпечават бърз и елементарен достъп на чиновниците до всички нужни корпоративни данни, без да е належащо да се превключват потребителски интерфейси и приложения. Те се основават на правилото на едно приложение с една точка за достъп до всички налични файлове. Според правата си на достъп потребителят може да претърсва всички индексирани данни във вътрешната корпоративна мрежа, в това число в наличието на документите.
По-малко административна работа, по-добър бизнес
В последна сметка документните решения на Konica Minolta могат безусловно да преобразят всекидневната активност на една компания. Един от многочислените вероятни образци е ръководството на входящи фактури. Добре знае се, че ръчната работа с фактури е трудоемка и скъпа, лишава доста време и не минава без допускане на неточности. Системата за ръководство на входящи фактури отстранява този проблем, като обезпечава автоматизирано различаване на текст и конвертиране в кадърен за редактиране и претършуване дигитален формат. От момента, в който фактурата бъде въведена, системата автоматизирано следи за осъществяване на периодите от всички виновни лица за заплащане на фактурите. Целият развой обезпечава надзор и нагледност на всеки стадий - от въвеждане на данните на контрагента, през утвърждение на разноските и следене на периодите за заплащане, до пълнотекстово търсене и инспекция на положението на всяка една фактура.
Изрядна документи без старания
Друг сладкодумен образец за изгодата от документните решения на Konica Minolta е ръководството на молби за отпуск. Планирането на отпуските в една компания постоянно е съпроводено с затруднения. Например хартиените формуляри постоянно се губят, а при регистрирането на отсъствията в разнообразни отдели пораждат проблеми със заместването. Решението на Konica Minolta разрешава целият развой да бъде проследен и следен през всички равнища на административно обслужване и утвърждение. Системата автоматизирано разпределя заместването, обръща внимание на управлението при спорове в графиците и молбите и автоматизирано придвижва данните към отдел " Човешки запаси ". Наличен е и централен календар на отсъствията, който дава бърз и комфортен обзор на графика на отсъстващите чиновници.
Повече информация за решенията на Konica Minolta в ръководството на документи може да откриете на адрес www.companyprocess.info.
Една от характерностите на нашата ера са непрестанно възходящите размери от данни. При това огромна част от информацията в фирмите е на хартия и може мъчно да бъде претърсвана и употребена. Това затруднява работата и се трансформира в предизвикателство за фирмите, които желаят да подобрят обслужването на своите клиенти и да покачат своята конкурентоспособност. Затова актуалният бизнес има потребност от дейно ръководство на документните си процеси.
Експертни решения
Най-доброто решение на този проблем са професионалните услуги на компания като Konica Minolta, която има сериозен опит и специализация в тази сфера. Японският софтуерен колос има необятно портфолио от цялостни решения за ръководство на документи и обезпечава консултантски услуги за усъвършенстване на работните процеси. Тези решения са лесни за персонализиране, съобразени са със характерните потребности на съответния бизнес и са изцяло интегрирани с многофункционалните печатни системи на Konica Minolta. Компанията предлага решения за всеки стадий от процеса на обработка на документите, започвайки от сканиране, подредба и добиване на данни, през автоматизирани работни процеси с опция за ръководство на версиите, до архивиране и търсене на информация от разнообразни източници.
От хартията към цифровата информация
Всичко стартира с извличането и дигитализирането на информацията, с цел да може тя да бъде класифицирана и събрана на едно място. Поради своя богат опит с ръководството на информация Konica Minolta е в идеална позиция да обезпечи сполучлив преход от хартията към цифровия свят. Многофункционалните устройства на компанията в композиция с интелигентните софтуерни решения обезпечават бързо, елементарно и дейно конвертиране на хартиени документи в цифров формат. При това тяхната подредба се прави още при първичната фаза на сканиране, което разрешава да бъдат сортирани съгласно типа си и изпращани за по-нататъшна обработка. Резултатът е дейно усъвършенстване и ускорение на работата с документи през цялото време на документния развой.
Интелигентна подредба
Следващият стадий в решенията за ръководство на документи на Konica Minolta е софтуерът за оптично различаване на знаци (OCR), който тъкмо и интелигентно извлича данните от сканираните документи, като по този метод изцяло отстрани ръчните процеси за въвеждане на данни. Решенията са мащабируеми, което значи, че може да бъдат обработвани всевъзможни размери документи с автоматизирана подредба, подбиране и добиване на данни към външни приложения. OCR инструментите на Konica Minolta разрешават изборно добиване на данни от всевъзможни видове документи, в това число социологически изследвания, форми, фактури, касови бележки, поръчки за покупка, контракти, съглашения, писма и така нататък
Системата автоматизирано разделя и групира документите според избрани правила. С помощта на авансово дефинирани интелигентни шаблони приложението точно разпознава другите типове сканирани документи и дефинира коя информация би трябвало да бъде записана в корпоративните ERP, DMS, ECM системи, във външни приложения или непосредствено в базата данни.
Автоматизация на процесите
С решенията на Konica Minolta бизнес потребителите могат да автоматизират всички типове документни процеси. Те са основани на Microsoft SharePoint и разполагат с подсъзнателен уеб интерфейс. При това потребителите имат непрестанен достъп до нужната им информация, в това число през мобилните си устройства. Системата разполага с модул за графично моделиране на бизнес процесите и включва правене на доклади и надзор на версиите. В последна сметка автоматизацията на бизнес процесите и оптимизацията на документните процеси доста усъвършенстват успеваемостта на цялата организация.
Сигурен и комфортен списък
Ключова стъпка е архивирането на цялата информация на компанията в дигитален тип. Според разнообразни изследвания фирмите съхраняват огромна част от своята бизнес информация на книжен притежател. Това постоянно се трансформира в огромно предизвикателство, като най-сериозните проблеми са сигурността на информацията и навременният достъп до нужните документи. Решението на Konica Minolta дава отговор на това предизвикателство, като основава електронен документен списък. Той обезпечава по едно и също време надеждно предпазване на документите, както и бърз достъп до корпоративната информация посредством уеб основан интерфейс. Достъп до информацията имат единствено упълномощени лица, което подсигурява сигурността и конфиденциалността на данните. Освен това електронният списък разрешава едновременна работа на няколко консуматори върху един документ, както и следене на всички направени корекции и модификации. Крайният резултат от всичко това е доста по-ефективна организация на работата с документи, надлежно по-кратко време за обслужване на клиенти и нараснала конкурентоспособност на компанията.
Лесни за търсене (и намиране) данни
Най-голямото преимущество на цифровия списък обаче е, че информацията е индексирана и може да бъде претърсвана с лекотата, с която използваме търсачките на Гугъл. Факт е, че при голямото количество информация, съхранявана в фирмите, чиновниците прекарват от ден на ден време, с цел да открият съответни данни или документ в процеса на работа. Това време е скъпо и непосредствено лишава от конкурентоспособността на фирмите. Решенията на Konica Minolta позволяват този проблем, като обезпечават бърз и елементарен достъп на чиновниците до всички нужни корпоративни данни, без да е належащо да се превключват потребителски интерфейси и приложения. Те се основават на правилото на едно приложение с една точка за достъп до всички налични файлове. Според правата си на достъп потребителят може да претърсва всички индексирани данни във вътрешната корпоративна мрежа, в това число в наличието на документите.
По-малко административна работа, по-добър бизнес
В последна сметка документните решения на Konica Minolta могат безусловно да преобразят всекидневната активност на една компания. Един от многочислените вероятни образци е ръководството на входящи фактури. Добре знае се, че ръчната работа с фактури е трудоемка и скъпа, лишава доста време и не минава без допускане на неточности. Системата за ръководство на входящи фактури отстранява този проблем, като обезпечава автоматизирано различаване на текст и конвертиране в кадърен за редактиране и претършуване дигитален формат. От момента, в който фактурата бъде въведена, системата автоматизирано следи за осъществяване на периодите от всички виновни лица за заплащане на фактурите. Целият развой обезпечава надзор и нагледност на всеки стадий - от въвеждане на данните на контрагента, през утвърждение на разноските и следене на периодите за заплащане, до пълнотекстово търсене и инспекция на положението на всяка една фактура.
Изрядна документи без старания
Друг сладкодумен образец за изгодата от документните решения на Konica Minolta е ръководството на молби за отпуск. Планирането на отпуските в една компания постоянно е съпроводено с затруднения. Например хартиените формуляри постоянно се губят, а при регистрирането на отсъствията в разнообразни отдели пораждат проблеми със заместването. Решението на Konica Minolta разрешава целият развой да бъде проследен и следен през всички равнища на административно обслужване и утвърждение. Системата автоматизирано разпределя заместването, обръща внимание на управлението при спорове в графиците и молбите и автоматизирано придвижва данните към отдел " Човешки запаси ". Наличен е и централен календар на отсъствията, който дава бърз и комфортен обзор на графика на отсъстващите чиновници.
Повече информация за решенията на Konica Minolta в ръководството на документи може да откриете на адрес www.companyprocess.info.
Източник: manager.bg
КОМЕНТАРИ