Безплатното пространство за съхранение от 15 GB в Gmail звучи

Безплатното пространство за предпазване от 15 GB в Gmail звучи обилно, до момента в който не се появи ужасяващото уведомление „ Storage full “ (паметта е пълна). Месеци наред отлагах да се оправя с претъпканата си пощенска кутия, като допусках, че това ще отнеме много време за досадно подбиране. Но когато най-сетне седнах да се заема с това, открих, че почистването на хранилището ми в Gmail е доста по-лесно, в сравнение с чаках.

Трикът не се състои в това да прекарвате часове наред върху това. Вместо това първо се концентрирах върху намирането на най-големите потребители на място в хранилището. Възстанових доста пространство за предпазване, без да изгубвам нищо значимо, като се насочих към съответни области. А в случай че желаете да предотвратите повторното запълване на пощенската си кутия, потреблението на имейл псевдоними за пречистване на спама може да ви помогне да държите нещата под надзор.

Ето по какъв начин открих какво в действителност заема място

Това в действителност не са текстовите имейли, а огромните прикачени към тях файлове.

Безсмисленото заличаване на имейли е загуба на време. В Gmail не е ясно кои тъкмо известия заемат мястото ви за предпазване, тъй че имах потребност от метод първо да разпознавам най-големите виновници. Първото ми умозаключение беше, че самият брой имейли не е главният проблем. Едно текстово известие е малко – мери се в килобайти. Така че не ставаше въпрос за реализиране на „ нулева входяща кутия “. Истината се оказа целенасоченото търсене на най-големите файлове, които задръстваха квотата ми от 15 GB.

Първата ми стъпка беше личният управител за предпазване на Гугъл. Това е най-лесният метод да се получи обзор на високо равнище. Можете да го намерите, като кликнете върху изображението на профила си в Гугъл в горния десен ъгъл на входящата си поща в Gmail. След това кликнете върху иконката на облака. Това отваря таблото за ръководство на съхранението Гугъл One, което разпределя потреблението по Gmail, Гугъл Drive и Гугъл Photos. По този метод се удостовери, че Gmail е най-големият ми извършител. След като кликнете върху Clean up space (Почистване на пространството), инструментът извежда на показ и категорията „ Large items “ (Големи елементи), която е чудесно място за постигането на бърза победа – открих файлове, които не бях виждал от години.

Използвах операторите за разширено търсене на Gmail, с цел да освободя място

Операторите за търсене ви разрешават да се насочите към големи имейли за секунди.

Докато мениджърът за предпазване е подобаващ за бърз обзор, операторите за разширено търсене в Gmail са по-удобни. Именно тук открих по-голямата част от пропиляното пространство.

Въведете has:attachment larger:10M в лентата за търсене, с цел да намерите всички имейли с атачмънти с размер над 10 МВ. Той филтрира цялата ви входяща поща – даже архивираната поща. Можете да коригирате това число – пробвайте с 5М, 15М или даже 25М според от това какво търсите. Така незабавно ще откриете огромните писма, които изразходват вашата квота.

Прегледах този лист, изтеглих няколкото значими файла на локалния си корав диск, след което натиснах Delete.

Също по този начин комбинирах някои оператори. Използването на older_than:5y has:attachment открива всеки имейл с атачмънт, който е на повече от пет години. Това улесни всеобщото заличаване на античната история, без да се опасявам.

Възприех тактика за понижаване на броя на бюлетините и известията

Отписах се от всичко, което не бях прочел.

Информационните бюлетини и автоматизираните вести се натрупват по-бързо от всичко друго в Gmail. През годините се абонирах за десетки услуги и множеството от тях на този стадий просто се оказаха непотребни.

Тъй като съм персонализирал пощенската си кутия в Gmail и съм задействал разделите, използвах функционалността за търсене на Gmail, с цел да изтрия цели категории едновременно. Напишете category:promotions в лентата за търсене, с цел да изведете всички промоционални имейли в пощенската си кутия. Изберете всички забележими известия, след което кликнете върху линка Select all conversations that match this search (Изберете всички диалози, които дават отговор на това търсене). Това ви дава опция да изберете хиляди имейли едновременно, вместо 50 или 100, които се появяват на екрана. Натиснете Delete (Изтрий) и те ще изчезнат.

Select all conversations that match this search (Изберете всички диалози, които дават отговор на това търсене) се появява единствено в случай че сте избрали подбиране по Most recent (Най-нови) вместо Most relevant (Най-релевантни).

Същият метод работи и за другите категории:

Въведете category:updates, с цел да намерите вести от приложения, потвърждения за доставка и актуализации на сметки. Въведете category:social, с цел да видите вести от Фейсбук, известия от LinkedIn и сходни вести от обществени медии. Въведете from:newsletter-domain.com, в случай че желаете да се насочите към съответни изпращачи.

Използвах и търсенето is:unread older_than:6m, с цел да намеря имейли, които не бях отварял през последните шест месеца. Ако до момента не бях се занимавал да ги прочета, нямаше да го направя и отсега нататък.

Истинската икономисване на време беше отписването, до момента в който работех. По-лесно е да се отпишете от безполезните осведомителни бюлетини в Gmail благодарение на страницата Manage subscriptions (Управление на абонаментите) в лявата странична лента. Gmail също по този начин демонстрира линка Unsubscribe (Отписване) в горната част на промоционалните имейли. Кликването върху него значи по-малко имейли, които запушват пощенската ви кутия. Ако този линк не се появи, превъртете до края на имейла – множеството бюлетини включват алтернатива за отписване в долната част, само че аз избирам линка „ Отписване “ на Gmail, вместо да употребявам линка в долната част.

Това нападателно разчистване изтри десетки хиляди известия със напълно малко старания. Ако предпочитате по-автоматизиран метод, принадлежности на трети страни като Clean Email могат да улеснят процеса. Той предлага функционалности като всеобщо отписване, интелигентни филтри и планувани почиствания, с цел да поддържате пощенската си кутия проведена без ръчна интервенция.

Изхвърлих боклука, с цел да освободя място

Изпразнете досиетата „ Кошче “ и „ Спам “, с цел да освободите място.

Изтриването на имейли не освобождава неотложно пространството за предпазване – просто ги реалокира в кошчето, където остават за 30 дни. Отворих досието „ Кошче “ и кликнах върху Empty Trash now (Изпразни кошчето сега), с цел да изтрия всичко вечно. Направих същото и с досието „ Спам “. Няколко минути по-късно обнових Gmail и ревизирах пространството за предпазване. Най-накрая пространството беше възобновено.

Сега последвам правилото „ с един клик “ като персонална тактика за ръководство. Когато дойде имейл, се занимавам с него незабавно – давам отговор, архивирам или трия. Също по този начин съм настроил годишен календар за увещание, с цел да диря имейли, по-големи от 10 MB, и да отстранявам ненужните атачмънти. Това е поддръжка – като всяка друга рутинна задача – само че предотвратява повторното пораждане на проблеми с паметта.