Как се печели домакинството на международно събитие и какво е MICE туризъм
Теодора Жилкова, изпълнителен шеф на Българското конгресно бюро
Какви организации влизат в структурата на едно конгресно бюро? Кои са членовете на Б ългарското конгресно бюро (Б КБ ) и с кого си партнирате? Какво тъкмо стои зад съкращението MICE ?
MICE е редуциране (от M eetings, I ncentives, C onferences и E vents/ E xhibitions). Зад тези четири букви стоят всички конференции, конгреси, изложби, фестивали, корпоративни събития, панаири и други без значение от тяхната дълготрайност, промишленост и публика. За наше присъединяване в интернационално ревю визуализирахме БКБ под формата на кръгла маса, към която са седнали представители на: обществената власт, главните компании - конгресни и експо центрове, бизнес хотели, неповторими пространства, самолетна компания, PCOs и DMCs и всички поддържащи компании като кетъринг, превоз, аудио- и образна техника, преводи, брандиране, дипломиран личен състав. Към сегашния миг в БКБ има 32 пълноправни члена, измежду които двата най-големи конгресни центъра, водещи представители на пет- и четиризвездни интернационалните марки хотели, както и одобрени компании в събитийната промишленост. Приоритетна цел на конгресното бюро е да се усилят приходите от събития и страната ни да се откри като център за бизнес събития в Източна Европа. От извънредно значение за сполучливата национална и интернационална активност на бюрото е партньорството с обществения бранш и увеличение броя на членовете от други градове в страната. Ето за какво сме стартирали диалози за интензивно съдействие и партньорство както с Министерството на туризма, Столична община и СОАПИ, по този начин и с общините Варна, Бургас и Пловдив.
Абонирайте се за Капитал Четете безкрайно и подкрепяте напъните ни да пишем по значимите тематики Разкажете за провокации и триумфите ви до този миг.
В годината на учредяването му БКБ имаше муден старт. Причините за това са сложни - насъбраното съмнение от предишни аналогични структури, липса на формализирана обществена поддръжка, стеснен стартов бюджет. Този интервал е добре оценен и умерено можем да кажем, че е останал зад тила ни. В ролята си на изпълнителен шеф съм от декември 2019 година, само че с огромна част от сътрудниците се познаваме още от годините на зараждането на тази самодейност. А те са свършили страхотна работа през последната година и половина. Споделям една дребна част от постигнатото досега:
През 2018 година броят на членовете е 16, година по-късно са се нараснали със 100%. През юли 2019 година БКБ се причислява като член наМеждународната асоциация за конгреси и конвенции ICCA. Членове на УС на БКБ вземат участие и в Central European Chapter Summer Meeting на ICCA, състояла се в Белград през август 2019 година В рамките на тридневния конгрес са осъществени срещи с редица конгресни бюра, като всички показват подготвеност за съдействие и шерване на информация за развиването на БКБ. БКБ е сътрудник и взе участие с презентации и лекции на най-значимите национални профилирани конференции и конгреси.
Как се печели семейството на интернационално събитие?
Всяка интернационална асоциация има в своя годишен календар разнообразни събития и прояви според от географското й покритие и, несъмнено, потребности на членовете и промишленост, която съставлява. Най-често приказваме за осъществяване на годишен конгрес и по-малки районни конференции в другите континенти. Тези събития се организират на ротационен принцип, като за избор на хазаин, се афишира конкурс. При оповестяването на конкурс стартира и работата на конгресното бюро, с цел да изготви цялостния пакет за присъединяване в отворената процедура. Това са документи сред 50 и 100 страници, включващи обща презентация на страната и града, досегаемост, история, география, стопански показатели; конкретика и елементи във връзка с конгресни/конферентни зали, които дават отговор на спецификата на събитието - както брой делегати, по този начин и брой паралелни сесии, нужни изложбени площи и придружителни събития от обществената стратегия. В конкурсните документи се включва и информация за настаняването, в детайли се разписва и информацията за кафе паузи, бизнес обяди и вечери; превоз, придружителни програми; наем на техника, преводачи. Това е обемната, само че мога да я дефинира като по-лесна работа. За да се направи една същински стойностна кандидатура е належащо да се сътвори и мощно така наречен локално steering committee, което да поддържа и лобира за тази кандидатура. Необходимо е стратегически да се подберат верните посланици, които да поддържат всяка кандидатура с нужните писма и персонална ангажираност. Печелят тези кандидатури, които обгръщат и бизнеса, и културата, и историята, и отношението и уговорката на обществената власт.
Как доближава до вас информацията за отворените състезания на интернационалните асоциации?
На база годишното си участие в ICCA получаваме информация за настоящите търгове всеки месец. Отделно вършим лични изследвания и не на последно място - извънреден запас за тази информация са профилираните изложби в промишлеността.
БКБ взе участие ли в тези изложби?
През 2018 и 2019 година БКБ взе участие на ревюто IMEX Frankfurt. В отговор на отправени запитвания БКБ сполучливо притегли няколко събития: 13-ата Паневропейска конференция за интернационалните проучвания EISA-PEC 2019; Тридневно интернационално събитие на TOMRA Sorting през юни 2019 година, с осъществени 650 нощувки и доход към 220 хиляди евро.
През януари 2020 година БКБ и шест от членовете ни проведено участвахме на B2B ревюто Conventa в Словения и за пръв път България бе показана толкоз огромно. Ето и някои усещания от нашите членове във връзка присъединяване им във форума:
" Беше същинско наслаждение да представим хотел " Метрополитън ", нашия град и България пред над 200 уредници на събития от целия свят. Заредихме се с позитивна сила при започване на годината и сме обнадеждени, че повече компании и организации ще изберат нашата дестинация за конгреси, конференции и бизнес пътувания. А в лицето на БКБ имаме приближен сътрудник за професионално обмисляне и реализация. " Мартина Божанска, шеф маркетинг и продажби, хотел " Метрополитън ".
" За следващ път взимаме присъединяване в туристическо ревю Conventa, само че за пръв път участва и конструкция като БКБ. Впечатлен съм от професионалното показване на дестинация България и поддръжката, която всички български участници получиха от Конгресното бюро, както и от напъните, които поставиха да се открият оптимално доста контакти и спомагателни срещи, отвън авансово уговорените. БКБ поставиха старания всички да преследват обща цел. За пръв път се случва да има обединени участници и cross sellingмежду всички на място. От БКБ използваха всяка опция за networking и с други интернационалните конгресни бюра, което носи спомагателни позитиви както за всички нас, по този начин и за дестинация България ", Михаил Сяров, помощник-директор маркетинг и продажби, хотел " Рила ", Боровец.
Кое е най-ценното, с което разполагате в БК Б, и ще продължава да ви носи триумфи?
Единомислието на членовете и съзнанието за принадлежност към обща задача и цел. Сдружението е основано и съществува с помощта на хората от бизнеса, изключителни специалисти и експерти, които всекидневно популяризират България, работят и се борят за по-успешното ѝ позициониране като бизнес и събитийна дестинация.
Какви организации влизат в структурата на едно конгресно бюро? Кои са членовете на Б ългарското конгресно бюро (Б КБ ) и с кого си партнирате? Какво тъкмо стои зад съкращението MICE ?
MICE е редуциране (от M eetings, I ncentives, C onferences и E vents/ E xhibitions). Зад тези четири букви стоят всички конференции, конгреси, изложби, фестивали, корпоративни събития, панаири и други без значение от тяхната дълготрайност, промишленост и публика. За наше присъединяване в интернационално ревю визуализирахме БКБ под формата на кръгла маса, към която са седнали представители на: обществената власт, главните компании - конгресни и експо центрове, бизнес хотели, неповторими пространства, самолетна компания, PCOs и DMCs и всички поддържащи компании като кетъринг, превоз, аудио- и образна техника, преводи, брандиране, дипломиран личен състав. Към сегашния миг в БКБ има 32 пълноправни члена, измежду които двата най-големи конгресни центъра, водещи представители на пет- и четиризвездни интернационалните марки хотели, както и одобрени компании в събитийната промишленост. Приоритетна цел на конгресното бюро е да се усилят приходите от събития и страната ни да се откри като център за бизнес събития в Източна Европа. От извънредно значение за сполучливата национална и интернационална активност на бюрото е партньорството с обществения бранш и увеличение броя на членовете от други градове в страната. Ето за какво сме стартирали диалози за интензивно съдействие и партньорство както с Министерството на туризма, Столична община и СОАПИ, по този начин и с общините Варна, Бургас и Пловдив.
Абонирайте се за Капитал Четете безкрайно и подкрепяте напъните ни да пишем по значимите тематики Разкажете за провокации и триумфите ви до този миг.
В годината на учредяването му БКБ имаше муден старт. Причините за това са сложни - насъбраното съмнение от предишни аналогични структури, липса на формализирана обществена поддръжка, стеснен стартов бюджет. Този интервал е добре оценен и умерено можем да кажем, че е останал зад тила ни. В ролята си на изпълнителен шеф съм от декември 2019 година, само че с огромна част от сътрудниците се познаваме още от годините на зараждането на тази самодейност. А те са свършили страхотна работа през последната година и половина. Споделям една дребна част от постигнатото досега:
През 2018 година броят на членовете е 16, година по-късно са се нараснали със 100%. През юли 2019 година БКБ се причислява като член наМеждународната асоциация за конгреси и конвенции ICCA. Членове на УС на БКБ вземат участие и в Central European Chapter Summer Meeting на ICCA, състояла се в Белград през август 2019 година В рамките на тридневния конгрес са осъществени срещи с редица конгресни бюра, като всички показват подготвеност за съдействие и шерване на информация за развиването на БКБ. БКБ е сътрудник и взе участие с презентации и лекции на най-значимите национални профилирани конференции и конгреси.
Как се печели семейството на интернационално събитие?
Всяка интернационална асоциация има в своя годишен календар разнообразни събития и прояви според от географското й покритие и, несъмнено, потребности на членовете и промишленост, която съставлява. Най-често приказваме за осъществяване на годишен конгрес и по-малки районни конференции в другите континенти. Тези събития се организират на ротационен принцип, като за избор на хазаин, се афишира конкурс. При оповестяването на конкурс стартира и работата на конгресното бюро, с цел да изготви цялостния пакет за присъединяване в отворената процедура. Това са документи сред 50 и 100 страници, включващи обща презентация на страната и града, досегаемост, история, география, стопански показатели; конкретика и елементи във връзка с конгресни/конферентни зали, които дават отговор на спецификата на събитието - както брой делегати, по този начин и брой паралелни сесии, нужни изложбени площи и придружителни събития от обществената стратегия. В конкурсните документи се включва и информация за настаняването, в детайли се разписва и информацията за кафе паузи, бизнес обяди и вечери; превоз, придружителни програми; наем на техника, преводачи. Това е обемната, само че мога да я дефинира като по-лесна работа. За да се направи една същински стойностна кандидатура е належащо да се сътвори и мощно така наречен локално steering committee, което да поддържа и лобира за тази кандидатура. Необходимо е стратегически да се подберат верните посланици, които да поддържат всяка кандидатура с нужните писма и персонална ангажираност. Печелят тези кандидатури, които обгръщат и бизнеса, и културата, и историята, и отношението и уговорката на обществената власт.
Как доближава до вас информацията за отворените състезания на интернационалните асоциации?
На база годишното си участие в ICCA получаваме информация за настоящите търгове всеки месец. Отделно вършим лични изследвания и не на последно място - извънреден запас за тази информация са профилираните изложби в промишлеността.
БКБ взе участие ли в тези изложби?
През 2018 и 2019 година БКБ взе участие на ревюто IMEX Frankfurt. В отговор на отправени запитвания БКБ сполучливо притегли няколко събития: 13-ата Паневропейска конференция за интернационалните проучвания EISA-PEC 2019; Тридневно интернационално събитие на TOMRA Sorting през юни 2019 година, с осъществени 650 нощувки и доход към 220 хиляди евро.
През януари 2020 година БКБ и шест от членовете ни проведено участвахме на B2B ревюто Conventa в Словения и за пръв път България бе показана толкоз огромно. Ето и някои усещания от нашите членове във връзка присъединяване им във форума:
" Беше същинско наслаждение да представим хотел " Метрополитън ", нашия град и България пред над 200 уредници на събития от целия свят. Заредихме се с позитивна сила при започване на годината и сме обнадеждени, че повече компании и организации ще изберат нашата дестинация за конгреси, конференции и бизнес пътувания. А в лицето на БКБ имаме приближен сътрудник за професионално обмисляне и реализация. " Мартина Божанска, шеф маркетинг и продажби, хотел " Метрополитън ".
" За следващ път взимаме присъединяване в туристическо ревю Conventa, само че за пръв път участва и конструкция като БКБ. Впечатлен съм от професионалното показване на дестинация България и поддръжката, която всички български участници получиха от Конгресното бюро, както и от напъните, които поставиха да се открият оптимално доста контакти и спомагателни срещи, отвън авансово уговорените. БКБ поставиха старания всички да преследват обща цел. За пръв път се случва да има обединени участници и cross sellingмежду всички на място. От БКБ използваха всяка опция за networking и с други интернационалните конгресни бюра, което носи спомагателни позитиви както за всички нас, по този начин и за дестинация България ", Михаил Сяров, помощник-директор маркетинг и продажби, хотел " Рила ", Боровец.
Кое е най-ценното, с което разполагате в БК Б, и ще продължава да ви носи триумфи?
Единомислието на членовете и съзнанието за принадлежност към обща задача и цел. Сдружението е основано и съществува с помощта на хората от бизнеса, изключителни специалисти и експерти, които всекидневно популяризират България, работят и се борят за по-успешното ѝ позициониране като бизнес и събитийна дестинация.
Източник: capital.bg
КОМЕНТАРИ