Как да цифровизираме документите в домашния офис
Превръщането на хартиени документи в цифрови ще става все по-важно
Цифровизацията на документите ни приготвя за бъдеще с „ по-малко хартия ”
(снимка: Brother)
Дигитализацията, или превръщането на хартиени документи в цифрови файлове, е най-хубавият метод да организирате д омашния си офис, споделят от японската компания Brother. Тя е изготвила лист с най-хубавите препоръки за цифровизация, с цел да помогне на потребителите да понижат бъркотията, да създадат файловете си по-сигурни и по-достъпни и да се приготвят за бъдещето, което ще се характеризира с „ по-малко хартия ” , а не с „ безхартиен ” метод на работа.
Ето и съответните рекомендации на експертите по технологии за щемпел:
⦁ Сортирайте документите си – преди да започнете задачата си да дигитализирате, спестете време и старания като разчистите непотребните, остарели или ненужни документи. Признайте си почтено: дали в миналото ще ви потрябва това искане за оправдаване на разноските от 1993 година?
⦁ Намалете използването на хартия – като изберете да получавате цифрови документи от банките и други снабдители на услуги, ще ограничите потребността от потребление на хартия за сканиране и архивиране. Помолете доставчиците си да изпращат фактури и други работни документи по имейл, вместо по пощата.
⦁ План за цифровизация – форматът не е единствената разлика сред архивирането на цифрово и хартиено наличие – постоянно се постанова да се промени структурирането. Помислете по какъв начин сте съхранявали документите си на хартия и преценете по какъв начин дигитализирането на вашите документи би могло да усъвършенства това. Например, сега може да имате хартиени документи, подредени по години, само че да предпочитате в дигитален тип те да са проведени по клиент.
Организиране и ръководство на цифровата файлова система
⦁ Структурирайте подпапките си – отделянето на време да картографирате новата си цифрова система за предпазване на документи ще ви спести местенето на файлове по-нататък в процеса на цифровизиране. Организирайте файловете си с непрекъснати имена, като именувате подпапките си с тагове или основни думи. Може да решите, че е по-подходящо да ги разбиете по месеци, да вземем за пример: Invoices>2019>May – или да предпочетете да създадете подпапки според от работата ви, т.е.: Client> Project >Invoices.
⦁ Резервното копие е от значително значение – потреблението на облачни услуги за предпазване на цифрови документи значи, че на всички места ще имате достъп до файловете си без риск от загуба, какъвто има при съхранението на хартиената документи и физическите копия.
⦁ Архив за елементарно образуване – бъркотията в цифровите файлове може да бъде тъкмо толкоз изнервяща, колкото неподредените хартиени документи, които преливат по рафтовете. Ако повече нямате потребност от избрани планове или документи, архивирайте цели папки дружно с подпапките им. Така ще ги имате на разположение, само че без да ви се пречкат.
Превърнете цифровизирането в рутина
⦁ Автоматизирано деяние – сканирайте всеки значим документ, още щом го получите. Развийте това в нов табиет, като непрестанно дигитализирате, с цел да поддържате форма.
⦁ Сканирайте и рециклирайте – щом един път сте сканирали физическите документи, изхвърлете ги, в случай че не са безусловно нужни. Рециклирането им оказва помощ да поддържате чист домашния си офис и е по-добро за планетата.
⦁ Преразгледайте и обновете метода си – в случай че документите стартира още веднъж да се натрупа, отделете малко време за оценка на работния ви развой. Помислете за какво някои неща не могат да бъдат сканирани или рециклирани незабавно, с цел да изгладите системата си за предпазване.
Практически съображения за сканиране
⦁ Основни моменти при покупката на скенер – двустранното сканиране е от значително значение при дигитализирането на архиви от хартиени документи, а 300 dpi нормално са задоволителни за обезпечаване на задоволително детайлно сканиране в изискванията на домашния офис, в случай че не се постанова постоянно да обработвате детайлни слайдове или фотоси. Ако имате купища документи за почистване, автоматизираното подаване на листове ще обработи целия наръч от страници незабелязано.
⦁ С мисъл за подвижността и съхранението – скенерите се оферират във всевъзможни размери и формати. Някои, като най-новите MDS модели на Brother са проектирани с концепцията за елементарно преместване, което ги прави идеални за работа на терен. Други, като ADS моделите, са направени по този начин, че да могат комфортно да се съхраняват в чекмеджето, без да затрупват ненужно домашния ви офис.
⦁ Използвайте OCR – софтуерът за оптично различаване на буквите (OCR) прави допустимо редактирането на сканирания текст, като разрешава дигитализиране на наличието, с цел да можете незабавно да откриете файловете на по-късен стадий при търсене в системата ви.
Тъй като екологичните съображения се сблъскват с опциите на дигитализацията, превръщането на хартиени документи в цифрови формати ще става все по-важно. Ако сте получили ентусиазъм да изчистите насъбраната хартия в домашния си офис, за какво да не започнете още днес…
Цифровизацията на документите ни приготвя за бъдеще с „ по-малко хартия ”
(снимка: Brother)
Дигитализацията, или превръщането на хартиени документи в цифрови файлове, е най-хубавият метод да организирате д омашния си офис, споделят от японската компания Brother. Тя е изготвила лист с най-хубавите препоръки за цифровизация, с цел да помогне на потребителите да понижат бъркотията, да създадат файловете си по-сигурни и по-достъпни и да се приготвят за бъдещето, което ще се характеризира с „ по-малко хартия ” , а не с „ безхартиен ” метод на работа.
Ето и съответните рекомендации на експертите по технологии за щемпел:
⦁ Сортирайте документите си – преди да започнете задачата си да дигитализирате, спестете време и старания като разчистите непотребните, остарели или ненужни документи. Признайте си почтено: дали в миналото ще ви потрябва това искане за оправдаване на разноските от 1993 година?
⦁ Намалете използването на хартия – като изберете да получавате цифрови документи от банките и други снабдители на услуги, ще ограничите потребността от потребление на хартия за сканиране и архивиране. Помолете доставчиците си да изпращат фактури и други работни документи по имейл, вместо по пощата.
⦁ План за цифровизация – форматът не е единствената разлика сред архивирането на цифрово и хартиено наличие – постоянно се постанова да се промени структурирането. Помислете по какъв начин сте съхранявали документите си на хартия и преценете по какъв начин дигитализирането на вашите документи би могло да усъвършенства това. Например, сега може да имате хартиени документи, подредени по години, само че да предпочитате в дигитален тип те да са проведени по клиент.
Организиране и ръководство на цифровата файлова система
⦁ Структурирайте подпапките си – отделянето на време да картографирате новата си цифрова система за предпазване на документи ще ви спести местенето на файлове по-нататък в процеса на цифровизиране. Организирайте файловете си с непрекъснати имена, като именувате подпапките си с тагове или основни думи. Може да решите, че е по-подходящо да ги разбиете по месеци, да вземем за пример: Invoices>2019>May – или да предпочетете да създадете подпапки според от работата ви, т.е.: Client> Project >Invoices.
⦁ Резервното копие е от значително значение – потреблението на облачни услуги за предпазване на цифрови документи значи, че на всички места ще имате достъп до файловете си без риск от загуба, какъвто има при съхранението на хартиената документи и физическите копия.
⦁ Архив за елементарно образуване – бъркотията в цифровите файлове може да бъде тъкмо толкоз изнервяща, колкото неподредените хартиени документи, които преливат по рафтовете. Ако повече нямате потребност от избрани планове или документи, архивирайте цели папки дружно с подпапките им. Така ще ги имате на разположение, само че без да ви се пречкат.
Превърнете цифровизирането в рутина
⦁ Автоматизирано деяние – сканирайте всеки значим документ, още щом го получите. Развийте това в нов табиет, като непрестанно дигитализирате, с цел да поддържате форма.
⦁ Сканирайте и рециклирайте – щом един път сте сканирали физическите документи, изхвърлете ги, в случай че не са безусловно нужни. Рециклирането им оказва помощ да поддържате чист домашния си офис и е по-добро за планетата.
⦁ Преразгледайте и обновете метода си – в случай че документите стартира още веднъж да се натрупа, отделете малко време за оценка на работния ви развой. Помислете за какво някои неща не могат да бъдат сканирани или рециклирани незабавно, с цел да изгладите системата си за предпазване.
Практически съображения за сканиране
⦁ Основни моменти при покупката на скенер – двустранното сканиране е от значително значение при дигитализирането на архиви от хартиени документи, а 300 dpi нормално са задоволителни за обезпечаване на задоволително детайлно сканиране в изискванията на домашния офис, в случай че не се постанова постоянно да обработвате детайлни слайдове или фотоси. Ако имате купища документи за почистване, автоматизираното подаване на листове ще обработи целия наръч от страници незабелязано.
⦁ С мисъл за подвижността и съхранението – скенерите се оферират във всевъзможни размери и формати. Някои, като най-новите MDS модели на Brother са проектирани с концепцията за елементарно преместване, което ги прави идеални за работа на терен. Други, като ADS моделите, са направени по този начин, че да могат комфортно да се съхраняват в чекмеджето, без да затрупват ненужно домашния ви офис.
⦁ Използвайте OCR – софтуерът за оптично различаване на буквите (OCR) прави допустимо редактирането на сканирания текст, като разрешава дигитализиране на наличието, с цел да можете незабавно да откриете файловете на по-късен стадий при търсене в системата ви.
Тъй като екологичните съображения се сблъскват с опциите на дигитализацията, превръщането на хартиени документи в цифрови формати ще става все по-важно. Ако сте получили ентусиазъм да изчистите насъбраната хартия в домашния си офис, за какво да не започнете още днес…
Източник: technews.bg
КОМЕНТАРИ