Българското дружество Lagardere Travel Retail е част от международната френска

Българското сдружение Lagardere Travel Retail е част от интернационалната френска група Lagardere, която е показана в над 33 страни. Тя е измежду най-големите компании, листвани на Парижката фондова борса и е международен водач в три бранша – медии, нови технологии и търговия в пътнически зони. Бизнес моделът на Lagardere се основава на правилна и устойчива връзка сред предлагания артикул и крайния консуматор. В България компанията ръководи над 120 обекта в цялата страна, като те са съсредоточени в огромните градове. Сред техните марки са Voyage, 1 Minute, Lе Cafe Inmedio, Discover Bulgaria, Onda, BOTTEG, Le Bistro Inmedio, Hello!.

Основни бизнес провокации

В края на лятото на 2017 Lagardere Travel Retail стартира план на миграция към Office 365. За да улесни всекидневната работа на своите чиновници и да автоматизира част от процесите, компанията взема решение да употребява и спомагателните приложения към Microsoft Office 365. В тази връзка дружно със своите сътрудници от „ FTS България ", които поддържат ERP системите на компанията, се започват три плана за усъвършенстване на работата: внедряване на BI система, основаване на приложение „ Въпросници “ и автоматизиране на поръчките.

Визитка на ИТ плана
Име на плана: Дигитализиране на поръчките и ръководството

Възложител : Lagardere Travel Retail

Изпълнители: Lagardere Travel Retail и " FTS България "

Локации: София

Стартиране/приключване на плана: пускане – 2017; планът обгръща създаването на добави приложения към Microsoft Office 365

Категория: Производство и търговия

ИТ решението
BI принадлежности – Инструментите за бизнес разбори са един от незаменимите помощници на всяка една компания, защото те улесняват взимането на ефикасни решения въз основа на достоверни данни. До момента информацията за отчетите в Lagardere Travel Retail е извличана от елементарни таблици в Excel. Те обаче не са интуитивни за работа и чиновниците, които нямат дълбоки знания в системата, мъчно се ориентират в табличните данни.
Поради тази причина компанията се насочва към платформата на Microsoft Power BI. Едно от преимуществата й е, че информацията се показва освен в табличен, само че и в графичен тип. По този метод доста по-лесно и бързо се виждат трендовете и представянето на всеки един от магазините, които управлява компанията. Детайлните резултати при другите продуктови групи и продукти на собствен ред разрешават предприемането на ограничения и корекции за възстановяване на работата.
Сега отчетите за продажбите в обособените обекти на българското сдружение се изготвят с Power BI, като ИТ отделът на Lagardere Travel Retail и " FTS България " работят за прибавянето и на нови варианти. Вече е приключена интеграция на финансово-счетоводните данни, които ще бъдат потребни при следенето на обработката на документите, на постигнатия оборот и на други напълно счетоводни действия. Изграждането на сходни съвременни отчети от оперативните и финансовите отдели ще помогне компанията да придобие по-добра визия за своята работа.

Приложение „ Въпросници “ – Вторият план на компанията е обвързван със основаването на специфични приложения „ Въпросници “ (Checklists). Регионалните мениджъри имат обвързване на избран интервал да правят инспекции на всеки от магазините, с цел да наблюдават дали се съблюдават стандартите на компанията. Досега контролните описи са попълвани на хартия. В тях районните мениджъри дават отговор на предефинирани въпроси дали стоката е позиционирана вярно по отношение на заложените планограми; дали документите е изрядна; дали са спазени всички условия на Българската организация по сигурност по храните и други. След това въпросниците са се сканирали и изпращали до централния офис, като всички данни от тях са се вкарвали ръчно в таблици в Excel, с цел да се обработи информацията и да се изготви разбор.

С помощта на Risk Assessment Program (RAP) на Office 365 компанията в този момент основава приложение, в което всички контролни описи се вкарват в електронен вид. Решението разрешава да се основава безграничен брой описи с предефинирани въпроси, а цялата тази информация се резервира в бази данни. По този метод доста елементарно може да се наблюдава по какъв начин се показва даден магазин или група магазини, които са отговорност на избран районен управител. Приложението също по този начин дава опция да се преглеждат предходните резултати и да се ревизира дали нужните корекции са били нанесени. В допълнение към този момент могат и да се прибавят фотоси. Когато има някакъв проблем, да вземем за пример при излагането на стока, районният управител може непосредствено към въпроса да приложи и изображение. След като контролният лист е приключен, той може да се конвертира в PDF файл – с визуализирани всички въпроси, отговори и подписа на служителя – и се изпраща по имейла до съответния обект и до централния офис.

През Office 365 се основават също по този начин споделени директории, които са налични за районните мениджъри. Така те имат елементарен достъп до доста споделени данни, в това число фотоси от предходни визити и планограми за всеки обект.



Автоматизация на поръчките – Третият план на Lagardere Travel Retail е обвързван с автоматизиране на процесите по поръчка на стоките. Миналата година компанията стартира внедряването на Electronic data interchange (EDI) за поръчка на артикули и за приемане на електронна фактура, издадена от доставчика. Голяма част от оборота обаче идва от продажбата на тютюневи произведения, обработката и контролът на които минават по специфична процедура за чувствителни артикули. Допълнителните инспекции са нужни, с цел да се минимизират случаите на презапасяване или на липса на сходни артикули. В тази връзка посредством PowerApps компанията основава приложение, улесняващо процеса на транспорт на информацията сред обекта и централния офис, а сега работи и по опцията за автоматизирано изпращане на поръчката и към доставчика. Приложението е уеб основано и е налично през всеки един компютър или устройство, което има връзка с интернет.

До края на предходната година този развой се е правил посредством таблици в Excel. Всеки обект е употребявал специфичен формат в Excel, в който са се попълвали количествата, които би трябвало да бъдат поръчани към доставчика. Този файл се е изпращал към централния офис, където се е правила инспекция дали въведените данни съответстват със самата поръчка. При потребност от корекции информацията се е прибирала в обекта. След нанасянето на поправките файлът още веднъж се е изпращал към централния офис и данните отново са се проверявали. И едвам по-късно поръчката е достигала до доставчика.

При новия метод на работа в централния офис на компанията се основава облачна база данни, която се зарежда с информация за нужните продукти и се пресмятат разнообразни параметри. Това включва следене на среднодневни продажби, на настоящата наличност в магазините, въз основата на продажбите за предишни интервали, както и на измененията в търсенето на обособените артикули. На база на тази информация посредством логаритъм се пресмята какво би трябвало да бъде количеството на идната доставка и в приложението тези данни се пресъздават.

Всеки един магазин може да преглежда другите продуктови групи, да филтрира до равнище снабдител и да ревизира стоката с препоръчаните количества за техния обект. Приложението разрешава да се нанасят корекции върху количествата на всеки продукт, като може да се завиши или понижи предлагането на системата. След като всички стойности бъдат тествани, единствено с натискането на един бутон поръчката се удостоверява и автоматизирано се изпраща осведомителен към централния офис, че съответният обект е одобрил поръчката за даден снабдител.

През приложението чиновниците към този момент могат да извлекат данните за всички продукти и обекти в Excel. След като бъдат прегледани данните в централен офис чрез този образец, посредством логаритъм се удостоверяват количествата още веднъж към приложението PowerApps. Именно там се употребява Microsoft Flow, който генерира файл за внос към системата, в която работи обектът. Така поръчката става чакаща за осъществяване автоматизирано с количествата и продуктите, които са утвърдени от централен офис. Към доставчиците, които имат интеграция с EDI, поръчките към този момент се изпращат с тази система. Към тези, които не работят с нея, информацията се конвертира в PDF файл и се изпраща по електронната поща.



Предизвикателства при осъществяването

Не съществува план без провокации. В Lagardere Travel Retail също не са ваксинирани против проблеми. Едно от най-големите усложнения е било обвързвано с извличането на данни към приложението за усъвършенстване на поръчките. Историята за поръчките се съхранява в облака, до момента в който оперативните данни, от които би трябвало да се изчислят параметри като среднодневни продажби, наличност в обекта и логаритъма за предугаждане на нужното количество, се намират в инсталациите. От компанията прецизира, че са изпитали известни усложнения при гарантирането непрекъснатия поток на данните.

Важно значение за оправянето с провокациите е изиграло и включването на самите чиновници в плановете. Например при създаването на приложението за електронно попълване на контролните описи интензивно са взели участие районните мениджъри. Те са давали непрестанно рекомендации за това какви функционалности ще усъвършенстват и улеснят тяхната работа в най-голяма степен. При плана за автоматизация на поръчките ежедневно ИТ отделът и чиновниците в централен офис поддържат непрекъсната връзка с обектите, с цел да се подсигурява, че нужните артикули ще бъдат поръчани сполучливо. Освен това тези предварителни проби оказват помощ и за отстраняването на проблематичните места във действието на новите приложения.

Ефект от ИТ решението

След реализирането на плана продуктивността на чиновниците доста се е нараснала, признават от компанията. Приложението „ Въпросници “, да вземем за пример освен улеснява събирането на данните, само че и опростява работата на самите чиновници. Те към този момент не би трябвало да губят време да разпечатват дълги контролни описи на хартия и да носят със себе си огромни папки, а цялата информация се попълня на таблет.

От друга страна автоматизирането на поръчките улеснява работата на самите магазини и на чиновниците в централния офис. Чрез инструментите на Office 365 се пропущат към четири стъпки, които преди са се правили ръчно от чиновниците. Това пести извънредно доста време и им разрешава да се концентрират върху действия, които носят добавена стойност на бизнеса.

Потенциал за развиване

От Lagardere Travel Retail възнамеряват да усъвършенстват процесите по инвентаризация на обектите и да разработят спомагателни отчети в Power BI, които да улеснят бизнеса и другите отдели. Освен това сега в приложението „ Въпросници “ се създават и други функционалности, за които до момента е трябвало да се употребява компютър или преносим компютър. От компанията се надяват напълно скоро, когато завърши планът, техните районни мениджъри да могат да извършват своите задания единствено благодарение на таблет.