"Суперфокус" от Майкъл Хаят
В рубриката " Четиво " " Дневник " разгласява фрагмент от " Суперфокус ",с създател Майкъл Хаят, възложен от издателство " Локус "
Суперфокус- цялостна система за работливост, с която ще постигнете повече, работейки по-малко
Майкъл Хаят е създател и изпълнителен шеф на Michael Hyatt & Company, която провежда трансформативни събития и семинари и предлага цифрови и физически средства за обмисляне и целеполагане. Хаят е създател на голям брой книги, високо оценени от New York Times, Wall Street Journal, USA Today, Forbes, Businessweek и други Научете повече на MichaelHyatt.com
Читателите на " Дневник " могат да се възползват от 10% отстъпка от цената в Ozone.bg при въвеждане на код Dnevnik10. Поръчайте книгата с безвъзмездна доставка тук
Откъс от " Суперфокус " на Майкъл Хаят
Ако сте като множеството експерти в модерния свят, дните ви са цялостни с въпроси, условия, запитвания, непредвидени визити, текстови известия и такива в Slack, както и още милион неща, с които хората ви разсейват и желаят цялостното ви внимание. Но както към този момент научихме, нашето внимание е както извънредно, по този начин и скъпо. Никога не можем да дадем цялостното си внимание на някого, а от време на време не можем да им отделим даже малко от него.
Ако желаете да максимизирате продуктивността си, би трябвало да определите тъкмо какво изисква вниманието ви и какво не, а в случай че нещо заслужава вашето внимание - какъв брой от него да отделите. Ето концепция: в случай че е нещо отвън Зоната на желанието ви или не е измежду предпочитаните ви задания, не заслужава доста от потенциала на мозъка ви.
Един от методите да се погрижите за сериозни задания с дребна инвестиция на време е автоматизацията. Обикновено, когато кажа тази дума, хората допускат, че имам поради роботи, приложения и макроси. Не е наложително обаче да сте инженер или напреднал консуматор на технологии, с цел да се възползвате от автоматизацията.
Всеки ден се появяват задания, за които нямаме време да мислим, само че и те би трябвало да се свършат. Кой обаче е споделил, че е належащо да им отделяте цялото си внимание? Ами в случай че можете да извадите себе си от уравнението и работата въпреки всичко да бъде свършена? Тук е мястото на автоматизацията и обичам да мисля за тематиката, като я деля на четири съществени подтеми:
1. автоматизация на себе си;
2. автоматизация посредством шаблони;
3. автоматизация посредством процеси;
4. софтуерна автоматизация.
В тази глава ще разгледаме и четирите, както и няколко съществени тактики за автоматизация, които ще ви оказват помощ да оставите доста от дилемите в Зоните си на черна работа и липса на интерес на автопилот.
Автоматизация на себе си
Първата ви стъпка е да автоматизирате себе си. Това включва въвеждането на рутини, ритуали и привички, които ще ви улеснят да преследвате най-важните си цели и да го вършиме по-ефективно. Отново, фокусът тук е върху това колкото е допустимо повече неща в живота ви да бъдат на автопилот, с цел да не ви се постанова да спирате и да мислите за тях всякога, когато зародят.
Искате да изградите обред и рутина, тъй че тялото ви да знае какво да прави, даже и да не мислите умишлено за него. Например на множеството хора не се постанова да се концентрират над стъпките за взимане на душ - те просто знаят какво да вършат, откакто пуснат водата. Тялото поема ръководството и освобождава мозъка да мисли за други неща. Точно по тази причина постоянно ни идват толкоз положителни хрумвания под душа. Ако приложите този елементарен метод към разнообразни области на живота си, ще преживеете забележителна смяна.
Да разберем ритуалите. Ритуал е " всяка процедура или пример на държание, изпълнявано постоянно по избран метод ". Например множеството професионални спортисти имат обред преди игра - поредност от дейности, които ги настройват умствено и физически, с цел да дадат най-хубавото от себе си. Това важи за хората с високи достижения, без значение от тяхната специалност. Книгата на Мейсън Къри Daily Rituals: How Artists Work изследва ритуалите в всекидневието на над 150 писатели, поети, драматурзи, художници, философи, учени, математици и други.
Ритуалите оказват помощ на тези разнообразни експерти да реализират същата цел като тази, която си слагаме в тази книга: да реализират повече, като правят по-малко. Къри споделя, че дневните ритуали могат да бъдат тънко калибриран механизъм за потребление на набор от лимитирани запаси: време (най-ограниченият от всички), воля, самодисциплина и оптимизъм. Ритуалите ви дават три основни преимущества, с които си подсигурявате победа.
Първо, въпреки и доста хора да имат вяра, че ритуалите смазват творчеството, истината е, че те я освобождават.
Правилното формулиране на ритуали изисква голямо количество творчество и мисъл. Но ритуалът изисква това изпитание единствено един път. Целта е да избегнем преоткриването на колелото всякога, когато възникне същият въпрос. Вместо това фокусирате креативната си сила върху нещо един път, установявате система, която да ползва откритото решение всякога, когато имате потребност и по-късно сте свободни да фокусирате творчеството си върху други неща. (...)
Второ, ритуалите форсират работата ви. След като дефинирате обред, знаете тъкмо какво следва на всяка стъпка. Автоматично е и не се постанова да мислите за него, което естествено ви прави доста по-ефективни в тази задача.
Трето, ритуалите поправят грешките ви. Може би е по-точно да кажем, че ги предотвратяват, тъй като създаването на ритуали разрешава да предвидите другите точки на евентуален неуспех и да заложите обезопасяване за всяка стъпка от процеса. Дори и да се натъкнете на непредвидена спънка първоначално, можете просто да включите решението ѝ в ритуала, като по този начин той ще става самокоригиращ се.
Хирургът и публицист Атула Гжауанд акцентира силата на ритуалите, завършени като контролни описи, да отстраняват неточности в разнообразни сектори. Той възхвалява " качествата на режима ". В личната му област - медицината - контролните описи избавят хиляди животи и стотици милиони долари всяка година.
Четири основополагащи ритуала. Можете да изградите обред към всяка повторяема задача в живота си. Всъщност можете да определите по какъв начин, по кое време и в какъв ред да изпълнявате голям брой разнообразни задания.
Аз употребявам и предлагам четири основополагащи ритуала: заран, вечер, начало и завършек на работния ден. Предвиждам време за тях в моята Идеална седмица, която ще прегледам в седма глава. Като подкрепям системата работеща, както съм планувал, мога да преминавам предвидимо и дейно през голям брой нужни дейности всеки ден и по този метод подкрепям мозъка си свободен през повече часове от деня, в сравнение с в случай че се пробвах да си напомня тези дейности всякога, когато ги правя.
Сутрешният ми обред стартира сега, в който се събудя и ме води в офиса всяка заран. Той се състои от девет точки, като " Правя си чаша кафе ", " Чета Библията ", " Пиша в дневника си " и " Преглеждам задачите си ". Заедно тези девет дейности стават рутина. Върша ги по един и същи метод, в идентична поредност, всеки ден, което ми оказва помощ да ги върша допустимо най-добре и ме приготвя за остатъка от деня. Вечерният ми обред работи по сходен метод, само че той ми оказва помощ да изключа и да се приготвя за сън. (И един съвет за майстори: настройте си тревога, с цел да си лягате в точния момент.) Сутрешният и вечерният обред ще бъдат разнообразни за всеки, според от личността, ползите, стадия от живота и други.
А началото и края на работния ден? Тези два ритуала са ясно маркирани в календара ми във всеки ден от понеделник до петък. Ритуалът за начало на работния ми ден стартира в 9.00 сутринта, а за край - в 17.00 часа. По това време всеки ден мозъкът ми минава през дейностите, нужни за начало и завършек на работния ден. Обмислил съм тъкмо какво би трябвало да се случи, тъй че всеки работен ден да стартира и да завърши добре, и съм присъединил тези задания в ритуали. (...)
Автоматизация посредством шаблони
В предходната глава споделих образец, който употребявам, когато начинаещи създатели ме помолят да прегледам техни ръкописи. Това беше образец за автоматизация посредством шаблони - една от обичаните ми форми на автоматизация към този момент над три десетилетия. Получавам сходни молби на процедура всеки ден и в случай че отстранявам време да напиша персонален, неповторим отговор на всяка, няма да ми остане време за съвсем нищо друго.
Разбира се, бих могъл да наема помощник единствено с цел да обработва всички тези постъпващи молби, само че за какво да го върша? Вместо това отстранявам малко време, с цел да сформира идеалния отговор за всяка сходна обстановка, и по-късно го употребявам неведнъж. Както казахме преди, автоматизацията значи да решите проблем един път и по-късно да оставите решението на автопилот. Шаблоните ви разрешават да го извършите единствено с няколко натискания на мишката.
За да имате триумф с шаблоните, би трябвало да развиете подобаващ метод на мислене. Всеки път, когато работите по план, се питайте кои съставни елементи от него ще употребявате още веднъж. Ако вършиме нещо, което очаквате да вършите по-често от един път или два пъти, помислете дали да не създадете образец. Въпреки че това изисква малко в допълнение изпитание първоначално, като цяло ще ви спести голямо количество време.
Най-разпространеният вид образец, който употребявам в всекидневието си, са имейл шаблоните. Виждали сте един от тях, само че, повярвайте ми, има още. Лично аз имам 39 разнообразни имейл шаблона, заредени в компютъра ми и подготвени за неотложно изпращане. Екипът ми прегърна тази идея и прибавиха и още. Всички дружно имаме над 100 шаблона, които използваме постоянно.
Ако в този момент изпратите имейл до мен или до някого от екипа ми, най-вероятно ще получите отговор по образец. Разбира се, това не значи, че той ще бъде леден и без персонален детайл. Дори не бих го нарекъл образец. По-скоро всеки от тях е добре премислен персонален отговор на въпросите и молбите, които екипът ми нормално получава. Обмислен е, тъй като прекарваме доста време във формулиране на нашите отговори. Личен е, тъй като вършим шаблоните си по този начин, че да можем да ги персонализираме за всеки адресат и да му създадем чувството, че известието е написано особено за него. (...)
Това, което преди ви е отнемало над 10 минути, може да се свърши за по-малко от минута, от време на време за секунди. Това е мощна тактика за икономисване на време, с която да преминете бързо през камари от поща. (...)
Автоматизация на процеси
Третият вид автоматизация - тази на процеси - се отнася просто до написан и елементарен за следване набор от указания за осъществяване на задача или на поредност от дейности. В някои връзки прилича обред, само че написаните работни процеси нормално са доста по-подробни и се отнасят единствено до избран набор от задания.
Докато ритуалът е по-близък до рутинно деяние, работният развой е по-скоро като инструкциите, които бихте следвали, с цел да сглобите велосипеда на детето си или нова мебел от IKEA. В тези случаи всяка стъпка от процеса е разказана деликатно и в детайли, което значи, че всеки, който може да следва инструкции, елементарно може да реализира крайната цел.
Сигурен съм, че към този момент се досещате най-малко за един муден развой, който ще ви бъде потребно да документирате. Добрата вест е, че това се прави доста по-лесно, в сравнение с можете да си визиите, а изгодата му е неизмерима. Ето петте стъпки за преобразяване на дразнещите задания, които вършите постоянно, в страхотни процеси.
1. Забележете. Първата стъпка при основаване на развой е да внимавате за нещата, които към този момент вършите всяка седмица и да идентифицирате области, където един работен развой може да помогне. Кои дейности са основни за бизнеса ви? Кои естествено се повтарят?
Кои задания би трябвало постоянно да обяснявате на някого, преди да излезете в отпуск? С какви въпроси ви звънят, когато сте отвън офиса? Заради какви задания са причинявали закъснение на план, тъй като не сте били разполагаем персонално? Забележете ритъма на бизнеса си и отбележете основните проблематични точки, които имат потребност от документи. Най-вероятно към този момент се досещате за няколко.
Най-добре е да започнете първия си развой с нещо просто. Ако изберете най-сложния си развой за начало, може да зациклите и да се откажете. Улеснете се, като първо се поупражнявате с " ниски топки ". След като си изберете елементарен развой, с който да започнете, обмислете цялата процедура от началото до края. Бъдете оптимално педантични по отношение на детайлностите. Представете си всичко.
Аз обичам да работя по този начин, все едно приготвям процеса за някого, който не знае безусловно нищо за работата, която удостоверявам. Ако съумея да подходя към процеса, като че ли приказвам на някого, който е изцяло отвън него, нормално съумявам да запиша всяка стъпка, която би трябвала на този човек.
2. Документирайте. След като знаете процеса, който ви би трябвало, и сте обмислили всяка част от него, е време да го запишете. Проверете дали сте описали всяка стъпка, нужна за осъществяване на задачата. Не пропускайте нищо и не се стремете да спестите време или да съкратите нещо. Целта ви в тази стъпка е да документирате всяка дреболия, тъй че някой, който не знае нищо за процеса, да може да го извърши без неточност.
Подходете към тази задача като към компютърна стратегия. Една машина би направила единствено това, което програмистът категорично ѝ каже да направи. Тя не може да се досети за нещо пропуснато и това не би трябвало да се постанова и на индивида, който следва вашите указания. Дайте му всичко належащо, с цел да свърши работата.
Можете да документирате работен развой по доста разнообразни способи и е добра концепция да експериментирате с разнообразни формати и принадлежности, до момента в който намерите тези, които ви правят най-хубава работа.
Може да опитате текстова документи с елементарна текстообработваща стратегия или с по-сложно приложение за водене на мемоари като Notion или Evernote. Много хора включват фотоси и видеоклипове от екрана като част от документите, което прави инструкциите напълно обикновени за следване.
А в случай че желаете да извършите още по-елегантна документи, може да разгледате профилирани принадлежности за разказване на процеси като да вземем за пример настоящия ми любимец - SweetProcess. Макар че софтуерните решения ви оказват помощ да организирате мислите си и карат документите ви да наподобява добре, не оставяйте сложността на технологиите да ви попречи да се възползвате от автоматизирането на процеси. Дори и елементарен лист с отметки, формиран на ръка, може да свърши работа.
3. Оптимизирайте. Ако не сте пропуснали нищо, най-вероятно първата чернова на документите ви е по-обширна, в сравнение с ви се желае. Това е добре, тъй като в този момент е време да оптимизирате. В тази стъпка ще прегледате написаното и ще си зададете три въпроса:
1. Коя от тези стъпки може да се отстрани?
2. Кое може да се опрости?
3. Кои стъпки могат да се извършват в друг ред?
Когато разкритикувате процеса по този метод, вие му вършиме фина конфигурация. Бихте желали да дадете на индивида, който го следва, колкото е допустимо повече информация, с цел да си прави работата, само че не толкоз доста, че да стартира да пропуща стъпки единствено тъй като описанията им са прекомерно многословни. Това е шансът ви да опростите процеса и да го извършите оптимално ефикасен.
4. Тествайте. След като работният развой е записан и усъвършенстван, е време да го тествате. Тази стъпка е сериозна. Всъщност множеството написани процеси се провалят тъкмо тук. Не работят, тъй като този, който ги е основал, не е отделил време да ги тества вярно или е употребявал личния си опит, с цел да запълни пропуските при непълни указания.
Моят опит сочи, че тук е най-добре сами да си бъдете опитна мишка. Когато тествате, правете единствено това, което сте записали, с цел да ревизирате дали сте пропуснали нещо. Недейте да хитрувате. Ако нещо не е записано, не го правете. Ако тествате единствено и само това, което е в документа, незабавно ще забележите пропуските и грешките. Водете си бележки, до момента в който преминавате през процеса и го поправяйте, до момента в който се получи съвършен, работещ документ с указания, който има стремежи резултат, без значение кой го следва. Може да помолите и различен човек от екипа си да тества процеса.
5. Споделете. След като знаете, че документът с написания развой прави работа, е време да го споделите с останалите членове на екипа си по електронната поща, посредством инструментите за шерване на файлове в приложението, с което сте го основали, или на централен файлов сървър. Целта е да го споделите и да сте сигурни, че всеки, на който би могъл да потрябва някой ден, знае къде да го откри. Не се изненадвайте, в случай че хората, които го употребяват, открият пропуски. Насърчете ги да вършат усъвършенствания. Не след дълго ще разполагате с непогрешим развой, който всеки би могъл да следва. Тук виждате същинската мощ на работните процеси: те вършат делегирането доста по-надеждно и елементарно за осъществяване.
Упражненията в тази глава включват работен лист, наименуван Оптимизатор на работни процеси. Той ще ви служи като потребно увещание за петте стъпки, които разгледахме преди малко. Но към този момент дано се срещнем с четвъртия и финален вид автоматизация.
Технологична автоматизация
Накрая стигаме до софтуерната автоматизация, с която множеството търсачи на работливост нормално стартират. Въпреки че в тази книга доста подлагам на критика технологиите поради вратата, която отварят към разсейването, позитивният принос на модерния програмен продукт и хардуер към бизнеса не може да се отхвърли. Защитавам тезата, че автоматизацията е съществена причина да използваме технологии.
Искаме да прехвърлим тежките и повтарящи се задания на програмен продукт, като по този начин освободим мозъците си, с цел да се занимават с други провокации. След като намерите верния набор от принадлежности, просто би трябвало да ги настроите да работят във фонов режим и да им се доверите, че ще свършат работата без ваше присъединяване.
Бързо предизвестие, преди да навлезем в разискването на технологии: не се обвързвайте до живот с несъмнено приложение. Разбира се, желаете да намерите такива, които работят допустимо най-добре за вас, само че постоянно би трябвало да сте склонни да се прехвърлите, в случай че се появи по-добра и ефикасна опция или в случай че обичаното ви приложение или услуга внезапно спре да се поддържа. Вече съм изгубил броя на прелестните приложения и принадлежности, които съм включвал в работните си процеси и по-късно са отпадали, като част от безкрайния марш на технологиите.
През годините научих, че на технологиите като цяло може да се разчита, само че не и на обособените принадлежности. Затова е значимо да се концентрирайте над вида инструмент, който ви би трябвало, а не над съответния програмен продукт...
Читателите на " Дневник " могат да се възползват от 10% отстъпка от цената в Ozone.bg при въвеждане на код Dnevnik10. Поръчайте книгата с безвъзмездна доставка тук
Всичко, което би трябвало да знаете за: Четиво (1221)
Суперфокус- цялостна система за работливост, с която ще постигнете повече, работейки по-малко
Майкъл Хаят е създател и изпълнителен шеф на Michael Hyatt & Company, която провежда трансформативни събития и семинари и предлага цифрови и физически средства за обмисляне и целеполагане. Хаят е създател на голям брой книги, високо оценени от New York Times, Wall Street Journal, USA Today, Forbes, Businessweek и други Научете повече на MichaelHyatt.com
Читателите на " Дневник " могат да се възползват от 10% отстъпка от цената в Ozone.bg при въвеждане на код Dnevnik10. Поръчайте книгата с безвъзмездна доставка тук
Откъс от " Суперфокус " на Майкъл Хаят
Ако сте като множеството експерти в модерния свят, дните ви са цялостни с въпроси, условия, запитвания, непредвидени визити, текстови известия и такива в Slack, както и още милион неща, с които хората ви разсейват и желаят цялостното ви внимание. Но както към този момент научихме, нашето внимание е както извънредно, по този начин и скъпо. Никога не можем да дадем цялостното си внимание на някого, а от време на време не можем да им отделим даже малко от него.
Ако желаете да максимизирате продуктивността си, би трябвало да определите тъкмо какво изисква вниманието ви и какво не, а в случай че нещо заслужава вашето внимание - какъв брой от него да отделите. Ето концепция: в случай че е нещо отвън Зоната на желанието ви или не е измежду предпочитаните ви задания, не заслужава доста от потенциала на мозъка ви.
Един от методите да се погрижите за сериозни задания с дребна инвестиция на време е автоматизацията. Обикновено, когато кажа тази дума, хората допускат, че имам поради роботи, приложения и макроси. Не е наложително обаче да сте инженер или напреднал консуматор на технологии, с цел да се възползвате от автоматизацията.
Всеки ден се появяват задания, за които нямаме време да мислим, само че и те би трябвало да се свършат. Кой обаче е споделил, че е належащо да им отделяте цялото си внимание? Ами в случай че можете да извадите себе си от уравнението и работата въпреки всичко да бъде свършена? Тук е мястото на автоматизацията и обичам да мисля за тематиката, като я деля на четири съществени подтеми:
1. автоматизация на себе си;
2. автоматизация посредством шаблони;
3. автоматизация посредством процеси;
4. софтуерна автоматизация.
В тази глава ще разгледаме и четирите, както и няколко съществени тактики за автоматизация, които ще ви оказват помощ да оставите доста от дилемите в Зоните си на черна работа и липса на интерес на автопилот.
Автоматизация на себе си
Първата ви стъпка е да автоматизирате себе си. Това включва въвеждането на рутини, ритуали и привички, които ще ви улеснят да преследвате най-важните си цели и да го вършиме по-ефективно. Отново, фокусът тук е върху това колкото е допустимо повече неща в живота ви да бъдат на автопилот, с цел да не ви се постанова да спирате и да мислите за тях всякога, когато зародят.
Искате да изградите обред и рутина, тъй че тялото ви да знае какво да прави, даже и да не мислите умишлено за него. Например на множеството хора не се постанова да се концентрират над стъпките за взимане на душ - те просто знаят какво да вършат, откакто пуснат водата. Тялото поема ръководството и освобождава мозъка да мисли за други неща. Точно по тази причина постоянно ни идват толкоз положителни хрумвания под душа. Ако приложите този елементарен метод към разнообразни области на живота си, ще преживеете забележителна смяна.
Да разберем ритуалите. Ритуал е " всяка процедура или пример на държание, изпълнявано постоянно по избран метод ". Например множеството професионални спортисти имат обред преди игра - поредност от дейности, които ги настройват умствено и физически, с цел да дадат най-хубавото от себе си. Това важи за хората с високи достижения, без значение от тяхната специалност. Книгата на Мейсън Къри Daily Rituals: How Artists Work изследва ритуалите в всекидневието на над 150 писатели, поети, драматурзи, художници, философи, учени, математици и други.
Ритуалите оказват помощ на тези разнообразни експерти да реализират същата цел като тази, която си слагаме в тази книга: да реализират повече, като правят по-малко. Къри споделя, че дневните ритуали могат да бъдат тънко калибриран механизъм за потребление на набор от лимитирани запаси: време (най-ограниченият от всички), воля, самодисциплина и оптимизъм. Ритуалите ви дават три основни преимущества, с които си подсигурявате победа.
Първо, въпреки и доста хора да имат вяра, че ритуалите смазват творчеството, истината е, че те я освобождават.
Правилното формулиране на ритуали изисква голямо количество творчество и мисъл. Но ритуалът изисква това изпитание единствено един път. Целта е да избегнем преоткриването на колелото всякога, когато възникне същият въпрос. Вместо това фокусирате креативната си сила върху нещо един път, установявате система, която да ползва откритото решение всякога, когато имате потребност и по-късно сте свободни да фокусирате творчеството си върху други неща. (...)
Второ, ритуалите форсират работата ви. След като дефинирате обред, знаете тъкмо какво следва на всяка стъпка. Автоматично е и не се постанова да мислите за него, което естествено ви прави доста по-ефективни в тази задача.
Трето, ритуалите поправят грешките ви. Може би е по-точно да кажем, че ги предотвратяват, тъй като създаването на ритуали разрешава да предвидите другите точки на евентуален неуспех и да заложите обезопасяване за всяка стъпка от процеса. Дори и да се натъкнете на непредвидена спънка първоначално, можете просто да включите решението ѝ в ритуала, като по този начин той ще става самокоригиращ се.
Хирургът и публицист Атула Гжауанд акцентира силата на ритуалите, завършени като контролни описи, да отстраняват неточности в разнообразни сектори. Той възхвалява " качествата на режима ". В личната му област - медицината - контролните описи избавят хиляди животи и стотици милиони долари всяка година.
Четири основополагащи ритуала. Можете да изградите обред към всяка повторяема задача в живота си. Всъщност можете да определите по какъв начин, по кое време и в какъв ред да изпълнявате голям брой разнообразни задания.
Аз употребявам и предлагам четири основополагащи ритуала: заран, вечер, начало и завършек на работния ден. Предвиждам време за тях в моята Идеална седмица, която ще прегледам в седма глава. Като подкрепям системата работеща, както съм планувал, мога да преминавам предвидимо и дейно през голям брой нужни дейности всеки ден и по този метод подкрепям мозъка си свободен през повече часове от деня, в сравнение с в случай че се пробвах да си напомня тези дейности всякога, когато ги правя.
Сутрешният ми обред стартира сега, в който се събудя и ме води в офиса всяка заран. Той се състои от девет точки, като " Правя си чаша кафе ", " Чета Библията ", " Пиша в дневника си " и " Преглеждам задачите си ". Заедно тези девет дейности стават рутина. Върша ги по един и същи метод, в идентична поредност, всеки ден, което ми оказва помощ да ги върша допустимо най-добре и ме приготвя за остатъка от деня. Вечерният ми обред работи по сходен метод, само че той ми оказва помощ да изключа и да се приготвя за сън. (И един съвет за майстори: настройте си тревога, с цел да си лягате в точния момент.) Сутрешният и вечерният обред ще бъдат разнообразни за всеки, според от личността, ползите, стадия от живота и други.
А началото и края на работния ден? Тези два ритуала са ясно маркирани в календара ми във всеки ден от понеделник до петък. Ритуалът за начало на работния ми ден стартира в 9.00 сутринта, а за край - в 17.00 часа. По това време всеки ден мозъкът ми минава през дейностите, нужни за начало и завършек на работния ден. Обмислил съм тъкмо какво би трябвало да се случи, тъй че всеки работен ден да стартира и да завърши добре, и съм присъединил тези задания в ритуали. (...)
Автоматизация посредством шаблони
В предходната глава споделих образец, който употребявам, когато начинаещи създатели ме помолят да прегледам техни ръкописи. Това беше образец за автоматизация посредством шаблони - една от обичаните ми форми на автоматизация към този момент над три десетилетия. Получавам сходни молби на процедура всеки ден и в случай че отстранявам време да напиша персонален, неповторим отговор на всяка, няма да ми остане време за съвсем нищо друго.
Разбира се, бих могъл да наема помощник единствено с цел да обработва всички тези постъпващи молби, само че за какво да го върша? Вместо това отстранявам малко време, с цел да сформира идеалния отговор за всяка сходна обстановка, и по-късно го употребявам неведнъж. Както казахме преди, автоматизацията значи да решите проблем един път и по-късно да оставите решението на автопилот. Шаблоните ви разрешават да го извършите единствено с няколко натискания на мишката.
За да имате триумф с шаблоните, би трябвало да развиете подобаващ метод на мислене. Всеки път, когато работите по план, се питайте кои съставни елементи от него ще употребявате още веднъж. Ако вършиме нещо, което очаквате да вършите по-често от един път или два пъти, помислете дали да не създадете образец. Въпреки че това изисква малко в допълнение изпитание първоначално, като цяло ще ви спести голямо количество време.
Най-разпространеният вид образец, който употребявам в всекидневието си, са имейл шаблоните. Виждали сте един от тях, само че, повярвайте ми, има още. Лично аз имам 39 разнообразни имейл шаблона, заредени в компютъра ми и подготвени за неотложно изпращане. Екипът ми прегърна тази идея и прибавиха и още. Всички дружно имаме над 100 шаблона, които използваме постоянно.
Ако в този момент изпратите имейл до мен или до някого от екипа ми, най-вероятно ще получите отговор по образец. Разбира се, това не значи, че той ще бъде леден и без персонален детайл. Дори не бих го нарекъл образец. По-скоро всеки от тях е добре премислен персонален отговор на въпросите и молбите, които екипът ми нормално получава. Обмислен е, тъй като прекарваме доста време във формулиране на нашите отговори. Личен е, тъй като вършим шаблоните си по този начин, че да можем да ги персонализираме за всеки адресат и да му създадем чувството, че известието е написано особено за него. (...)
Това, което преди ви е отнемало над 10 минути, може да се свърши за по-малко от минута, от време на време за секунди. Това е мощна тактика за икономисване на време, с която да преминете бързо през камари от поща. (...)
Автоматизация на процеси
Третият вид автоматизация - тази на процеси - се отнася просто до написан и елементарен за следване набор от указания за осъществяване на задача или на поредност от дейности. В някои връзки прилича обред, само че написаните работни процеси нормално са доста по-подробни и се отнасят единствено до избран набор от задания.
Докато ритуалът е по-близък до рутинно деяние, работният развой е по-скоро като инструкциите, които бихте следвали, с цел да сглобите велосипеда на детето си или нова мебел от IKEA. В тези случаи всяка стъпка от процеса е разказана деликатно и в детайли, което значи, че всеки, който може да следва инструкции, елементарно може да реализира крайната цел.
Сигурен съм, че към този момент се досещате най-малко за един муден развой, който ще ви бъде потребно да документирате. Добрата вест е, че това се прави доста по-лесно, в сравнение с можете да си визиите, а изгодата му е неизмерима. Ето петте стъпки за преобразяване на дразнещите задания, които вършите постоянно, в страхотни процеси.
1. Забележете. Първата стъпка при основаване на развой е да внимавате за нещата, които към този момент вършите всяка седмица и да идентифицирате области, където един работен развой може да помогне. Кои дейности са основни за бизнеса ви? Кои естествено се повтарят?
Кои задания би трябвало постоянно да обяснявате на някого, преди да излезете в отпуск? С какви въпроси ви звънят, когато сте отвън офиса? Заради какви задания са причинявали закъснение на план, тъй като не сте били разполагаем персонално? Забележете ритъма на бизнеса си и отбележете основните проблематични точки, които имат потребност от документи. Най-вероятно към този момент се досещате за няколко.
Най-добре е да започнете първия си развой с нещо просто. Ако изберете най-сложния си развой за начало, може да зациклите и да се откажете. Улеснете се, като първо се поупражнявате с " ниски топки ". След като си изберете елементарен развой, с който да започнете, обмислете цялата процедура от началото до края. Бъдете оптимално педантични по отношение на детайлностите. Представете си всичко.
Аз обичам да работя по този начин, все едно приготвям процеса за някого, който не знае безусловно нищо за работата, която удостоверявам. Ако съумея да подходя към процеса, като че ли приказвам на някого, който е изцяло отвън него, нормално съумявам да запиша всяка стъпка, която би трябвала на този човек.
2. Документирайте. След като знаете процеса, който ви би трябвало, и сте обмислили всяка част от него, е време да го запишете. Проверете дали сте описали всяка стъпка, нужна за осъществяване на задачата. Не пропускайте нищо и не се стремете да спестите време или да съкратите нещо. Целта ви в тази стъпка е да документирате всяка дреболия, тъй че някой, който не знае нищо за процеса, да може да го извърши без неточност.
Подходете към тази задача като към компютърна стратегия. Една машина би направила единствено това, което програмистът категорично ѝ каже да направи. Тя не може да се досети за нещо пропуснато и това не би трябвало да се постанова и на индивида, който следва вашите указания. Дайте му всичко належащо, с цел да свърши работата.
Можете да документирате работен развой по доста разнообразни способи и е добра концепция да експериментирате с разнообразни формати и принадлежности, до момента в който намерите тези, които ви правят най-хубава работа.
Може да опитате текстова документи с елементарна текстообработваща стратегия или с по-сложно приложение за водене на мемоари като Notion или Evernote. Много хора включват фотоси и видеоклипове от екрана като част от документите, което прави инструкциите напълно обикновени за следване.
А в случай че желаете да извършите още по-елегантна документи, може да разгледате профилирани принадлежности за разказване на процеси като да вземем за пример настоящия ми любимец - SweetProcess. Макар че софтуерните решения ви оказват помощ да организирате мислите си и карат документите ви да наподобява добре, не оставяйте сложността на технологиите да ви попречи да се възползвате от автоматизирането на процеси. Дори и елементарен лист с отметки, формиран на ръка, може да свърши работа.
3. Оптимизирайте. Ако не сте пропуснали нищо, най-вероятно първата чернова на документите ви е по-обширна, в сравнение с ви се желае. Това е добре, тъй като в този момент е време да оптимизирате. В тази стъпка ще прегледате написаното и ще си зададете три въпроса:
1. Коя от тези стъпки може да се отстрани?
2. Кое може да се опрости?
3. Кои стъпки могат да се извършват в друг ред?
Когато разкритикувате процеса по този метод, вие му вършиме фина конфигурация. Бихте желали да дадете на индивида, който го следва, колкото е допустимо повече информация, с цел да си прави работата, само че не толкоз доста, че да стартира да пропуща стъпки единствено тъй като описанията им са прекомерно многословни. Това е шансът ви да опростите процеса и да го извършите оптимално ефикасен.
4. Тествайте. След като работният развой е записан и усъвършенстван, е време да го тествате. Тази стъпка е сериозна. Всъщност множеството написани процеси се провалят тъкмо тук. Не работят, тъй като този, който ги е основал, не е отделил време да ги тества вярно или е употребявал личния си опит, с цел да запълни пропуските при непълни указания.
Моят опит сочи, че тук е най-добре сами да си бъдете опитна мишка. Когато тествате, правете единствено това, което сте записали, с цел да ревизирате дали сте пропуснали нещо. Недейте да хитрувате. Ако нещо не е записано, не го правете. Ако тествате единствено и само това, което е в документа, незабавно ще забележите пропуските и грешките. Водете си бележки, до момента в който преминавате през процеса и го поправяйте, до момента в който се получи съвършен, работещ документ с указания, който има стремежи резултат, без значение кой го следва. Може да помолите и различен човек от екипа си да тества процеса.
5. Споделете. След като знаете, че документът с написания развой прави работа, е време да го споделите с останалите членове на екипа си по електронната поща, посредством инструментите за шерване на файлове в приложението, с което сте го основали, или на централен файлов сървър. Целта е да го споделите и да сте сигурни, че всеки, на който би могъл да потрябва някой ден, знае къде да го откри. Не се изненадвайте, в случай че хората, които го употребяват, открият пропуски. Насърчете ги да вършат усъвършенствания. Не след дълго ще разполагате с непогрешим развой, който всеки би могъл да следва. Тук виждате същинската мощ на работните процеси: те вършат делегирането доста по-надеждно и елементарно за осъществяване.
Упражненията в тази глава включват работен лист, наименуван Оптимизатор на работни процеси. Той ще ви служи като потребно увещание за петте стъпки, които разгледахме преди малко. Но към този момент дано се срещнем с четвъртия и финален вид автоматизация.
Технологична автоматизация
Накрая стигаме до софтуерната автоматизация, с която множеството търсачи на работливост нормално стартират. Въпреки че в тази книга доста подлагам на критика технологиите поради вратата, която отварят към разсейването, позитивният принос на модерния програмен продукт и хардуер към бизнеса не може да се отхвърли. Защитавам тезата, че автоматизацията е съществена причина да използваме технологии.
Искаме да прехвърлим тежките и повтарящи се задания на програмен продукт, като по този начин освободим мозъците си, с цел да се занимават с други провокации. След като намерите верния набор от принадлежности, просто би трябвало да ги настроите да работят във фонов режим и да им се доверите, че ще свършат работата без ваше присъединяване.
Бързо предизвестие, преди да навлезем в разискването на технологии: не се обвързвайте до живот с несъмнено приложение. Разбира се, желаете да намерите такива, които работят допустимо най-добре за вас, само че постоянно би трябвало да сте склонни да се прехвърлите, в случай че се появи по-добра и ефикасна опция или в случай че обичаното ви приложение или услуга внезапно спре да се поддържа. Вече съм изгубил броя на прелестните приложения и принадлежности, които съм включвал в работните си процеси и по-късно са отпадали, като част от безкрайния марш на технологиите.
През годините научих, че на технологиите като цяло може да се разчита, само че не и на обособените принадлежности. Затова е значимо да се концентрирайте над вида инструмент, който ви би трябвало, а не над съответния програмен продукт...
Читателите на " Дневник " могат да се възползват от 10% отстъпка от цената в Ozone.bg при въвеждане на код Dnevnik10. Поръчайте книгата с безвъзмездна доставка тук
Всичко, което би трябвало да знаете за: Четиво (1221)
Източник: dnevnik.bg
КОМЕНТАРИ