4 начина за защита на принтираната информация
Как да предотвратим неоторизиран достъп до документите
За отделите, където непрекъснато се обработва поверителна информация, е належащо по-високо равнище на отбрана на разпечатките (снимка: Brother)
Компаниите нормално схващат какъв брой значима е сигурността на данните и имат ИТ тактика по какъв начин да предпазят поверителната информация. Често обаче разпечатките могат да бъдат подценени.
Сървърите оферират място за предпазване с следен достъп. Компютрите, преносимите компютри и таблетите са криптирани с пароли. Отделни файлове или бази данни също могат да имат спомагателна отбрана. Но какво се случва, когато поверителната информация би трябвало да бъде принтирана?
Щом един път сте получили достъп до конфиденциални документи, те постоянно са изпращани като поръчка за разпечатка към принтера, който не е по този начин обезпечен, както останалата част от ИТ мрежа. Точно там те биха могли евентуално да бъдат „ прихванати ”.
Има няколко простички решения, с които да предотвратим попадането на информация в неверните ръце. Японската компания Brother споделя 4 съвета, които ще оказват помощ на потребителите да покачат сигурността при разпечатването на документи:
Проследяване на печата
Първата стъпка към възстановяване на сигурността на разпечатките е да определите евентуалните опасности за вашите данни. За да го извършите, е належащо да знаете кой, какво и по кое време принтира. Можете да го постигнете посредством инструмент за ръководство на печата.
Това е банален програмен продукт за ръководство, който ви дава по-голям надзор, като ви оказва помощ да следите потреблението и разноските. От него можете да изготвяте доклади. А това значи, че ще имате проследяемост – от значително значение при положение на пробив в сигурността, защото можете бързо да идентифицирате какви данни са отпечатани или обработени.
Разрешение за прилагане единствено от оторизирани лица
Колко от нас са изпращали документ за разпечатка, продължавали са към друга задача и са забравяли да приберат разпечатания лист от принтера? Не е невероятно да се случи.
Пресметнато е, че елементарният чиновник оставя на принтера към 600 листа хартия годишно. Ако този документ съдържа поверителна информация, данните могат да попаднат у несъответствуващ човек.
Brother поучава чиновниците да употребяват PIN или Near Field Communication (NFC) карта за автентификация, с цел да отключат принтера. Така ще се ограничи рискът да бъде прихваната сензитивна информация и ще се понижи преразходът при принтиране. Това е изключително потребно за отдели като Човешки запаси, Правен отдел или Финансов отдел, които боравят с доста поверителни документи.
При някои принтери има алтернатива за заключване на всички функционалности за щемпел, до момента в който не се впише оторизиран чиновник (снимка: Brother)
Заключване на ресурсите
За отделите, където непрекъснато се обработва поверителна информация, може да се сложи даже по-високо равнище на отбрана на разпечатките.
При някои принтери има алтернатива за заключване на всички функционалности за щемпел, до момента в който не се впише оторизиран чиновник. Могат да се слагат и характерни времеви ограничавания за събиране на документите, като след избрания интервал от време принтерът изтрива данните.
Те могат да бъдат настроени според от потребностите на потребителите, без значение дали става въпрос за часове или дни. При някои устройства може да се употребява и Active Directory на Microsoft или LDAP сървър за автентификация, с цел да се ръководи достъпът до съответния принтер.
Сигурност при сканиране
Мерките за сигурност не трябва да се лимитират само до разпечатаните документи. Можете да отбраните и сканираната информация като PDF файл с въвеждане на PIN ключова дума или като употребявате протокол за предпазен трансфер на файлове (SFTP). Сканирането през SFTP подсигурява, че всички качени документи са 100% предпазени.
Това разрешава на потребителя да изпрати сканирани данни до себе си или до клиент, както нормално, само че е добавено в допълнение равнище на криптиране. По този метод, даже и някой от сканираните документи да бъде засечен, информацията към момента е сигурна и предпазена.
„ Сигурността на данните е на фокус в ИТ промишлеността към този момент години наред. При работа с физически документи, обаче, постигането на отбрана от неоторизиран достъп е същинско предизвикателство. Затова Brother разви и предлага тези решения за сигурност на печатната информация, които ще оказват помощ за осъществяване на цялостната тактика за сигурност на фирмите ”, разяснява Ива Тотева, управител „ Продажби и маркетинг ” в Brother България.
За отделите, където непрекъснато се обработва поверителна информация, е належащо по-високо равнище на отбрана на разпечатките (снимка: Brother)
Компаниите нормално схващат какъв брой значима е сигурността на данните и имат ИТ тактика по какъв начин да предпазят поверителната информация. Често обаче разпечатките могат да бъдат подценени.
Сървърите оферират място за предпазване с следен достъп. Компютрите, преносимите компютри и таблетите са криптирани с пароли. Отделни файлове или бази данни също могат да имат спомагателна отбрана. Но какво се случва, когато поверителната информация би трябвало да бъде принтирана?
Щом един път сте получили достъп до конфиденциални документи, те постоянно са изпращани като поръчка за разпечатка към принтера, който не е по този начин обезпечен, както останалата част от ИТ мрежа. Точно там те биха могли евентуално да бъдат „ прихванати ”.
Има няколко простички решения, с които да предотвратим попадането на информация в неверните ръце. Японската компания Brother споделя 4 съвета, които ще оказват помощ на потребителите да покачат сигурността при разпечатването на документи:
Проследяване на печата
Първата стъпка към възстановяване на сигурността на разпечатките е да определите евентуалните опасности за вашите данни. За да го извършите, е належащо да знаете кой, какво и по кое време принтира. Можете да го постигнете посредством инструмент за ръководство на печата.
Това е банален програмен продукт за ръководство, който ви дава по-голям надзор, като ви оказва помощ да следите потреблението и разноските. От него можете да изготвяте доклади. А това значи, че ще имате проследяемост – от значително значение при положение на пробив в сигурността, защото можете бързо да идентифицирате какви данни са отпечатани или обработени.
Разрешение за прилагане единствено от оторизирани лица
Колко от нас са изпращали документ за разпечатка, продължавали са към друга задача и са забравяли да приберат разпечатания лист от принтера? Не е невероятно да се случи.
Пресметнато е, че елементарният чиновник оставя на принтера към 600 листа хартия годишно. Ако този документ съдържа поверителна информация, данните могат да попаднат у несъответствуващ човек.
Brother поучава чиновниците да употребяват PIN или Near Field Communication (NFC) карта за автентификация, с цел да отключат принтера. Така ще се ограничи рискът да бъде прихваната сензитивна информация и ще се понижи преразходът при принтиране. Това е изключително потребно за отдели като Човешки запаси, Правен отдел или Финансов отдел, които боравят с доста поверителни документи.
При някои принтери има алтернатива за заключване на всички функционалности за щемпел, до момента в който не се впише оторизиран чиновник (снимка: Brother)
Заключване на ресурсите
За отделите, където непрекъснато се обработва поверителна информация, може да се сложи даже по-високо равнище на отбрана на разпечатките.
При някои принтери има алтернатива за заключване на всички функционалности за щемпел, до момента в който не се впише оторизиран чиновник. Могат да се слагат и характерни времеви ограничавания за събиране на документите, като след избрания интервал от време принтерът изтрива данните.
Те могат да бъдат настроени според от потребностите на потребителите, без значение дали става въпрос за часове или дни. При някои устройства може да се употребява и Active Directory на Microsoft или LDAP сървър за автентификация, с цел да се ръководи достъпът до съответния принтер.
Сигурност при сканиране
Мерките за сигурност не трябва да се лимитират само до разпечатаните документи. Можете да отбраните и сканираната информация като PDF файл с въвеждане на PIN ключова дума или като употребявате протокол за предпазен трансфер на файлове (SFTP). Сканирането през SFTP подсигурява, че всички качени документи са 100% предпазени.
Това разрешава на потребителя да изпрати сканирани данни до себе си или до клиент, както нормално, само че е добавено в допълнение равнище на криптиране. По този метод, даже и някой от сканираните документи да бъде засечен, информацията към момента е сигурна и предпазена.
„ Сигурността на данните е на фокус в ИТ промишлеността към този момент години наред. При работа с физически документи, обаче, постигането на отбрана от неоторизиран достъп е същинско предизвикателство. Затова Brother разви и предлага тези решения за сигурност на печатната информация, които ще оказват помощ за осъществяване на цялостната тактика за сигурност на фирмите ”, разяснява Ива Тотева, управител „ Продажби и маркетинг ” в Brother България.
Източник: technews.bg
КОМЕНТАРИ